Règles européennes en matière de dénonciation, bref récapitulatif
Lorsque ladirective européenne sur la protection des lanceurs d'alerteest entrée en vigueur le 21 décembre 2021, les gouvernements et les organisations des pays de l'UE ont commencé à transposer ces règles dans leur législation nationale.
En outre, des organisations situées dans des pays hors de l'UE, comme le Royaume-Uni, ont également commencé à essayer de comprendre comment la nouvelle directive européenne pourrait les affecter. Par exemple, si les protocoles du Brexit exigeaient des « conditions de concurrence équitables », il est évident que toute nouvelle règle européenne en matière de dénonciation devrait également être reproduite d'une manière ou d'une autre.
De même, des milliers d'entreprises et d'organisations ont leur siège social au Royaume-Uni, mais disposent de bureaux régionaux ou de chaînes d'approvisionnement au sein de l'UE. Comment la directive sur la protection des lanceurs d'alerte pourrait-elle les affecter ?
Six mois plus tard, nous commençons à comprendre.
Quelles sont les principales directives ? Que doivent faire les entreprises et les organisations ?
Les principales lignes directrices de la directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte demandaient aux entreprises et aux organisations :
- Fournir plusieurs canaux pour effectuer un signalement, par exemple : téléphone, Internet, écrit, verbalement en face à face, etc.
- Protéger la confidentialité des lanceurs d'alerte
- Protéger les lanceurs d'alerte contre les représailles ou les conséquences négatives découlant de leur signalement.
- Accuser réception du signalement dans un délai de sept jours.
- Confirmer qu'ils ont pris les mesures appropriées pour traiter le signalement des lanceurs d'alerte.
- Répondre au lanceur d'alerte en lui fournissant une mise à jour sur son rapport dans un délai de trois mois.
- Promouvoir des canaux ou des systèmes de signalement facilement accessibles et confidentiels afin que le lanceur d'alerte sache lequel sera le plus efficace pour lui ou pour son problème.
Bien sûr, comme pour la plupart des règles et réglementations, ces changements sont plus faciles à dire qu'à faire, surtout lorsque les solutions varient d'un secteur à l'autre, d'un pays à l'autre et en fonction du nombre d'employés.
Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées concernant la mise en œuvre de la directive européenne sur les lanceurs d'alerte, six mois après l'introduction des règles.
Comment traitons-nous les signalements d'alerte au niveau des entités du groupe et en quoi cela diffère-t-il du niveau des filiales ?
La Commission européenne a clairement indiqué[1]que la directive impose aux grandes entreprises de 250 salariés ou plus de mettre en place des canaux de signalement locaux, y compris dans les filiales du groupe.
Ainsi, si une organisation possède plusieurs filiales dans plusieurs pays, il doit exister un système local de signalement confidentiel dans chaque pays.
Cependant, la directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte autorise les entreprises comptant entre 50 et 249 employés à partager leurs canaux de signalement.
Qu'est-ce que cela signifie concrètement ?
Cela signifie que les entreprises de plus de 250 employés n'ont pas le choix. Si vous avez des filiales au sein de l'UE, vous devez mettre en place un ensemble de canaux de signalement confidentiels locaux (c'est-à-dire nationaux, propres à ce pays), même si votre siège social se trouve en dehors de l'UE, et cela s'applique évidemment aussi aux entreprises britanniques.
De même, même si vous êtes une entreprise basée au Royaume-Uni, sans filiale dans l'UE, mais qui traite avec des chaînes d'approvisionnement au sein de l'UE, en mettant en place une version britannique d'un système de signalement des lanceurs d'alerte, vous fournissez un processus équivalent, ce qui sera considéré comme une bonne pratique commerciale.
Il est donc clair que, quel que soit le nombre de filiales concernées, toute solution de signalement doit être la même dans tous les pays. Cela vous permet de recevoir les signalements au niveau national, mais aussi de les regrouper au niveau du groupe.
Cela explique pourquoi l'externalisation des services d'une hotline de signalement a augmenté en 2022. Ces services fournissent des solutions de signalement qui peuvent être appliquées au-delà des frontières nationales.
Existe-t-il des exemptions aux obligations prévues par la règle relative aux employés ?
Oui, un petit nombre d'organisations sont tenues de se conformer à la directive européenne sur la dénonciation, quel que soit leur nombre d'employés. Il s'agit principalement des services financiers et des établissements de crédit.
Quel niveau de communication est nécessaire pour informer mes employés de la directive européenne relative à la protection des lanceurs d'alerte ?
Une bonne règle générale est « plus il y en a, mieux c'est ».
Le lancement d'alerte peut être source de problèmes de confiance. Dans les enquêtes, nous constatons régulièrement que les employés hésitent à lancer l'alerte par crainte de représailles. En fournissant ouvertement des informations détaillées sur la directive européenne relative au lancement d'alerte, vous aidez les employés à comprendre que l'organisation prend leur devoir de lancement d'alerte au sérieux.
La première étape consiste à mettre en place un espace centralisé dédié aux lanceurs d'alerte pour les employés au sein de l'organisation, où les éléments suivants peuvent être trouvés :
- Politique de dénonciation
- Codes de conduite
- Informations sur la manière d'accéder aux canaux de signalement
- Le processus de dénonciation
- Informations sur les attentes après la déclaration
- Commentaires sur le mécanisme de dénonciation
- Documentation de référence sur la directive européenne relative à la protection des lanceurs d'alerte
Cela doit être suivi d'un projet de lancement impliquant plusieurs canaux de communication : e-mails, affiches, intranet, articles dans la newsletter interne, etc.
Mais l'une des choses que nous avons apprises, c'est qu'il faut maintenir le niveau de communication en envoyant régulièrement des rappels.
Si les rappels sur ce qu'est le processus de dénonciation et comment l'utiliser ne sont pas continuellement intégrés dans les communications internes et les formations, les services RH et les cadres supérieurs peuvent souvent croire qu'ils atteignent leur objectif.
En réalité, le roulement du personnel et l'attitude « loin des yeux, loin du cœur » commencent à nuire à l'efficacité des communications des lanceurs d'alerte. Si cela se produit, malgré la mise en place d'un processus de signalement confidentiel, les problèmes pourraient être rendus publics plutôt que signalés en interne, ce qui rendrait la situation moins contrôlable.
Les meilleurs fournisseurs de solutions de dénonciation pourront vous aider dans vos communications internes. Demandez-leur quel type d'assistance ils peuvent vous apporter.
Dois-je traiter différemment les signalements anonymes ?
Au contraire, les signalements anonymes devraient être traités exactement de la même manière que les signalements nominatifs ou semi-anonymes. Ce n'est qu'en prenant au sérieux les signalements anonymes et en s'investissant pour les résoudre que l'organisation sera considérée comme authentique et digne de confiance par ses employés.
Il n'est pas toujours nécessaire de connaître les informations personnelles d'un lanceur d'alerte pour reconnaître, comprendre et mettre en œuvre une solution à un problème, et les meilleurs fournisseurs de solutions de hotline d'alerte fourniront des rapports qui vous permettront de le faire. Par exemple, Safecall offre aux organisations la possibilité de communiquer avec des lanceurs d'alerte anonymes et semi-anonymes grâce à son système de gestion confidentiel en ligne. Chaque communication est enregistrée et horodatée.
Que se passe-t-il si un État membre de l'UE n'a pas encore transposé la directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte dans sa législation nationale ?
Le meilleur conseil que nous pouvons vous donner est d'opter pour les systèmes de reporting les plus complets disponibles.
La raison pour laquelle nous suggérons cela est que la directive européenne stipule uniquement que chaque pays doit adopter les normes minimales de protection requises, mais que chaque État membre doit se sentir habilité à élargir les règles comme il le juge approprié.
Cela signifie que chaque pays pourrait aller plus loin que la directive européenne. Ainsi, plus votre système de reporting éthique est complet, plus vous avez de chances de vous conformer aux lois d'un pays lorsqu'elles seront finalement transposées.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Pour en savoir plus sur la manière dont Safecall peut aider votre entreprise ou votre organisation à rester conforme à la directive européenne sur la protection des lanceurs d'alerte, téléchargez notre livre blanc sur la directive européenne relative à la protection des lanceurs d'alerteet consultez notre présentation générale de Safecall sur le lancement d'alerte et notre processus de signalement .
[1]Déclarations de la Commission européenne publiées le 2 juin 2021 et le 29 juin 2021.