Was ist der Sarbanes-Oxley Act 2002? (SOX): Eine Definition
Wenn Sie Beratung dazu wünschen, wie Safecall Ihnen bei der Einhaltung der SOX-Vorschriften helfen kann, rufen Sie uns unter +44 (0) 191516 7720anodersenden Sie uns eine E-Mail aninfo@safecall.co.uk.
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Autor: Broccan Tyzack-Carlin, Safecall Ltd – überarbeitet am 28.06.24
Was ist SOX? Eine Einführung
SOX, oder das Sarbanes-Oxley-Gesetz, ist ein Gesetz, das 2002 vom Kongress der Vereinigten Staaten verabschiedet wurde.
Es wurde eingeführt, um Aktionäre und die Öffentlichkeit vor Bilanzierungsfehlern und betrügerischen Praktiken zu schützen, und zielt darauf ab, die Genauigkeit der Unternehmensangaben zu verbessern und die Unternehmensführung zu stärken.
Die Einhaltung der SOX-Vorschriften erfordert von Unternehmen die Einhaltung strenger Berichtsrichtlinien sowohl aus finanzieller als auch aus IT-Sicht sowie die Bereitstellung vertraulicher Kanäle für Personen, die mutmaßliche Verstöße melden möchten.
Warum ist SOX wichtig?
Sarbanes-Oxley zielt darauf ab, berufliches Fehlverhalten und betrügerische Buchhaltungspraktiken zu verhindern. Es handelt sich um eine Reihe verbindlicher Vorschriften, die alle börsennotierten Unternehmen zur Einhaltung umfangreicher Aufzeichnungsstandards verpflichten. Dies kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, jedoch bietet die damit verbundene Rechenschaftspflicht Sicherheit für Whistleblower, Aktionäre und die Öffentlichkeit.
Geldstrafen und strafrechtliche Verurteilungen sind mögliche Strafen für Verstöße.
Warum wurde SOX eingeführt?
Das Gesetz wurde nach einer Reihe von Aufsehen erregenden Finanzskandalen im Jahr 2002 eingeführt, insbesondere denen um Enron, WorldCom und Tyco. Die betroffenen Unternehmen erlitten sowohl in Bezug auf ihren Ruf als auch auf ihre Rentabilität erhebliche Schäden. Darüber hinaus wurde das Vertrauen der Anleger durch diese hochkarätigen Betrugsfälle erschüttert.
Die Vertrauenswürdigkeit von Unternehmensabschlüssen und -instituten wurde in Frage gestellt, und es wurde deutlich, dass die alten Regulierungsstandards nicht mehr ausreichten, um Investoren, Fachleute und die breite Öffentlichkeit zu schützen. Eine Überarbeitung war erforderlich.
Die Kongressabgeordneten Paul Sarbanes und Michael Oxley entwarfen SOX mit dem Ziel, die Unternehmensführung und -verantwortung zu verbessern.
Das Gesetz wurde mit folgendem Ziel entworfen:
- Betrug bekämpfen
- Verbesserung der Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung
- Das Vertrauen der Investoren wiederherstellen
Was verlangt SOX von Organisationen?
Der Sarbanes-Oxley Act von 2002 verpflichtet alle börsennotierten Unternehmen, ihre internen Rechnungslegungskontrollen der Securities and Exchange Commission (SEC) zu melden.
Sowohl der CEO als auch der CFO jedes Unternehmens müssen bestätigen, dass ihre Aufzeichnungen gemäß den in dem Gesetz festgelegten Standards und Genauigkeitsanforderungen erstellt wurden. Führungskräfte werden für Verstöße zur Verantwortung gezogen und können bei Nichteinhaltung des SOX mit persönlichen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen belegt werden.
Die SOX-Konformität verlangt außerdem, dass IT-Abteilungen ein Archiv für Unternehmensunterlagen einrichten und pflegen.
Drei Regeln des SOX-Gesetzes wirken sich auf die Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen aus.
- Erste Regel: betrifft die Vernichtung, Veränderung oder Fälschung von Aufzeichnungen und die daraus resultierenden Strafen.
- Zweite Regel: Legt die Aufbewahrungsfrist für die Speicherung von Aufzeichnungen streng fest.
- Dritte Regel: Beschreibt die Art der Geschäftsunterlagen, die aufbewahrt werden müssen.[1]
Um die Meldung von Fehlverhalten oder Handlungen, die gegen die SOX-Standards verstoßen, zu fördern, wurden mit dem Gesetz auch verbesserte Schutzmaßnahmen für diejenigen eingeführt, die sich gegen illegale Aktivitäten aussprechen. Sarbanes Oxley wollte eine Kultur der Transparenz und Rechenschaftspflicht fördern, indem es Whistleblower ermutigte, sich zu melden.
Wie schützt SOX Whistleblower?
SOX schreibt vor, dass börsennotierte Unternehmen strenge Richtlinien und Verfahren für die Meldung von Missständen einführen müssen. Um SOX zu erfüllen, müssen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, vertrauliche Meldungen zu machen. Das Gesetz verspricht außerdem Rechenschaftspflicht an den richtigen Stellen, schützt Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen und gibt dem US-Justizministerium die Befugnis, Arbeitgeber anzuklagen, die ihre Mitarbeiter für die Meldung illegaler Aktivitäten bestrafen wollen.
Die wichtigsten Abschnitte des Gesetzes, die sich auf Whistleblowing-Verfahren beziehen, sind:
- Abschnitt 806 des Sarbanes-Oxley Act – dieser schützt Whistleblower bei betroffenen Arbeitgebern, die Vorfälle melden, die ihrer begründeten Ansicht nach einen Telekommunikationsbetrug, Postbetrug, Bankbetrug, Wertpapierbetrug oder einen Verstoß gegen eine Vorschrift oder Regelung der SEC oder eine Bestimmung des Bundesgesetzes in Bezug auf Betrug gegenüber Aktionären darstellen.
- Regel 10A-3 – Diese Regel besagt, dass börsennotierte Unternehmen Verfahren zur vertraulichen und anonymen Einreichung von Beschwerden durch Mitarbeiter einrichten müssen.
Die Gewährleistung der Vertraulichkeit und die Einhaltung der Anforderungen an die Whistleblower-Hotline gemäß Sarbanes Oxley können sich als schwierig erweisen, wenn die Abläufe vollständig intern abgewickelt werden.
Ihre Whistleblowing-Richtlinien SOX-konform gestalten
Um rechtliche oder rufschädigende Folgen zu vermeiden, ist es unerlässlich, proaktive Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen SOX-konform ist.
Schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter durch:
- Nutzung eines externen Whistleblowing-Hotline-Anbieters –Der Schutz von Whistleblowern beginnt bereits bei der Meldung.
Sarbanes Oxley verlangt, dass Mitarbeiter in der Lage sind, vertrauliche Meldungen zu machen, und nur durch die Nutzung einer anonymen Mitarbeiter-Hotline kann dies gewährleistet werden.
Unabhängige Whistleblowing-Dienstleister wie Safecall stellen sicher, dass Mitarbeiter über einen festgelegten anonymen Whistleblowing-Kanal verfügen, um Fehlverhalten zu melden.
Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Auftragnehmern und Lieferanten, Probleme im Zusammenhang mit ihrem Arbeitsumfeld auf sichere Weise per Telefon und Internet zu melden.
- Schulungen anbieten –Whistleblowing-Schulungen können dazu beitragen, die Einhaltung der SOX-Gesetzgebung durch Unternehmen zu verbessern und sich nahtlos in die ESG-Richtlinien (Environmental Social Governance) einer Organisation einfügen.
Whistleblowing-Schulungen sind oft eine so einzigartige Situation, dass sich sowohl Whistleblower als auch ungeschulte Whistleblowing-Mitarbeiter ohne Schulung außerhalb ihrer Komfortzone fühlen können.
Dies kann reale Konsequenzen haben: Geldstrafen, Gerichtsverfahren, Stress, Rufschädigung.
Whistleblowing-Schulungen sind sehr wichtig und sollten von den meisten Unternehmen und Wohltätigkeitsorganisationen mit mehr als fünfzig Mitarbeitern in Betracht gezogen werden.
Whistleblowing-Schulungen für Mitarbeiter sind notwendig, um die Prävention oder Eindämmung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu fördern... Aber Whistleblowing-Schulungen für Führungskräfte sind absolut unerlässlich, wenn Sie das Risiko minimieren wollen, in die vielen gesetzlichen Fallstricke zu tappen, die auf Unachtsame warten.
- Unabhängige Untersuchungen– Durch die Auslagerung Ihres Untersuchungsprozesses können Sie Unparteilichkeit in jeder Phase des Whistleblowing-Prozesses gewährleisten.
Die SOX-Vorschriften dienen dem Schutz von Whistleblowern, und dieser Schutz kann durch die Auslagerung von Untersuchungen zu Fehlverhalten noch verstärkt werden.
Unsere Ermittler sind allesamt ehemalige Polizeibeamte (oft auf der Ebene leitender Ermittlungsbeamter) mit umfangreicher operativer Erfahrung.
Je nach Anforderungen würden wir Personen mit den entsprechenden Fähigkeiten zuweisen, die der spezifischen Art der Arbeit entsprechen.
Warum sollten Sie sich für Safecall entscheiden, um SOX-konform zu werden oder zu bleiben?
Safecall arbeitet hart daran, die Meldung so einfach wie möglich zu gestalten.
Es erfordert Mut, Bedenken hinsichtlich Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu äußern. Oftmals ist die meldende Person verärgert, besorgt oder frustriert und hat Angst vor Vergeltungsmaßnahmen. Safecall bemüht sich, die Meldung schwerwiegender Verfehlungen so unkompliziert wie möglich zu gestalten, um zur Meldung zu ermutigen.
Seit mehr als 20 Jahren bietet Safecall einen spezialisierten und unabhängigen Service, der zum Schutz von Unternehmen und zur Sicherheit der Mitarbeiter beiträgt.
Wir verfolgen einen menschenorientierten Ansatz, wobei alle unsere Call-Handler über Erfahrungen aus erster Hand mit den gemeldeten Problemen verfügen. Wir sind stolz auf unseren Stil, der dialogorientiert und einfühlsam ist. Keiner unserer Anrufe folgt einem Skript, und wir sind Experten darin, qualitativ hochwertige Meldungen entgegenzunehmen.
Safecall arbeitet von einem Callcenter in Großbritannien aus, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, das ganze Jahr über. Das Unternehmen bedient Unternehmen in Großbritannien, Europa und über 150 Ländern weltweit und kommuniziert in über 170 verschiedenen Sprachen.
Über SafeCall Ltd
Safecall Hotline Servicesist ein externer, ausgelagerter Dienstleister für Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt.
Seit über 20 Jahren bieten wir einen spezialisierten und unabhängigen Service, der zum Schutz von Unternehmen und zur Sicherheit ihrer Mitarbeiter beiträgt. Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt, und alle unsere Call-Center-Mitarbeiter haben persönliche Erfahrung mit den gemeldeten Problemen.
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Wir helfen Unternehmen und Organisationen, die sich mit einer Vielzahl von Whistleblowing-Themen befassen möchten, darunter potenzieller Rassismus, Sexismus, Betrug, Diskriminierung, Bestechung, Verstöße gegen Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften, moderne Sklaverei, Mobbing und Gewalt am Arbeitsplatz.
Wir bieten auch hochqualifizierte Schulungen im Bereich Ermittlungen und maßgeschneiderte Unterstützung, bei der wir unser Fachwissen einbringen.
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Quellen
[1]https://www.investopedia.com/terms/s/sarbanesoxleyact.asp#:~:text=Understanding%20the%20Sarbanes%2DOxley%20(SOX)%20Act&text=Corporate%20responsibility,Accounting%20regulation
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