EU-Whistleblowing-Vorschriften, eine kurze Zusammenfassung
Als die EU-Richtlinie zum Schutz von Informanten am 21. Dezember 2021 in Kraft trat, begannen Regierungen und Organisationen in allen EU-Ländern, die Vorschriften in ihre nationalen Gesetze aufzunehmen.
Darüber hinaus versuchten auch Organisationen in Ländern außerhalb der EU, wie dem Vereinigten Königreich, zu verstehen, wie sich die neue EU-Richtlinie auch auf sie auswirken könnte. Wenn beispielsweise in den Brexit-Protokollen "gleiche Wettbewerbsbedingungen" gefordert werden, liegt es auf der Hand, dass auch die neuen EU-Vorschriften für die Meldung von Missständen in gewisser Weise übernommen werden müssen.
Ebenso gibt es Tausende von Unternehmen und Organisationen, die ihren Hauptsitz im Vereinigten Königreich haben, aber über regionale Niederlassungen oder Lieferketten in der EU verfügen. Wie könnte sich die Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern auf diese auswirken?
Sechs Monate später beginnen wir zu verstehen.
Was sind noch einmal die wichtigsten Leitlinien? Was müssen die Unternehmen und Organisationen tun?
In den wichtigsten Leitlinien der EU-Richtlinie zum Schutz von Informanten werden Unternehmen und Organisationen dazu aufgefordert:
- Bieten Sie mehrere Kanäle für die Meldung von Missständen an, z. B. Telefon, Internet, Schriftverkehr, persönliches Gespräch usw.
- Schutz der Vertraulichkeit des Hinweisgebers
- Schutz von Whistleblowern vor Vergeltungsmaßnahmen oder negativen Folgen ihrer Meldung
- den Erhalt der Meldung innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen
- bestätigen, dass sie geeignete Maßnahmen zur Bearbeitung der Meldung des Hinweisgebers ergriffen haben
- dem Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten ein Update zu seiner Meldung zukommen lassen
- Förderung leicht zugänglicher und vertraulicher Meldekanäle oder -systeme, damit der Hinweisgeber weiß, welcher für ihn oder sein Anliegen am effektivsten ist
Wie bei der Einführung der meisten Vorschriften und Regelungen sind diese Änderungen natürlich leichter gesagt als getan, insbesondere wenn die Lösungen von Branche zu Branche, von Land zu Land und von Mitarbeiterzahl zu Mitarbeiter variieren.
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur Umsetzung der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen, sechs Monate nach der Einführung der Vorschriften.
Wie handhaben wir Whistleblowing-Meldungen auf der Ebene der Konzerngesellschaften und wie unterscheidet sich dies von der Ebene der Tochtergesellschaften?
Die EU-Kommission hat klargestellt[1], dass die Richtlinie von größeren Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten verlangt, lokale Berichtswege einzurichten, und das schließt auch Konzerntöchter ein.
Wenn eine Organisation also mehrere Niederlassungen in mehreren Ländern hat, muss es in jedem Land ein lokales System zur Meldung vertraulicher Hinweise geben.
Die EU-Richtlinie zum Schutz von Informanten erlaubt es jedoch Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern, die Meldewege gemeinsam zu nutzen.
Was bedeutet das für die Praxis?
Dies bedeutet, dass Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern keine Wahl haben. Wenn Sie Tochtergesellschaften in der EU haben, müssen Sie ein lokales - d. h. nationales, auf das jeweilige Land bezogenes - System vertraulicher Meldewege einrichten, selbst wenn sich Ihr Hauptsitz außerhalb der EU befindet, und das gilt natürlich auch für britische Unternehmen.
Auch wenn Sie ein Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich sind, das keine Tochtergesellschaften in der EU hat, aber mit Lieferketten in der EU zu tun hat, können Sie durch die Einführung einer britischen Version eines Systems zur Meldung von Missständen ein gleichwertiges Verfahren einführen, was einfach als gute Geschäftspraxis angesehen wird.
Unabhängig davon, wie viele Tochtergesellschaften beteiligt sind, sollte die Lösung für die Meldung von Hinweisen in allen Ländern die gleiche sein. Dies ermöglicht es Ihnen, Meldungen auf nationaler Ebene zu erhalten, und erlaubt auch die Zusammenfassung von Meldungen auf Konzernebene.
Dies erklärt, warum das Outsourcing eines Anbieters von Whistleblowing-Hotlines im Jahr 2022 zugenommen hat. Diese bieten Whistleblowing-Lösungen an, die über nationale Grenzen hinweg angewendet werden können.
Gibt es Ausnahmen von den Verpflichtungen der Arbeitnehmerregel?
Ja, es gibt eine kleine Anzahl von Organisationen, die unabhängig von der Anzahl ihrer Mitarbeiter die EU-Richtlinie über das Pfeifenblasen befolgen müssen. Dazu gehören vor allem Finanzdienstleistungen und Kreditinstitute.
Welches Maß an Kommunikation ist erforderlich, um meinen Mitarbeitern die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern zu vermitteln?
Eine gute Faustregel lautet: "Je mehr, desto besser".
Whistleblowing kann mit Vertrauensproblemen behaftet sein. In Umfragen stellen wir regelmäßig fest, dass Mitarbeiter aus Angst vor Vergeltungsmaßnahmen zögern, Meldungen zu machen. Durch die offene Bereitstellung detaillierter Informationen über die EU-Richtlinie zur Meldung von Missständen können die Mitarbeiter erkennen, dass die Organisation ihre Pflicht zur Meldung von Missständen ernst nimmt.
Der erste Schritt ist die Einrichtung eines zentralen Whistleblower-Bereichs für Mitarbeiter innerhalb der Organisation, in dem folgende Informationen zu finden sind:
- Whistleblowing-Politik
- Verhaltenskodizes
- Informationen über den Zugang zu Whistleblowing-Kanälen
- Der Whistleblowing-Prozess
- Informationen über die Erwartungen nach der Berichterstattung
- Rückmeldung über den Mechanismus für die Meldung von Missständen
- Referenzdokumentation zur EU-Richtlinie über den Schutz von Informanten (Whistleblowing)
Darauf muss ein Einführungsprojekt folgen, das mehrere Kommunikationskanäle umfasst - E-Mail, Plakate, Intranet, Artikel im internen Newsletter usw.
Wir haben jedoch unter anderem gelernt, dass die Kommunikationsebene mit regelmäßigen Erinnerungsschreiben fortgesetzt werden muss.
Wenn in der internen Kommunikation und Schulung nicht ständig daran erinnert wird, was das Whistleblowing-Verfahren ist und wie es anzuwenden ist, dann glauben Personalabteilungen und leitende Angestellte oft, dass sie ihr Ziel erreicht haben.
In der Realität führen Mitarbeiterwechsel und eine "aus den Augen, aus dem Sinn"-Haltung dazu, dass die Effektivität von Whistleblower-Mitteilungen, die stattgefunden haben, nachlässt. Und wenn dies geschieht, kann es trotz eines vertraulichen Meldeverfahrens dazu führen, dass Probleme eher öffentlich als intern gemeldet werden, wodurch das Problem weniger kontrollierbar wird.
Die besten Anbieter von Whistleblowing-Lösungen sind in der Lage, Ihnen bei Ihrer internen Kommunikation zu helfen. Fragen Sie sie, welche Unterstützung sie Ihnen bieten können.
Sollte ich anonyme Whistleblowing-Meldungen anders behandeln?
Wenn überhaupt, sollten anonyme Meldungen genauso behandelt werden wie namentliche oder halb-anonyme Whistleblowing-Meldungen. Nur wenn man anonyme Meldungen ernst nimmt und in deren Lösung investiert, wird die Organisation von ihren Mitarbeitern als authentisch und vertrauenswürdig angesehen.
Es ist nicht immer notwendig, die persönlichen Daten eines Hinweisgebers zu kennen, um ein Problem zu erkennen, zu verstehen und eine Lösung dafür zu finden, und die besten Anbieter von Whistleblowing-Hotline-Lösungen bieten Berichte an, die dies ermöglichen. Safecall zum Beispiel bietet Organisationen die Möglichkeit, mit anonymen und halb-anonymen Hinweisgebern über ihr vertrauliches Online-Management-System zu kommunizieren. Jede Kommunikation wird protokolliert und mit einem Zeitstempel versehen.
Was passiert also, wenn ein EU-Mitgliedstaat die EU-Richtlinie zum Schutz von Informanten noch nicht in sein nationales Recht aufgenommen hat?
Der beste Rat, den wir geben können, ist, sich für die umfassenderen verfügbaren Berichtssysteme zu entscheiden.
Der Grund für diesen Vorschlag ist, dass die EU-Richtlinie nur besagt, dass jedes Land die erforderlichen Mindestschutzstandards übernehmen sollte, dass aber jeder Mitgliedstaat die Befugnis haben sollte, die Regeln nach eigenem Ermessen zu erweitern.
Das bedeutet, dass jedes Land über die EU-Richtlinie hinausgehen kann. Je umfassender Ihr Ethik-Berichtssystem also ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie die Gesetze eines Landes einhalten, wenn diese schließlich umgesetzt werden.
Möchten Sie mehr wissen?
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Safecall Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation dabei unterstützen kann, die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern einzuhalten, laden Sie unser Whitepaper zur EU-Hinweisgeberrichtlinieherunter, und werfen Sie einen Blick auf unsere Safecall-Übersicht über Whistleblowing und Whistleblowing-Prozess Seite.
[1] Am 2. Juni 2021 und am 29. Juni 2021 veröffentlichte Erklärungen der EU-Kommission