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Comment accéder en toute sécurité aux canaux de signalement, où que l'on se trouve ?

Un canal de signalement accessible uniquement depuis un ordinateur de bureau pendant les heures de travail exclut la majorité des travailleurs à l'échelle mondiale.

Les télétravailleurs, les employés en déplacement, les agents de terrain, les équipes internationales, les sous-traitants et les travailleurs de la chaîne d'approvisionnement doivent tous pouvoir signaler des problèmes où qu'ils se trouvent, au moment qui leur convient et à l'aide de n'importe quel appareil à leur disposition. Le défi pour les responsables de la conformité consiste à garantir cette accessibilité sans compromettre les normes de sécurité, de confidentialité et de protection des données que requièrent les signalements.

Ce document présente les exigences pratiques permettant de garantir un accès sécurisé aux canaux de signalement depuis n'importe quel endroit, sur n'importe quel appareil et à tout moment, ainsi que les choix de mise en œuvre qui déterminent si l'accès à distance renforce ou affaiblit le programme.

Pourquoi l'accès indépendant du lieu est-il important ?

Compte tenu de la composition actuelle de la main-d'œuvre, l'accès indépendant du lieu de travail est une nécessité, et non un simple avantage. Avec les modes de travail hybrides et à distance, de nombreux employés se rendent rarement dans les locaux de l'entreprise. Les activités internationales impliquent des effectifs répartis sur plusieurs fuseaux horaires, sans qu'il soit possible de définir des « heures de bureau » uniques valables pour tous. Les travailleurs sur site, ceux qui travaillent par roulement et ceux en première ligne – dans les secteurs de la construction, de l'industrie manufacturière, de la logistique, du commerce de détail et des soins – peuvent ne jamais s'asseoir à un bureau au cours de leur journée de travail.

Les comportements répréhensibles ne se limitent pas aux locaux de l'entreprise ni aux horaires de travail habituels. Qu'il s'agisse d'un problème de santé et de sécurité lors d'un service de nuit, d'une tentative de corruption lors d'un déplacement professionnel, d'un cas de harcèlement lors d'un événement hors site ou d'une irrégularité financière découverte par un télétravailleur examinant des dossiers depuis son domicile, chacune de ces situations nécessite un canal de signalement accessible à ce moment-là, depuis cet endroit, sur l'appareil dont dispose la personne qui effectue le signalement.

L'enquête Freshfields sur le lancement d'alerte de 2023 a révélé que le recours global au lancement d'alerte a considérablement augmenté, passant de 32 % en 2020 à 43 % en 2023. Si le canal n'est pas accessible au moment et à l'endroit où le lanceur d'alerte en a besoin, cette volonté croissante de s'exprimer ne se traduit pas par des signalements sur lesquels l'organisation peut agir.

Portails de déclaration en ligne sécurisés

Un portail de signalement en ligne constitue le principal moyen d'accès numérique accessible depuis n'importe où. Lorsqu'il est correctement mis en œuvre, il permet à un utilisateur de signaler un problème depuis n'importe quel appareil connecté à Internet – ordinateur portable, tablette ou smartphone – sans avoir à installer de logiciel spécifique ni à se connecter à un réseau d'entreprise.

Les exigences de sécurité applicables à un portail accessible à distance sont les mêmes que celles qui s'appliquent à toute plateforme de signalement, mais certains aspects prennent davantage d'importance lorsque l'accès se fait depuis l'extérieur de l'environnement informatique contrôlé par l'organisation :

  • Cryptage TLS : toutes les communications entre l'appareil du déclarant et la plateforme doivent être cryptées à l'aide des protocoles TLS (Transport Layer Security) actuels. Cela permet de protéger les données des déclarations pendant leur transmission, que le déclarant utilise un réseau d'entreprise, une connexion haut débit à domicile ou un réseau Wi-Fi public.
  • Aucune installation côté client : le portail doit fonctionner entièrement via un navigateur, sans nécessiter de téléchargement de logiciel ni d'installation de plugin. Cela garantit l'accessibilité depuis les appareils personnels et évite de laisser des traces de l'activité de signalement sur les équipements partagés ou d'entreprise.
  • Conception adaptative : le portail doit fonctionner correctement sur les appareils mobiles. Un journaliste qui accède à la plateforme depuis un smartphone pendant une pause sur un chantier ou au cours de son service a besoin d'une interface qui s'adapte aux petits écrans sans compromettre la convivialité ni la sécurité.
  • Aucune dépendance vis-à-vis du réseau d'entreprise : le portail doit être accessible depuis l'Internet public et ne pas être hébergé derrière un pare-feu d'entreprise ou un VPN qui limiterait l'accès aux appareils gérés. Restreindre l'accès au réseau d'entreprise va à l'encontre de l'objectif d'un canal confidentiel et exclut les sous-traitants, les intervenants de la chaîne d'approvisionnement et toute personne effectuant des signalements depuis l'extérieur de l'infrastructure informatique de l'organisation.

Le rapport 2024 de l'ACFE intitulé « Report to the Nations » a révélé que les signalements en ligne (40 %) ont désormais supplanté les lignes d'assistance téléphonique (30 %) comme moyen le plus courant de transmettre des informations. Pour que ce canal fonctionne efficacement, il doit être accessible où que se trouve la personne qui effectue le signalement, et pas seulement depuis le réseau de l'organisation.

Assistance téléphonique disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, partout dans le monde

Le signalement par téléphone offre par défaut un accès indépendant du lieu : un déclarant peut appeler depuis n'importe quel téléphone, n'importe où et à tout moment. Mais pour les organisations multinationales, un accès téléphonique véritablement mondial nécessite une infrastructure spécifique :

  • Numéros locaux ou gratuits : les journalistes doivent pouvoir appeler un numéro local dans leur pays, de préférence gratuit. Un numéro international unique peut s'avérer inaccessible depuis certains pays ou entraîner des frais susceptibles de dissuader les journalistes.
  • Capacité multilingue : un journaliste appelant depuis un bureau à l'étranger doit pouvoir communiquer dans sa propre langue. Il ne s'agit pas simplement d'une question de traduction : la personne qui prend l'appel doit être capable de mener la conversation avec suffisamment d'aisance pour saisir les nuances et les détails qui rendent le reportage utile.
  • Disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an : en raison des décalages horaires , un service téléphonique ouvert pendant les heures de bureau au Royaume-Uni n'est pas accessible aux lanceurs d'alerte de la région Asie-Pacifique pendant leur journée de travail, ni à ceux des Amériques pendant leur soirée. Une véritable disponibilité 24 heures sur 24 garantit qu'aucun lanceur d'alerte n'est contraint d'attendre un moment opportun pour signaler un problème – moment auquel sa volonté ou sa capacité à le faire pourrait avoir diminué.

Le service téléphonique de Safecall fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an dans plus de 175 langues et dans 150 pays. Les opérateurs sont tous d’anciens agents de police britanniques possédant chacun plus de 25 ans d’expérience dans le domaine des enquêtes. Cette combinaison de portée mondiale et d'expertise professionnelle garantit à toute personne souhaitant signaler un incident, où qu'elle se trouve, de bénéficier du même niveau de service : un professionnel formé et indépendant, capable de mener la conversation dans la langue de la personne et de recueillir un récit détaillé et structuré de la situation.

Protéger l'anonymat sur les appareils personnels et partagés

Lorsque les lanceurs d'alerte accèdent à la plateforme depuis leurs appareils personnels, des ordinateurs familiaux partagés ou des appareils situés dans des lieux publics, de nouvelles questions relatives à l'anonymat se posent. La plateforme de signalement peut être sécurisée en soi, mais les traces laissées par l'activité de signalement sur l'appareil pourraient compromettre l'anonymat du lanceur d'alerte.

Parmi les mesures pratiques à mettre en œuvre pour y remédier, on peut citer la conception du portail de manière à ce qu'il ne nécessite ni création de compte ni connexion pour la première soumission (le numéro de référence anonyme et le mot de passe sont générés au cours du processus de soumission, et non avant) ; la garantie que la plateforme ne stocke pas de cookies ou de données locales susceptibles d'identifier la visite du signalant ; la fourniture de conseils clairs aux signalants sur l'utilisation des modes de navigation privés ou incognito ; et le fait d'éviter toute obligation pour le signalant de télécharger des fichiers ou de recevoir des e-mails de confirmation qui pourraient être découverts sur un appareil partagé.

Ces considérations peuvent sembler minutieuses, mais elles reflètent la réalité de la manière dont de nombreux signalants utiliseront ce canal. Qu'il s'agisse d'un ouvrier du bâtiment signalant un problème de sécurité depuis une tablette commune dans le bureau du chantier, ou d'un employé déposant une plainte pour harcèlement depuis l'ordinateur portable familial à son domicile, chacun doit avoir l'assurance que son signalement ne laissera aucune trace susceptible de permettre son identification.

Élargir l'accès à la chaîne d'approvisionnement et aux tiers

La directive européenne relative à la protection des lanceurs d’alerte étend cette protection à un large éventail de personnes, au-delà des salariés directs : sous-traitants, travailleurs indépendants, bénévoles, actionnaires, candidats à un emploi et personnes intervenant dans la chaîne d’approvisionnement du lanceur d’alerte. De nombreuses transpositions nationales élargissent encore ce champ d’application. Pour que le canal de signalement puisse répondre aux besoins de ces personnes, il doit être accessible sans nécessiter de badge d’employé, d’adresse e-mail professionnelle ou d’accès aux systèmes internes de l’organisation.

Un portail web destiné au grand public – accessible via une URL pouvant être publiée sur le site web de l'organisation, intégrée dans les contrats avec les fournisseurs et diffusée dans le cadre des communications relatives à la chaîne d'approvisionnement – garantit cette accessibilité. Le canal téléphonique permet par nature l'accès à des tiers, puisque n'importe qui peut appeler le numéro publié. Ensemble, ces canaux garantissent que la portée du programme s'étend à l'ensemble des personnes protégées telles que définies par la législation.

Pour les organisations dont les chaînes d'approvisionnement sont complexes – dans les secteurs de la construction, de l'industrie manufacturière, de la production alimentaire ou du commerce de détail –, cette accessibilité élargie ne se limite pas à une simple exigence de conformité. Il s'agit d'une nécessité pratique pour détecter des problèmes tels que l'esclavage moderne, l'exploitation par le travail et les infractions environnementales, qui sont plus susceptibles d'être constatés par les travailleurs de la chaîne d'approvisionnement que par les propres employés de l'organisation.

Localisation des données et accès transfrontalier

Lorsqu'un journaliste en Allemagne soumet un signalement via un portail hébergé au Royaume-Uni, les données de ce signalement franchissent une frontière internationale. Les responsables de la conformité doivent s'assurer que l'architecture de données de la plateforme tient compte de cette situation : soit en hébergeant les données dans la juridiction d'où provient le signalement, soit en veillant à ce que des mécanismes de transfert conformes au RGPD (clauses contractuelles types, décisions d'adéquation) soient en place, soit en faisant appel à un fournisseur dont l'infrastructure a été conçue pour gérer les flux de données transfrontaliers dans le respect de la réglementation.

Un prestataire disposant d'une résidence des données au Royaume-Uni et d'une capacité multi-juridictionnelle bien établie simplifie considérablement ce processus. L'organisation peut ainsi proposer un canal unique et accessible à l'échelle mondiale, tandis que l'infrastructure du prestataire gère la conformité en matière de résidence des données et de transfert, indispensable pour l'accès transfrontalier.

Liste de contrôle pour la mise en place d'un accès à distance sécurisé

Les responsables de la conformité chargés de mettre en place ou d'évaluer un accès à leur canal de signalement accessible depuis n'importe quel endroit doivent vérifier les points suivants :

  • Le portail web est accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet, sans VPN, sans installation de logiciel et sans avoir besoin d'accéder au réseau de l'entreprise.
  • Le portail est adapté aux appareils mobiles et fonctionne parfaitement sur les smartphones et les tablettes.
  • Le chiffrement TLS protège toutes les données en transit, quel que soit l'environnement réseau de l'utilisateur.
  • Le portail n'enregistre pas de cookies, de données locales ni d'autres traces de la session de rapport sur l'appareil.
  • Le service de signalement par téléphone est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, avec des numéros locaux ou gratuits pour chaque pays où nous sommes présents.
  • La capacité multilingue couvre les langues parlées par l'ensemble du personnel et tout au long de la chaîne d'approvisionnement.
  • Cette plateforme est accessible aux sous-traitants, aux intervenants de la chaîne d'approvisionnement et à d'autres personnes extérieures à l'entreprise, sans qu'il soit nécessaire de disposer d'identifiants d'entreprise.
  • Les mécanismes relatifs à la localisation des données et aux transferts transfrontaliers sont conformes aux exigences du RGPD et du RGPD britannique.
  • Ce canal est accessible à toutes les catégories de travailleurs, et ne se limite pas aux ressources de l'intranet qui excluent les personnes extérieures à l'entreprise.

Ressources connexes

Comment Safecall peut vous aider

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Sources et lectures complémentaires

  • Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), « Occupational Fraud 2024 : A Report to the Nations » – préférences en matière de canaux, essor des signalements en ligne – acfe.com
  • Freshfields Bruckhaus Deringer, Enquête sur le lancement d'alerte 2023 – une participation croissante aux actions de lancement d'alerte – blog.freshfields.us
  • Directive (UE) 2019/1937 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union – champ d'application des personnes protégées – eur-lex.europa.eu
  • Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE, chapitre V – transferts transfrontaliers de données – gdpr-info.eu
  • Safecall, Rapport de référence sur le lancement d'alerte 2024 – modèles d'accès par canal – safecall.co.uk