Les règles de l'UE en matière de dénonciation, un bref rappel
Lorsque la directive européenne sur la protection des dénonciateurs est entrée en vigueur le 21 décembre 2021, les gouvernements et les organisations des pays de l'UE ont commencé à introduire les règles dans leur législation nationale.
En outre, les organisations des pays extérieurs à l'UE, comme le Royaume-Uni, ont également commencé à essayer de comprendre comment la nouvelle directive de l'UE pourrait les affecter. Par exemple, si les protocoles du Brexit appelaient à des "règles du jeu équitables", il est évident que toute nouvelle règle de l'UE en matière de dénonciation devrait également être reproduite d'une manière ou d'une autre.
De même, des milliers d'entreprises et d'organisations ont leur siège social au Royaume-Uni mais possèdent des bureaux régionaux ou des chaînes d'approvisionnement dans l'UE. Comment la directive sur la protection des dénonciateurs pourrait-elle les affecter ?
Six mois plus tard, nous commençons à comprendre.
Quelles sont les principales lignes directrices ? Que doivent faire les entreprises et les organisations ?
Les principales lignes directrices de la directive européenne sur la protection des dénonciateurs demandaient aux entreprises et aux organisations de.. :
- Prévoir plusieurs canaux de dénonciation, à savoir le téléphone, l'internet, l'écrit, le face-à-face verbal, etc.
- Protéger la confidentialité des dénonciateurs
- Protéger les dénonciateurs contre les représailles ou les conséquences négatives découlant de leur signalement
- Accuser réception de la dénonciation dans un délai de sept jours
- Confirmer qu'ils ont pris les mesures appropriées pour traiter le rapport du dénonciateur
- Répondre au dénonciateur avec une mise à jour de son rapport dans un délai de trois mois.
- Promouvoir des canaux ou des systèmes de signalement facilement accessibles et confidentiels afin que le dénonciateur sache lequel sera le plus efficace pour lui ou pour son problème.
Bien entendu, comme pour l'introduction de la plupart des règles et réglementations, ces changements sont plus faciles à dire qu'à faire, surtout lorsque les solutions varient d'un secteur à l'autre, d'un pays à l'autre et d'un nombre d'employés à l'autre.
Voici les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur la mise en œuvre de la directive européenne sur la dénonciation, six mois après l'introduction des règles.
Comment traitons-nous les rapports de dénonciation au niveau des entités du groupe et en quoi cela diffère-t-il du niveau des filiales ?
La Commission européenne a clairement indiqué[1] que la directive exige que les grandes entreprises employant 250 personnes ou plus mettent en place des canaux de communication locaux, y compris les filiales du groupe.
Ainsi, si une organisation possède plusieurs filiales dans plusieurs pays, il doit exister un système local de dénonciation confidentielle dans chaque pays.
Toutefois, la directive européenne sur la protection des dénonciateurs permet aux entreprises comptant entre 50 et 249 employés de partager les canaux de signalement.
Qu'est-ce que cela signifie en pratique ?
Cela signifie que les entreprises de plus de 250 employés n'ont pas le choix. Si vous avez des filiales au sein de l'UE, vous devez mettre en place un ensemble local - c'est-à-dire national, local à ce pays - de canaux d'information confidentiels, même si votre siège social se trouve en dehors de l'UE, et cela s'applique évidemment aussi aux entreprises britanniques.
De même, même si vous êtes une entreprise basée au Royaume-Uni, sans filiales dans l'UE, mais qui a des relations avec des chaînes d'approvisionnement au sein de l'UE, en mettant en œuvre une version britannique d'un système de dénonciation, vous fournissez un processus équivalent, et cela sera considéré comme une simple bonne pratique commerciale.
Il est donc évident que, quel que soit le nombre de filiales impliquées, toute solution de signalement des dénonciations doit être la même dans tous les pays. Cela vous permet de recevoir des rapports au niveau national, mais aussi d'agréger les rapports au niveau du groupe.
C'est la raison pour laquelle l'externalisation d'un fournisseur de services d'assistance téléphonique pour la dénonciation a augmenté en 2022. Ceux-ci fournissent des solutions de dénonciation qui peuvent être appliquées au-delà des frontières nationales.
Existe-t-il des dérogations aux obligations liées à la règle de l'employé ?
Oui, il existe un petit nombre d'organisations qui sont tenues de respecter la directive européenne sur la dénonciation des abus, quel que soit le nombre de leurs employés. Il s'agit principalement des services financiers et des établissements de crédit.
Quel est le niveau de communication nécessaire pour faire connaître la directive européenne sur la protection des dénonciateurs à mes employés ?
Une bonne règle de base est que "plus il y en a, mieux c'est".
La dénonciation peut poser des problèmes de confiance. Dans les enquêtes, nous constatons régulièrement que les employés hésitent à faire des dénonciations par crainte de représailles. En fournissant ouvertement des informations détaillées sur la directive européenne relative à la dénonciation, on aide les employés à voir que l'organisation prend leur devoir de dénonciation au sérieux.
Pour commencer, il convient de mettre à la disposition des employés de l'organisation un espace central de dénonciation, où les éléments suivants peuvent être trouvés :
- Politique de dénonciation
- Codes de conduite
- Informations sur l'accès aux canaux de dénonciation
- La procédure de dénonciation
- Informations sur les attentes à l'égard des rapports
- Retour d'information sur le mécanisme de dénonciation
- Documentation de référence sur la directive européenne relative à la protection des dénonciateurs d'actes répréhensibles
Cette étape doit être suivie d'un projet de lancement impliquant plusieurs canaux de communication : courrier électronique, affiches, intranet, articles dans le bulletin d'information interne, etc.
Mais l'une des choses que nous avons apprises, c'est que le niveau de communication doit être maintenu grâce à des rappels réguliers au goutte-à-goutte.
Si les communications internes et la formation ne rappellent pas continuellement ce qu'est la procédure de dénonciation et comment l'utiliser, les départements des ressources humaines et les cadres supérieurs peuvent souvent croire qu'ils atteignent leur objectif.
En réalité, la rotation des employés et l'attitude "loin des yeux, loin du cœur" commencent à dégrader l'efficacité des communications qui ont eu lieu avec les dénonciateurs. Et si cela se produit, malgré l'existence d'un processus de signalement confidentiel, cela peut conduire à un signalement public des problèmes plutôt qu'à un signalement interne, ce qui rend le problème moins contrôlable.
Les meilleurs fournisseurs de solutions de dénonciation seront en mesure de vous aider dans vos communications internes. Demandez-leur quel soutien ils peuvent vous apporter.
Dois-je traiter différemment les dénonciations anonymes ?
En fait, les rapports anonymes devraient être traités exactement de la même manière que les rapports de dénonciation nommés ou semi-anonymes. Ce n'est qu'en prenant au sérieux les dénonciations anonymes et en s'investissant dans leur résolution que l'organisation sera perçue comme authentique et digne de confiance par ses employés.
Il n'est pas toujours nécessaire de connaître les détails personnels d'un dénonciateur pour reconnaître, comprendre et mettre en œuvre une solution à un problème, et les meilleurs fournisseurs de solutions d'assistance téléphonique pour les dénonciations fourniront des rapports qui vous permettront de le faire. Par exemple, Safecall permet aux organisations de communiquer avec des dénonciateurs anonymes et semi-anonymes par le biais de son système de gestion en ligne confidentiel. Chaque communication est enregistrée et horodatée.
Que se passe-t-il donc si un État membre de l'UE n'a pas encore incorporé la directive européenne sur la protection des dénonciateurs dans sa législation nationale ?
Le meilleur conseil que nous puissions vous donner est d'opter pour les systèmes de reporting les plus complets disponibles.
La raison de cette proposition est que la directive de l'UE stipule seulement que chaque pays doit adopter les normes de protection minimales requises, mais que chaque État membre doit se sentir habilité à étendre les règles comme il l'entend.
Cela signifie que chaque pays peut aller plus loin que la directive européenne. Par conséquent, plus votre système de déclaration d'éthique est complet, plus vous avez de chances de vous conformer aux lois d'un pays lorsqu'elles seront éventuellement transposées.
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Pour en savoir plus sur la façon dont Safecall peut aider votre entreprise ou organisation à rester conforme à la directive européenne sur la protection des dénonciateurs, téléchargez notre Livre blanc sur la directive européenne relative à la protection des dénonciateurset jetez un coup d'œil à notre Aperçu de Safecall sur la dénonciation et processus de dénonciation page.
[1] Déclarations de la Commission européenne publiées le 2 juin 2021 et le 29 juin 2021.