Whistleblowing-Untersuchungen – Die drei wesentlichen Punkte, die für unabhängige Untersuchungen sprechen

Einführung

Nur 13 % der Befragten in Großbritannien geben an, dass sie schon mal was gemeldet haben.

Eine derart niedrige Zahl ist bezeichnend für das mangelnde Vertrauen in interne Whistleblowing-Regelungen.

Die Tatsache, dass 78–80 % der Beschäftigten die Folgen einer Meldung von Missständen fürchten, hängt direkt mit der Befürchtung zusammen, dass interne Meldesysteme nicht robust genug sind.

Mit anderen Worten: Ein potenzieller Whistleblower befürchtet – zu Recht oder zu Unrecht –, dass er durch einen internen Meldemechanismus im Stich gelassen wird.

In diesem kurzen Artikel möchte ich dafür plädieren, von Beginn eines Falles an unabhängige Ermittler hinzuzuziehen, um auf Whistleblowing-Vorwürfe zu reagieren.

Anonymität von Whistleblowern

Wir alle müssen miteinander und untereinander leben und arbeiten, und die Erfahrung zeigt, dass wir oft Fehlverhalten beobachten.

Wie Meithe in seiner Studie feststellt:

„Arbeitnehmer beobachten täglich Betrug, Verschwendung und Missbrauch am Arbeitsplatz. Sexuelle Belästigung, Diebstahl durch Mitarbeiter, Verstöße gegen die Vertraulichkeit, diskriminierende Beschäftigungspraktiken, Verstöße gegen Sicherheits- und Gesundheitsvorschriften, Verbraucherbetrug und Finanzbetrug sind sowohl in unserer Gesellschaft weit verbreitet als auch eine wachsende nationale Epidemie.“[1]

Und doch…

„Das Melden von Fehlverhalten an einen Vorgesetzteninnerhalb des Unternehmensist eine ebenso unattraktive Option.“

Warum sollte das so sein?

Meithe fährt fort:

„Eine Hauptursache für die ablehnende Haltung gegenüber Denunzianten sind Erfahrungen in der frühen Kindheit. Kinder entwickeln eine negative Einstellung gegenüber Petzen, weil sie oft Opfer von Denunziationen werden und dafür bestraft werden.“

Es ist also völlig normal, dass man seine Kollegen nicht „verpfeifen“, „verraten“ oder „ausplaudern“ will – oder wie auch immer man das nennen mag.

Mit anderen Worten: Wir wurden von klein auf darauf konditioniert, es nicht tun zu wollen.

Und das ist der erste Grund, sich für ein unabhängiges Whistleblowing-Ermittlungsteam zu entscheiden: Anonymität und Vertrauen macht Whistleblowing möglich. wahrscheinlicher.

Für einen potenziellen Whistleblower ist es einfacher, anonym mit einer externen Person zu sprechen, als sich jemandem zu stellen, den er kennt.

Wenn man jemanden konfrontiert, den man kennt, kann das peinlich werden –man verrät seine Kollegen nicht, sagt das innere Kind– und schlimmer noch, wenn es den Übeltätern zu Ohren kommt, könnte es zu Repressalien kommen.

Durch die Beseitigung des Stigmas, dass Kollegen und/oder das Management wissen, wer „die Alarmglocken geläutet hat“, und durch die Gewährleistung ihrer Anonymität ist es jedochweitaus wahrscheinlicher, dass ein Whistleblower tatsächlich den Anruf tätigt...tatsächlich sind es sogar 7 % mehr[2].

Wissensstand eines Whistleblower-Ermittlers

Als nächstes betrachten wir das Wissen.

Es reicht oft nicht aus, die Aussagen eines Whistleblowers einfach zu akzeptieren, ohne weitere Untersuchungen anzustellen, da Bildungsniveau, Erinnerungsvermögen, Beweissicherung und Bereitschaft zur Offenlegung aller Fakten von Person zu Person sehr unterschiedlich sind.

Und deshalb brauchen Sie Ermittler mit Erfahrung.

Die besten Ermittler sind oft ehemalige Mitglieder der Polizei oder anderer Ermittlungsbehörden.

Diese Personen verfügen bereits über jahrelange umfassende Kenntnisse darüber, wie man angemessene und hinterfragende Fragen stellt. Die Art von Fragen, mit denen Sie die Antworten erhalten, die Sie für eine genaue Beurteilung eines jeden Whistleblowing-Falls benötigen.

Wissen macht sich bemerkbar, und deshalb wird ein höherer Prozentsatz der Fälle abgeschlossen, wenn erfahrene Ermittler eingesetzt werden.

Erfahrung mit Whistleblowing-Untersuchungen

Dies ist ein wichtiger Bereich, der über den Erfolg oder Misserfolg einer Untersuchung entscheiden kann, und hier scheitern überraschend viele interne Untersuchungen dramatisch.

Einfach nur mangelnde Erfahrung kann zu unbeabsichtigten Fehlern führen.

Hier sind die häufigsten:

• Das Versäumnis, die Schwere der Whistleblowing-Meldung anzuerkennen und angemessen darauf zu reagieren.
• Nicht alle Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen in das Untersuchungsteam einbeziehen.
• Mangelnde Planung und Versäumnis, Parameter festzulegen.
• Wenn man von Beginn der Ermittlungen an das Anwaltsgeheimnis nicht berücksichtigt, kann dies dazu führen, dass wertvolle sensible Informationen und Beweisdokumente ungeschützt bleiben und Gegenstand von Rechtsstreitigkeiten werden.
• Löschung wichtiger Daten – entweder versehentlich oder absichtlich –, weil den Mitarbeitern keine Aufbewahrungsanweisung erteilt wurde.
• Keine Aufbewahrung von Beweismitteln, da die Server nicht in angemessenen Abständen gesichert wurden.
• Erstaunlicherweise, Sie werden es vielleicht nicht glauben, aber in der Eile, das Problem der Whistleblower zu lösen, versäumen es viele ernannte interne Ermittler, sich rechtlich beraten zu lassen. Allein dies kann später im Verlauf der Whistleblower-Untersuchung zu ernsthaften rechtlichen Problemen führen.
• Eine vermeintlich unparteiische Whistleblowing-Untersuchung untergraben, indem ein Mitglied des Untersuchungsteams, das möglicherweise in einem Interessenkonflikt steht, tatsächlich oder auch nur scheinbar daran beteiligt ist. Wenn dies wahrgenommen wird, werden lediglich die Untersuchungsergebnisse unwirksam.
• Die unbeabsichtigte Offenlegung der Identität des Hinweisgebers oder das Versäumnis, ihn vor Vergeltungsmaßnahmen zu schützen, kann oft dazu führen, dass das gesamte Whistleblowing-Verfahren beeinträchtigt wird, was zu einem Vertrauensverlust und weniger Meldungen führt.
• Wenn man nicht auf die Ergebnisse der Untersuchung reagiert, kann das fast genauso viel Unmut hervorrufen wie eine schlecht durchgeführte Untersuchung. Wenn man keine Abhilfemaßnahmen ergreift, signalisiert man allen Beteiligten – dem Hinweisgeber, den Ermittlern und allen Mitarbeitern –, dass die Untersuchung entweder wirkungslos war, nicht ernst genommen wurde oder dass die Geschäftsleitung nie die Absicht hatte, sie weiterzuverfolgen.
• Nichtbenachrichtigung oder verspätete Benachrichtigung der zuständigen Behörden, wie beispielsweise einer Finanz- oder Datenschutzbehörde, oder Unterlassung der gesetzlich vorgeschriebenen Benachrichtigung der Zivil- oder Strafverfolgungsbehörden.

Schlussfolgerung

Es reicht nicht aus, eine Whistleblowing-Richtlinie zu haben, und oft reicht es auch nicht aus, interne Mitarbeiter für die Untersuchung von Whistleblowing-Meldungen zu benennen... Es gibt einfach zu viele Dinge, die aufgrund mangelnder Erfahrung und Kenntnisse schiefgehen können.

Und das auch nur, wenn das Fehlen eines unparteiischen, unabhängigen Untersuchungsteams den Mitarbeiter nicht davon abhält, überhaupt erst Alarm zu schlagen.

Sie erhalten 7 % mehr Meldungen, wenn Sie sicherstellen, dass der Hinweisgeber anonym bleibt oder sich bei der Nutzung eines unabhängigen Dienstes wohler fühlt.

Das muss doch gut sein, oder?

Darüber hinaus ist es durch den Einsatz erfahrener und sachkundiger Ermittler weitaus wahrscheinlicher, dass Sie einen Whistleblowing-Fall lösen können, einfach weil die Ermittler Ihnen mit größerer Wahrscheinlichkeit die detaillierten Informationen liefern können, die für die Suche nach einer Lösung erforderlich sind.