Was ist der Sarbanes-Oxley Act 2002 (SOX)? Eine Definition
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Was ist SOX? Eine Einführung
SOX, oder der Sarbanes-Oxley Act, ist ein Gesetz, das 2002 vom Kongress der Vereinigten Staaten verabschiedet wurde.
Sie wurde eingeführt, um die Aktionäre und die Öffentlichkeit vor Bilanzierungsfehlern und betrügerischen Praktiken zu schützen, und soll die Genauigkeit der Unternehmensangaben verbessern und die Corporate Governance stärken.
Die Einhaltung der SOX-Bestimmungen verlangt von den Unternehmen die Einhaltung strenger Berichterstattungsrichtlinien sowohl aus finanzieller als auch aus IT-Perspektive sowie die Bereitstellung vertraulicher Wege für diejenigen, die mutmaßliches Fehlverhalten melden möchten.
Warum ist SOX wichtig?
Das Sarbanes-Oxley-Gesetz soll berufliches Fehlverhalten und betrügerische Buchführungspraktiken verhindern. Es handelt sich um ein verbindliches Regelwerk, das von allen börsennotierten Unternehmen die Einhaltung einer Reihe von Aufzeichnungsstandards verlangt. Es mag die Unternehmen vor Herausforderungen stellen, aber die damit verbundene Rechenschaftspflicht bietet Sicherheit für Informanten, Aktionäre und die Öffentlichkeit.
Finanzielle Sanktionen und strafrechtliche Verurteilungen sind mögliche Strafen für die Nichteinhaltung.
Warum wurde SOX eingeführt?
Das Gesetz wurde nach einer Reihe von öffentlichkeitswirksamen Finanzskandalen im Jahr 2002 eingeführt, insbesondere im Zusammenhang mit Enron, WorldCom und Tyco. Der Schaden, den die betroffenen Unternehmen erlitten, war sowohl in Bezug auf den Ruf als auch auf die Rentabilität erheblich. Außerdem wurde das Vertrauen der Anleger durch diese aufsehenerregenden Betrugsfälle erschüttert.
Die Vertrauenswürdigkeit von Unternehmensabschlüssen und Institutionen wurde in Frage gestellt, und es wurde deutlich, dass die alten Regulierungsstandards nicht mehr ausreichten, um Anleger, Fachleute und die breite Öffentlichkeit zu schützen. Eine Überarbeitung war notwendig.
Die Kongressabgeordneten Paul Sarbanes und Michael Oxley entwarfen das SOX mit dem Ziel, die Unternehmensführung und die Rechenschaftspflicht zu verbessern.
Das Gesetz sollte dazu dienen:
- Betrugsbekämpfung
- Verbesserung der Zuverlässigkeit der Finanzberichterstattung
- Das Vertrauen der Investoren wiederherstellen
Was verlangt SOX von Organisationen?
Das Sarbanes-Oxley-Gesetz aus dem Jahr 2002 verpflichtet alle börsennotierten Unternehmen, der Securities and Exchange Commission (SEC) ihre internen Rechnungslegungskontrollen zu melden.
Sowohl der CEO als auch der CFO eines jeden Unternehmens müssen bestätigen, dass ihre Aufzeichnungen dem Standard und der Genauigkeit entsprechen, die im Gesetz festgelegt sind. Führungskräfte werden für die Nichteinhaltung der Vorschriften zur Rechenschaft gezogen und können mit Geld- oder Gefängnisstrafen belegt werden, wenn sie die SOX-Vorschriften nicht einhalten.
Die Einhaltung der SOX-Vorschriften erfordert auch, dass IT-Abteilungen ein Archiv der Unternehmensunterlagen einrichten und pflegen.
Drei Regeln des SOX betreffen die Verwaltung elektronischer Unterlagen.
- Erste Regel: betrifft die Vernichtung, Veränderung oder Fälschung von Aufzeichnungen und die sich daraus ergebenden Strafen.
- Zweite Regel: Strenge Festlegung der Aufbewahrungsfrist für Aufzeichnungen.
- Dritte Regel: umreißt die Art der Geschäftsunterlagen, die aufbewahrt werden müssen[1].
Um die Meldung von Fehlverhalten oder von Handlungen, die gegen die SOX-Standards verstoßen, zu fördern, führte das Gesetz auch einen verbesserten Schutz für diejenigen ein, die illegale Aktivitäten melden. Mit Sarbanes Oxley sollte eine Kultur der Transparenz und der Rechenschaftspflicht gefördert werden, indem Whistleblower ermutigt wurden, sich zu melden.
Wie schützt das SOX Whistleblower?
Das SOX schreibt vor, dass börsennotierte Unternehmen über strenge Richtlinien und Verfahren zur Meldung von Missständen verfügen müssen. Um die SOX-Vorschriften zu erfüllen, müssen die Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur vertraulichen Meldung bieten. Das Gesetz verspricht auch Rechenschaft an den richtigen Stellen, schützt Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen und gibt dem US-Justizministerium die Befugnis, Arbeitgeber anzuklagen, die versuchen, ihre Mitarbeiter für die Meldung illegaler Aktivitäten zu bestrafen.
Die wichtigsten Abschnitte des Gesetzes, die sich auf Verfahren zur Meldung von Missständen beziehen, sind:
- Abschnitt 806 des Sarbanes-Oxley-Gesetzes (Sarbanes-Oxley Act) - schützt Hinweisgeber bei betroffenen Arbeitgebern, die etwas melden, von dem sie vernünftigerweise annehmen, dass es sich um Draht-, Post-, Bank- oder Wertpapierbetrug handelt oder um einen Verstoß gegen eine Vorschrift oder Regelung der SEC oder gegen eine Bestimmung des Bundesrechts, die sich auf Betrug gegenüber Aktionären bezieht.
- Regel 10A-3 - sie besagt, dass börsennotierte Unternehmen Verfahren für die vertrauliche, anonyme Einreichung von Beschwerden durch Mitarbeiter einrichten müssen, die auf Missstände hinweisen.
Die Gewährleistung der Vertraulichkeit und die Einhaltung der im Sarbanes-Oxley-Gesetz festgelegten Anforderungen an die Whistleblower-Hotline können sich als schwierig erweisen, wenn die Vorgänge ausschließlich intern abgewickelt werden.
Ihre Whistleblowing-Richtlinien SOX-konform machen
Um rechtliche oder rufschädigende Konsequenzen zu vermeiden, ist es wichtig, proaktive Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen SOX-konform ist.
Schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter durch:
- Inanspruchnahme eines externen Whistleblowing-Hotline-Anbieters - der Schutz von Whistleblowern beginnt bereits bei der Abgabe einer Meldung.
Das Sarbanes-Oxley-Gesetz verlangt, dass die Mitarbeiter vertrauliche Informationen weitergeben können, und dies kann nur durch die Nutzung einer anonymen Mitarbeiter-Hotline gewährleistet werden.
Unabhängige Anbieter von Whistleblowing-Diensten wie Safecall stellen sicher, dass die Mitarbeiter einen definierten anonymen Kanal für die Meldung von Fehlverhalten haben.
Es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, Auftragnehmern und Zulieferern, Probleme im Zusammenhang mit ihrer Arbeitsumgebung auf sichere Weise über Telefon und Internet zu melden.
- Schulungen anbieten - Whistleblowing-Schulungen können dazu beitragen, dass Unternehmen die SOX-Gesetzgebung besser einhalten und sich in die ESG-Politik (Environmental Social Governance) einer Organisation einfügen.
Whistleblowing-Schulungen sind oft eine so einzigartige Situation, dass sowohl Whistleblower als auch nicht geschulte Manager, die Whistleblowing melden, ohne Schulung das Gefühl haben können, dass sie sich außerhalb ihrer Komfortzone befinden.
Dies kann reale Folgen haben: Geldstrafen, Gerichtsverfahren, Stress, Rufschädigung.
Schulungen zum Thema Whistleblowing sind sehr wichtig und sollten von den meisten Unternehmen und Wohltätigkeitsorganisationen mit mehr als fünfzig Mitarbeitern in Betracht gezogen werden.
Whistleblowing-Schulungen für Mitarbeiter sind notwendig, um Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzubeugen oder abzumildern... aber Whistleblowing-Schulungen für Manager sind absolut unerlässlich, wenn Sie das Risiko minimieren wollen, in die zahlreichen rechtlichen Fallen zu tappen, die auf Unachtsame lauern.
- Unabhängige Ermittlungen - Durch die Auslagerung Ihres Ermittlungsverfahrens können Sie die Unparteilichkeit in jeder Phase des Whistleblowing-Prozesses sicherstellen.
Die SOX-Vorschriften dienen dem Schutz von Hinweisgebern, und dieser Schutz kann durch die Auslagerung von Untersuchungen über Fehlverhalten verstärkt werden.
Unsere Ermittler sind allesamt ehemalige Polizeibeamte (oft auf der Ebene eines leitenden Ermittlungsbeamten) mit umfassender operativer Erfahrung.
Je nach den Erfordernissen würden wir Personen mit den entsprechenden Qualifikationen zuweisen, die der spezifischen Art der Arbeit entsprechen.
Warum sollten Sie sich für Safecall entscheiden, um SOX-konform zu werden oder zu bleiben?
Safecall bemüht sich, die Meldung so einfach wie möglich zu gestalten.
Es erfordert Mut, Bedenken über Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu äußern. Oft ist die meldende Person verärgert, ängstlich oder frustriert und befürchtet, Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt zu sein. Safecall arbeitet hart daran, die Meldung von schwerem Fehlverhalten so einfach wie möglich zu gestalten, um zur Meldung zu ermutigen.
Seit mehr als 20 Jahren bietet Safecall einen spezialisierten und unabhängigen Dienst an, der dazu beiträgt, Unternehmen zu schützen und Mitarbeiter zu sichern.
Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt, und alle unsere Mitarbeiter, die Anrufe bearbeiten, haben Erfahrungen aus erster Hand mit den gemeldeten Problemen. Wir sind stolz auf unseren Gesprächsstil, der von Einfühlungsvermögen geprägt ist. Keiner unserer Anrufe ist geskriptet, und wir sind Experten für die Aufnahme hochwertiger Berichte.
Safecall arbeitet von einem britischen Callcenter aus, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, das ganze Jahr über. Es bedient Unternehmen im Vereinigten Königreich, in Europa und in über 150 Ländern rund um den Globus und spricht über 170 verschiedene Sprachen.
Über SafeCall Ltd
Safecall Hotline Services ist ein externer, ausgelagerter Anbieter für Unternehmen und Organisationen auf der ganzen Welt.
Seit über 20 Jahren bieten wir einen spezialisierten und unabhängigen Service, der zum Schutz von Unternehmen und Mitarbeitern beiträgt. Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt, und alle unsere Call-Handler haben Erfahrungen aus erster Hand mit den gemeldeten Problemen.
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Wir bieten auch hochqualifizierte Ermittlungsschulungen und maßgeschneiderte Unterstützung, die unser Fachwissen nutzt.
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Quellen
[1]https://www.investopedia.com/terms/s/sarbanesoxleyact.asp#:~:text=Understanding%20the%20Sarbanes%2DOxley%20(SOX)%20Act&text=Corporate%20responsibility,Accounting%20regulation
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