EU-Whistleblowing-Vorschriften, eine kurze Zusammenfassung
Als dieEU-Whistleblower-Schutzrichtlinieam 21. Dezember 2021 in Kraft trat, begannen Regierungen und Organisationen in allen EU-Ländern damit, die Vorschriften in ihre nationalen Gesetze zu übernehmen.
Darüber hinaus begannen auch Organisationen in Ländern außerhalb der EU, wie beispielsweise Großbritannien, zu untersuchen, inwiefern die neue EU-Richtlinie auch sie betreffen könnte. Wenn beispielsweise die Brexit-Protokolle „gleiche Wettbewerbsbedingungen“ forderten, dann wäre es naheliegend, dass auch alle neuen EU-Whistleblowing-Vorschriften in irgendeiner Form übernommen werden müssten.
Ebenso gibt es Tausende von Unternehmen und Organisationen, die ihren Hauptsitz im Vereinigten Königreich haben, aber Regionalbüros oder Lieferketten innerhalb der EU unterhalten. Wie könnte sich die Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern auf diese auswirken?
Sechs Monate später beginnen wir zu verstehen.
Was sind noch einmal die wichtigsten Leitlinien? Was müssen Unternehmen und Organisationen tun?
Die wichtigsten Leitlinien der EU-Whistleblower-Schutzrichtlinie forderten Unternehmen und Organisationen auf:
- Stellen Sie mehrere Kanäle für die Meldung von Missständen bereit, z. B.: Telefon, Internet, schriftlich, mündlich von Angesicht zu Angesicht usw.
- Schützen Sie die Vertraulichkeit von Whistleblowern
- Schützen Sie Whistleblower vor Vergeltungsmaßnahmen oder negativen Folgen, die sich aus ihrer Meldung ergeben.
- Bestätigen Sie den Erhalt der Whistleblowing-Meldung innerhalb von sieben Tagen.
- Bestätigen Sie, dass sie geeignete Maßnahmen ergriffen haben, um die Meldung der Whistleblower zu bearbeiten.
- Reagieren Sie innerhalb von drei Monaten auf den Hinweisgeber mit einem Update zu seiner Meldung.
- Fördern Sie leicht zugängliche und vertrauliche Meldewege oder -systeme, damit der Hinweisgeber weiß, welche für ihn oder sein Anliegen am effektivsten sind.
Natürlich sind diese Änderungen, wie bei der Einführung der meisten Regeln und Vorschriften, leichter gesagt als getan, insbesondere wenn die Lösungen je nach Branche, Land und Mitarbeiterzahl variieren.
Hier finden Sie die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie sechs Monate nach Einführung der Vorschriften.
Wie gehen wir mit Whistleblowing-Meldungen auf Konzernebene um und wie unterscheidet sich dies von der Ebene der Tochtergesellschaften?
Die EU-Kommission hat klargestellt[1], dass die Richtlinie größere Unternehmen mit 250 oder mehr Beschäftigten verpflichtet, lokale Meldewege einzurichten, und dass dies auch für Tochtergesellschaften des Konzerns gilt.
Wenn ein Unternehmen also mehrere Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern hat, muss es in jedem Land ein lokales vertrauliches Meldesystem für Whistleblower geben.
Die EU-Whistleblowing-Schutzrichtlinie erlaubt es jedoch Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten, Meldekanäle gemeinsam zu nutzen.
Was bedeutet das in der Praxis?
Das bedeutet, dass Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern keine Wahl haben. Wenn Sie Tochtergesellschaften innerhalb der EU haben, müssen Sie lokale – d. h. nationale, für das jeweilige Land geltende – vertrauliche Meldewege einrichten, selbst wenn sich Ihr Hauptsitz außerhalb der EU befindet. Dies gilt natürlich auch für britische Unternehmen.
Selbst wenn Sie ein Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich sind, das keine Tochtergesellschaften in der EU hat, aber mit Lieferketten innerhalb der EU zu tun hat, bieten Sie durch die Einführung einer britischen Version eines Whistleblower-Meldesystems einen gleichwertigen Prozess, was einfach als gute Geschäftspraxis angesehen wird.
Es ist also klar, dass unabhängig von der Anzahl der Tochtergesellschaften in allen Ländern dieselbe Lösung für die Meldung von Missständen verwendet werden sollte. Auf diese Weise können Sie Meldungen auf nationaler Ebene entgegennehmen und diese auch auf Konzernebene zusammenfassen.
Dies erklärt, warum die Auslagerung von Whistleblowing-Hotline-Anbietern im Jahr 2022 zugenommen hat. Diese bieten Whistleblowing-Lösungen, die über nationale Grenzen hinweg eingesetzt werden können.
Gibt es Ausnahmen von den Verpflichtungen der Arbeitnehmerregelung?
Ja, es gibt eine kleine Anzahl von Organisationen, die unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl verpflichtet sind, die EU-Whistleblowing-Richtlinie zu befolgen. Dazu zählen vor allem Finanzdienstleister und Kreditinstitute.
Welches Maß an Kommunikation ist erforderlich, um meinen Mitarbeitern die EU-Whistleblowing-Schutzrichtlinie zu vermitteln?
Eine gute Faustregel lautet: „Je mehr, desto besser“.
Whistleblowing kann mit Vertrauensproblemen behaftet sein. In Umfragen stellen wir regelmäßig fest, dass Mitarbeiter aus Angst vor Vergeltungsmaßnahmen zögern, Whistleblowing-Meldungen zu machen. Durch die offene Bereitstellung detaillierter Informationen über die EU-Whistleblowing-Richtlinie können Mitarbeiter erkennen, dass das Unternehmen ihre Whistleblowing-Pflicht ernst nimmt.
Der erste Schritt besteht darin, einen zentralen Bereich für Whistleblower innerhalb der Organisation einzurichten, in dem Folgendes zu finden ist:
- Whistleblowing-Richtlinie
- Verhaltenskodizes
- Informationen zum Zugang zu Whistleblowing-Kanälen
- Der Whistleblowing-Prozess
- Informationen zu den Erwartungen nach der Berichterstattung
- Feedback zum Mechanismus des Whistleblowing-Verfahrens
- Referenzdokumentation zur EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern
Darauf muss ein Startprojekt folgen, das mehrere Kommunikationskanäle umfasst – E-Mail, Plakate, Intranet, Artikel im internen Newsletter usw.
Aber eine der Lektionen, die wir gelernt haben, ist, dass die Kommunikation durch regelmäßige Erinnerungen aufrechterhalten werden muss.
Wenn Erinnerungen daran, was der Whistleblowing-Prozess ist und wie er anzuwenden ist, nicht kontinuierlich in die interne Kommunikation und Schulungen einfließen, können Personalabteilungen und Führungskräfte oft glauben, dass sie ihr Ziel erreichen.
In der Realität beeinträchtigen Mitarbeiterfluktuation und eine „Aus den Augen, aus dem Sinn“-Haltung zunehmend die Wirksamkeit von Whistleblower-Meldungen. In diesem Fall kann es trotz eines vertraulichen Meldeverfahrens dazu kommen, dass Probleme öffentlich statt intern gemeldet werden, wodurch sie weniger kontrollierbar werden.
Die besten Anbieter von Whistleblowing-Lösungen können Ihnen bei Ihrer internen Kommunikation helfen. Fragen Sie sie, welche Unterstützung sie Ihnen bieten können.
Sollte ich anonyme Whistleblowing-Meldungen anders behandeln?
Anonyme Meldungen sollten genauso behandelt werden wie namentliche oder halb-anonyme Whistleblowing-Meldungen. Nur wenn anonyme Meldungen ernst genommen werden und in deren Aufklärung investiert wird, wird die Organisation von ihren Mitarbeitern als authentisch und vertrauenswürdig angesehen.
Es ist nicht immer notwendig, die persönlichen Daten eines Hinweisgebers zu kennen, um ein Problem zu erkennen, zu verstehen und eine Lösung dafür zu finden. Die besten Anbieter von Whistleblowing-Hotlines stellen Ihnen Berichte zur Verfügung, die Ihnen genau das ermöglichen. Safecall beispielsweise bietet Unternehmen die Möglichkeit, über ihr vertrauliches Online-Managementsystem mit anonymen und halb-anonymen Hinweisgebern zu kommunizieren. Jede Kommunikation wird protokolliert und mit einem Zeitstempel versehen.
Was passiert also, wenn ein EU-Mitgliedstaat die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern noch nicht in sein nationales Recht umgesetzt hat?
Der beste Rat, den wir geben können, ist, sich für die umfassenderen Berichtssysteme zu entscheiden, die verfügbar sind.
Der Grund für diesen Vorschlag ist, dass die EU-Richtlinie lediglich vorsieht, dass jedes Land die erforderlichen Mindestschutzstandards einführen sollte, aber dass jeder Mitgliedstaat sich befugt fühlen sollte, die Vorschriften nach eigenem Ermessen zu erweitern.
Das bedeutet, dass jedes Land über die EU-Richtlinie hinausgehen könnte. Je umfassender also Ihr Ethik-Berichterstattungssystem ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie die Gesetze eines Landes einhalten, wenn diese schließlich umgesetzt werden.
Möchten Sie mehr erfahren?
Um mehr darüber zu erfahren, wie Safecall Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation dabei helfen kann, die EU-Whistleblower-Schutzrichtlinie einzuhalten, laden Sie unser Whitepaper zur EU-Whistleblowing-Richtlinieherunter und werfen Sie einen Blick auf unsere Übersicht über Safecall Whistleblowing und Whistleblowing-Prozess .
[1]Erklärungen der EU-Kommission vom 2. Juni 2021 und vom 29. Juni 2021