Was ist eine Whistleblowing-Hotline? A Definition
Eine Whistleblowing-Hotline ist Teil eines Whistleblowing-Systems oder -Prozesses, das von einem Unternehmen, einer Organisation, einer Wohltätigkeitsorganisation oder einer staatlichen Stelle eingerichtet wurde.
Das Whistleblowing-System oder -Verfahren soll Mitarbeitern, Freiwilligen und anderen helfen, Fehlverhalten, illegales oder unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden.
Der Begriff "Whistleblowing-Hotline" stammt aus dem vordigitalen Zeitalter und bezog sich ursprünglich einfach auf eine telefonische Meldestelle. Mit dem Aufkommen der digitalen Technologie und des Internets wird der Begriff nun als Sammelbegriff für alle Formen der Kontaktaufnahme mit Hinweisgebern verwendet, einschließlich der Übermittlung von Online-Formularen, E-Mails und Sprachnachrichten sowie des nach wie vor stark genutzten Telefons selbst.
Um zu verstehen, warum eine Organisation eine Whistleblowing-Hotline einrichten sollte, lesen Sie unseren Artikel "5 gute Gründe für ein solides externes Meldesystem für Whistleblowing".
Der Begriff "Whistleblowing-Hotline" ist manchmal auch unter anderen Namen bekannt...
Manchmal scheuen Unternehmen und Organisationen den Begriff "Whistleblowing", weil sie glauben, dass es in ihrer Branche ein Fehlverhalten geben könnte.
Es gibt aber auch Branchen, die noch deutlicher sein wollen, als es der Begriff Whistleblowing-Hotline vermuten lässt, und Worte wie "Betrug" und "Schutz" verwenden. Unternehmen und Organisationen in dieser Kategorie verfolgen oft den Ansatz "tut, was auf der Verpackung steht", um absolut klar zu machen, was sie zu verhindern versuchen.
Natürlich gibt es keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wie eine Whistleblowing-Hotline heißen sollte... es hängt einfach von den Empfindlichkeiten der Unternehmenskultur innerhalb der Organisation ab.
Einige andere alternative Bezeichnungen für Whistleblowing-Hotlines, die man oft hört, sind...
- Whistleblowing-Leitung
- Whistleblowing-System
- Whistleblowing-Helpline
- Whistleblowing
- Anonymes Meldesystem
- Anonyme Hotline
- Vertrauliches Meldesystem
- Vertrauliche Hotline
- Speak-up-Leitung
- Speak-up-Hotline
- Ethik-Hotline
- Ethik-Linie
- Sicherheits-Hotline
- Betrugslinie
- Hotline zur Betrugsbekämpfung
- Betrugs-Hotline
- Schadensverhütungslinie
- Mitarbeiter-Hotline-Service
Darüber hinaus...
Viele Unternehmen und Organisationen geben ihrem Whistleblowing-System einen Namen oder ein "Branding", um zu zeigen, dass sie aktive Schritte unternehmen, um Fehlverhalten zu verhindern.
Wer würde eine Whistleblowing-Hotline nutzen?
Die rechtliche Definition des Begriffs "Whistleblower" variiert je nach Land, aus dem der Hinweisgeber kommt, aber im Wesentlichen bringt ein Whistleblower Informationen über potenzielles Fehlverhalten ans Licht und gibt der Organisation die Möglichkeit, mit der Untersuchung der Angelegenheit zu beginnen.
Bei einem Whistleblower handelt es sich in der Regel um einen Mitarbeiter oder Freiwilligen, der sich zu Wort meldet, wenn er in seiner Organisation einen möglichen Regelverstoß, ein Fehlverhalten oder eine illegale Handlung beobachtet oder davon erfährt.
Dieses potenzielle Fehlverhalten kann Betrug, Bestechung, Sexismus, Rassismus, Diskriminierung aufgrund des Alters oder der Fähigkeiten, Beschämung, Mobbing oder sogar Gewalt betreffen.
Whistleblower melden in der Regel Vorfälle, die sich an ihrem Arbeitsplatz oder in den Lieferketten oder Netzwerken, in denen sie arbeiten, ereignen.
Der Whistleblower meldet sich über einen von der Organisation eingerichteten Meldeweg. Dieser Meldekanal kann ein Festnetztelefon, ein Mobiltelefon, ein Smartphone, eine Webseite, ein Tablet, eine Voicemail, eine E-Mail oder sogar ein guter, altmodischer Brief sein.
Warum eine Whistleblowing-Hotline einrichten?
Die spezifischen Faktoren, die zur Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline führen, sind von Organisation zu Organisation unterschiedlich, aber es gibt fünf allgemeine Merkmale, die die Einrichtung eines Verfahrens oder Systems zur Meldung von Missständen erforderlich machen.
Sie sind:
- Gesetzgebung oder Governance
- Ein Vorfall hat sich ereignet
- Ein Vorfall ereignet sich
- Vorbeugung gegen einen möglichen Vorfall
- Abschreckung von potenziellen Zwischenfällen
Lassen Sie uns jeden dieser Faktoren der Reihe nach betrachten...
Gesetzgebung oder Governance
Es gibt viele Situationen, in denen ein Unternehmen, eine Organisation, eine Wohltätigkeitsorganisation oder eine Regierungsstelle durch die Gesetzgebung oder ein Leitungsgremium gezwungen sein könnte, eine Whistleblowing-Hotline einzurichten. Zwei Beispiele hierfür sind die im Dezember 2021 in Kraft getretene EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen und das bevorstehende deutsche Gesetz über die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette von 2023.
Die Triebfeder ist in diesem Fall eindeutig. Es ist die Notwendigkeit, mit dem Gesetz oder der Aufsichtsbehörde konform zu gehen.
Ein Vorfall hat sich ereignet
Es kommt vor, dass ein Unternehmen, eine Organisation, eine Wohltätigkeitsorganisation oder eine staatliche Stelle nach einem schwerwiegenden Fehlverhalten und den daraus resultierenden Gerichtsurteilen und Geldstrafen eine Whistleblowing-Hotline einrichtet.
Die treibende Kraft ist die Notwendigkeit, künftiges Fehlverhalten zu verhindern und zu zeigen, dass die Lehren daraus gezogen wurden.
Ein Vorfall ereignet sich
Manchmal ist es notwendig, eine Whistleblowing-Hotline einzurichten, weil dies eine klare und positive Reaktion auf ein Fehlverhalten ist, das gerade in diesem Moment geschieht.
Die treibende Kraft ist die Notwendigkeit, den Mitarbeitern sowie den internen und externen Interessengruppen zu zeigen, dass sofortige Maßnahmen ergriffen werden.
Vorbeugung gegen einen möglichen Vorfall
Gelegentlich kann es vorkommen, dass man sich bewusst ist, dass ein gewisses Maß an potenziellem Fehlverhalten vorliegt, es aber keine Beweise gibt. Durch die Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline versucht die Leitung der Organisation, etwaige Probleme an die Öffentlichkeit zu bringen. In diesem Fall soll die Einrichtung eines Whistleblowing-Kanals dem Hinweisgeber das Vertrauen geben, dass seine Meldung ernst genommen wird.
Die treibende Kraft ist die Notwendigkeit, festzustellen, ob es überhaupt ein Problem gibt, und wenn ja, es aufzudecken.
Abschreckung von potenziellen Zwischenfällen
Der letzte allgemeine Faktor ist die Abschreckung. In vielen Branchen oder Sektoren besteht eine gewisse Versuchung oder eine Neigung, Situationen durch Abkürzungen oder Gewalt zu lösen. Voll funktionsfähige und aktive Whistleblowing-Hotlines wirken als direkte Abschreckung gegen jegliches Fehlverhalten.
Hier geht es darum, von Fehlverhalten abzuschrecken, bevor es überhaupt geschehen ist.
Anonyme Whistleblowing-Meldungen, halbanonyme Whistleblowing-Meldungen und namentliche Whistleblowing-Meldungen
Obwohl Whistleblowing durch namentlich genannte oder halb-anonyme Personen erfolgen kann, ist die Möglichkeit, anonyme Anrufe bei einer Whistleblowing-Hotline zu tätigen, ein wesentlicher Bestandteil jeder Whistleblowing-Politik und jedes Whistleblowing-Prozesses.
Sie ist unerlässlich, da die Sicherheit des Hinweisgebers an erster Stelle steht und an manchen Arbeitsplätzen jede Identifizierung des Hinweisgebers zu Vergeltungsmaßnahmen seitens der Kollegen führen kann.
In der Tat ist die Bereitstellung eines vertraulichen Meldewegs ein wesentliches Merkmal vieler Gesetze und Verhaltenskodizes zum Schutz von Hinweisgebern.
Es ist wichtig, über eine klare und wirksame Whistleblowing-Politik zu verfügen. Werfen Sie einen Blick auf unsere kostenlose Vorlage für Whistleblowing-Richtlinien.
Welchen Nutzen hat eine vertrauliche Whistleblowing-Hotline für ein Unternehmen oder eine Organisation?
- Sie schützt die Arbeitnehmer.
Whistleblowing-Hotlines ermöglichen es den Mitarbeitern, Probleme anzusprechen, die sie bei ihrem Vorgesetzten nur ungern ansprechen würden. Dabei kann es sich um Betrug, Sexismus, Rassismus, Altersdiskriminierung oder andere Diskriminierungen handeln, die ihre Kollegen belasten könnten.
- Sie ermöglicht es Managern, Informationen zu sammeln, die zur Risikobewertung genutzt werden können.
Gute Informationen sind unerlässlich, um Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu verhindern oder erfolgreich damit umzugehen, und es gibt keine bessere Informationsquelle als die Mitarbeiter, die dort arbeiten... aber nur, wenn die Mitarbeiter nicht in Angst vor den Konsequenzen leben.
- Sie schützt den Ruf des Unternehmens.
Mitarbeiter, die keinen Zugang zu einem vertraulichen Gesprächskanal haben, werden mit großer Wahrscheinlichkeit a) nichts sagen oder b) einen öffentlichen Kanal wie die Presse oder soziale Medien nutzen. Wenn Arbeitgeber Vertraulichkeit anbieten, ist es wahrscheinlicher, dass sie von möglichem Fehlverhalten erfahren und sich vor öffentlicher Bloßstellung in einem Kanal schützen, den sie weniger beeinflussen können.
Was sind die wichtigsten Merkmale einer erfolgreichen Whistleblowing-Hotline?
- Erreichbar
Einfacher Zugang zur Hotline per Telefon, Internet, Mobiltelefon/Smartphone, Tablet, physischer Adresse oder persönlich, rund um die Uhr und 365 Tage die Woche.
- Mehrere Sprachen
Meldungen können vom Hinweisgeber bei Bedarf in seiner Muttersprache entgegengenommen werden. Dies kann durch einen zweisprachigen Call-Handler oder einen Übersetzer geschehen.
- Der Whistleblower hat die Möglichkeit der Vertraulichkeit
Whistleblower sollten die Möglichkeit haben, Probleme anonym zu melden, soweit dies möglich ist. Sie sollten auch das Recht haben, über den Fortgang einer Meldung informiert zu werden.
- Sicher
Der Anbieter der Whistleblowing-Hotline und die von ihm erbrachten Dienstleistungen sollten mit allen Rechtsvorschriften, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sowie mit den Gesetzen zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre konform sein, unabhängig davon, von wo aus der Anruf bei der Hotline getätigt wird. Alle Richtlinien und Zertifizierungen sollten auf dem neuesten Stand gehalten werden und sowohl für das Unternehmen oder die Organisation, die den Anbieter beschäftigt, als auch für den Hinweisgeber selbst zugänglich sein.
- Der vertrauliche Hotlinedienst sollte sichtbar sein
Alle Mitarbeiter, ob bestehende oder neue, sollten über den Dienst und die Gründe für seine Inanspruchnahme informiert werden. Die Sensibilisierung sollte durch regelmäßige Kommunikation und Schulung aufrechterhalten werden.
- Die Berichterstattung sollte messbar sein
Alle Meldedaten und Informationen sollten gespeichert werden, messbar sein und sich mit anderen anonymen Whistleblowing-Daten aus der Branche des Arbeitgebers vergleichen und bewerten lassen.
- Akzeptanz durch das Management
Jede Whistleblowing-Hotline, jede Schulung und jede Mitteilung an die Mitarbeiter muss als wichtig für das finanzielle Wohlergehen und den guten Ruf des Unternehmens anerkannt werden, und alle daraus resultierenden Meldungen müssen fair, unvoreingenommen und vor allem ohne Repressalien für den Whistleblower behandelt werden, wenn er sich selbst meldet oder wenn die Umstände ihn identifizieren.
- Erstreckt sich auf Lieferketten und Netzwerke
Drittlieferanten und Partner werden oft aufgefordert, Whistleblowing-Hotlines zu nutzen. Dies ermöglicht dem Arbeitgeber einen noch umfassenderen Blick auf potenzielle Risiken.
Wie man eine Whistleblowing-Hotline einrichtet
Viele Unternehmen und Organisationen haben eine eigene interne Whistleblowing-Politik und eigene Hotlines. Sie werden oft von ihren eigenen Mitarbeitern verwaltet - in der Regel vom Chefsyndikus, von der Personalabteilung oder einem speziell dafür vorgesehenen Team.
Dies wirft bei potenziellen Hinweisgebern einige Vertrauens- und Vertraulichkeitsprobleme auf. Ist alles, was sie sagen, wirklich vertraulich? Was passiert, wenn Mitglieder des HR-Teams auch mit jemandem befreundet sind, der im Mittelpunkt einer Whistleblowing-Meldung steht?
Es gibt auch eine Kosten-Zeit-Overhead-Auswirkung. Wenn es um eine solche Nischenaufgabe geht, gibt es nur sehr wenige Menschen, die genau wissen, wie man ein Whistleblowing-System am besten einführt oder pflegt.
Aus diesem Grund sind die meisten Ethik-Meldesysteme an eine Handvoll Anbieter von Whistleblowing-Diensten ausgelagert.
Anbieter von Whistleblowing-Hotlines sind Experten auf ihrem Gebiet und können Sie zu Kosten, Verfahren, Umsetzung, Kommunikation und Meldestatistiken beraten. Anbieter wie Safecall können innerhalb von 24 Stunden eine vertrauliche Hotline für Sie einrichten und in Betrieb nehmen. Wir können auch eine Erstberatung durchführen und bieten eine kostenlose Vorlage für eine Whistleblower-Richtlinie an.
Die häufigsten Fragen zur Implementierung einer Whistleblowing-Hotline, die Safecall gestellt werden, finden Sie in unserem Artikel "Die 10 häufigsten Fragen zur Implementierung einer Whistleblowing-Hotline, die uns gestellt werden".
Wahl einer externen Whistleblowing-Hotline
Die Auslagerung der Whistleblower-Helpline an einen externen Dienstleister ist ein gängiger Ansatz vieler Organisationen. Intern wird sie in der Regel entweder von einem Chefsyndikus oder einem Personaldirektor oder -manager betreut.
Anbieter von Whistleblowing-Diensten, Anbieter von Ethik-Hotlines oder Anbieter von Whistleblowing-Diensten... was auch immer man darunter versteht... sie fallen in der Regel in drei Hauptkategorien:
Unternehmenshotline-Anbieter
Dabei handelt es sich um große, weltweit tätige Unternehmen, die eine Whistleblowing-Helpline als Teil eines breiten Spektrums ineinandergreifender ESG-Dienste (Environmental Social Governance) anbieten.
Das Positive an der Zusammenarbeit mit einem Unternehmen ist, dass alles so konzipiert ist, dass es nahtlos zusammenarbeitet.
Aber es gibt auch einige negative Aspekte.
Erstens: die Kosten.
Ja, viele dieser Anbieter von Ethik-Hotlines helfen Ihnen bei der Einrichtung einer Whistleblowing-Hotline, aber ihr Whistleblowing-Service ist so konzipiert, dass er am besten in Verbindung mit all ihren zusätzlichen ESG-Produkten und Servicemodulen funktioniert... und das kann die Gesamtkosten erheblich erhöhen.
Zweitens handelt es sich um Unternehmen, und viele von ihnen sind von wirklich globaler Größe.
Das bedeutet, dass der Kauf eines einzelnen Whistleblowing-Dienstes zwar für den Kunden ein "wohlüberlegter Kauf" sein mag, für den Anbieter aber nur einen relativ geringen Umsatz bedeutet. Und dies kann oft mit einem geringeren Niveau des Kundendienstes einhergehen, der oft durch große Callcenter erbracht wird, die sich nicht einmal unbedingt in derselben geografischen Region befinden.
Und drittens hat der Druck zugenommen, Whistleblower dazu zu bewegen, Online-Meldungen abzugeben, anstatt mit einem Call-Handler über eine Whistleblower-Hotline zu sprechen.
Aus Unternehmenssicht ist dies zwar verständlich - es senkt die Gemeinkosten eines Anbieters, wenn man das menschliche Element reduzieren kann -, aber es kann auch die Menge der Informationen, die der Hinweisgeber liefert, stark einschränken. Und je weniger sachliche Informationen durch eine Meldung gewonnen werden, desto geringer ist die Chance, dass ein mögliches Fehlverhalten aufgeklärt werden kann.
Mit anderen Worten: Der inhärente Wert einer Whistleblowing-Hotline - die Tatsache, dass ein Mensch zur Verfügung steht, um so viele Informationen wie möglich aus einer Meldung zu erhalten - wird möglicherweise an den Rand gedrängt, um die Kosten für die Anbieter zu begrenzen.
Kleine Whistleblowing-Dienstleister
Inzwischen gibt es auch mehrere Anbieter von Whistleblowing-Apps und Websites, die sich auf die Anzeige von Missständen beschränken.
Der Vorteil dieser Anbieter ist, dass die Meldekanäle alle für die Nutzung auf Mobiltelefonen optimiert sind und fast jeder Mitarbeiter ein solches Gerät besitzt.
Sie sind in der Regel auch billig, und das macht sie ideal, wenn der Käufer einfach nur ein Kästchen abhaken will.
Aber es ist eine falsche Einsparung, wenn der Kunde tatsächlich versucht, Rufschädigung durch Fehlverhalten in seiner Organisation zu verhindern oder zu minimieren.
Das ist aus drei Gründen falsch...
- Viele nationale Whistleblowing-Gesetze verlangen von Unternehmen und Organisationen ausdrücklich, dass sie sowohl online als auch mündlich über Kanäle verfügen, über die sie potenzielles Fehlverhalten am Arbeitsplatz melden können.
Das bedeutet, dass das Fehlen einer Telefon-Hotline oder sogar die Bereitstellung einer Voicemail einfach nicht konform ist.
- Selbst wenn der Anbieter über eine Hotline verfügt, ist sein Hauptkanal die Online-Meldung von Missständen, so dass diese nicht unbedingt in angemessenem Umfang besetzt ist, weil er von Meldungen über diesen Kanal abhalten will.
- Kleine Anbieter haben die Tendenz, zu scheitern oder aufgekauft zu werden, mit allen damit verbundenen Problemen für den Kunden.
Engagierte Anbieter von Whistleblowing-Hotlines
Die besten dieser externen Anbieter - in den USA oft Hotline-Anbieter genannt - sind Whistleblowing-Experten im wahrsten Sinne des Wortes.
Sie bieten Unternehmen und Organisationen hochspezialisierte, oft maßgeschneiderte Beratung zu Whistleblowing und Ethik-Hotlines.
Der Vorteil der Inanspruchnahme eines spezialisierten Whistleblowing-Dienstleisters besteht darin, dass der Kunde garantiert die bestmögliche Beratung erhält, da er sich ausschließlich auf diese Aufgabe konzentriert.
Sie zeigen dem Kunden, wie es geht:
- Umsetzung einer rechtskonformen Whistleblowing-Politik
- Umsetzung des Systems zur Meldung von Missständen und der Verfahren zur Meldung von Missständen
- Bekanntmachung der Whistleblowing-Kanäle und -Hotline bei den Mitarbeitern
- Schulung von Managern, die Hinweise auf Missstände melden
- Triage-Berichte
- Richtiges Untersuchen von Vorfällen
- zusätzliche Unterstützung bei der Untersuchung von Whistleblowing, um die Bearbeitung und Lösung besonders schwieriger Fälle zu erleichtern
Es gibt aber auch Schattenseiten.
Ein engagierter Anbieter von Mitarbeiter-Hotlines ist nicht der billigste, aber der zuverlässigste, und er stellt den Kunden und seine Mitarbeiter an die erste Stelle, denn das ist seine Existenzberechtigung.
Und weil sie Spezialisten sind, bieten sie ein einziges Whistleblowing-System an und nicht nur ein Modul, das Teil eines größeren ESG-Pakets ist.
Suchen Sie eine Vorlage für eine Whistleblower-Richtlinie?
Die Umsetzung einer klaren Whistleblowing-Politik fördert eine Kultur, in der Bedenken frühzeitig geäußert werden.
Dies erleichtert es den Arbeitgebern, auf Bedenken einzugehen und möglicherweise schwerwiegende Verfehlungen und Rufschädigung zu verhindern, bevor sie den Aufsichtsbehörden oder der Presse gemeldet werden.
Safecall verfügt über jahrelange Erfahrung und Fachwissen in der Whistleblowing-Branche und hat für Sie eine kostenlose Vorlage für eine Whistleblower-Richtlinie zusammengestellt.
Laden Sie Ihre KOSTENLOSE Vorlage für Whistleblowing-Richtlinien herunter