Eine Lösung für die Meldung von Missständen ist ein wichtiges Erfordernis für Ihre Organisation.
Ein klares Whistleblower-Verfahren hilft Ihren Mitarbeitern, Bedenken einfach und vertraulich zu melden, und ermöglicht es Ihnen, "Hotspots" oder Warnzeichen in Teilen Ihrer Organisation zu erkennen.
Nur durch eine frühzeitige Erkennung können Sie Ihr Unternehmen vor einer Eskalation des Fehlverhaltens, vor Rufschädigung und vor finanziellen Risiken schützen.
Es gibt mehrere Schlüsselkomponenten, die zusammenkommen, um eine solide Lösung für das Whistleblowing in jeder Organisation zu schaffen.
Dazu gehören:
- Eine Vielzahl von Meldewegen für Mitarbeiter, um ein Anliegen zu melden (z. B. Telefon und Internet)
- Die Möglichkeit, Missstände anonym oder halb-anonym zu melden
- Ein Fallverwaltungsportal, das Ihnen die effektive Bearbeitung von Meldungen, die Verwaltung von Anliegen und die Kommunikation mit dem Meldenden ermöglicht
- Richtlinien und Verfahren, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Berichte effektiv und auf ethische Weise zu verwalten.
Ein Hauptaugenmerk Ihrer Whistleblowing-Verfahren sollte darauf liegen, wie Sie Ihre Untersuchungen zu den gemeldeten Fällen durchführen, d. h., wenn ein mutmaßliches Fehlverhalten begangen oder gemeldet wird, sind die Ermittler verpflichtet, eine wirksame und ethische Untersuchung durchzuführen.
Wir bei Safecall sind der Meinung, dass ein standardisiertes Verfahren für die Untersuchung von Meldungen, das sowohl einheitlich ist als auch einem hohen Standard entspricht, unerlässlich ist:
"Der Zweck jeder Untersuchung besteht darin, objektiv und zuverlässig die Fakten und Umstände eines gemeldeten oder vermuteten Fehlverhaltens zu ermitteln, das sich auf
die Interessen der Organisation".
Was sollte Ihr Investigation Framework also beinhalten?
Wir raten Ihnen, sich bei der Dokumentation Ihrer Untersuchung auf die folgenden Bereiche zu konzentrieren und ihnen einen klaren Rahmen zu geben:
- Ihre Whistleblowing-Untersuchungsstrategie
- Ihr Rahmen für den Ermittlungsprozess
- Ein klarer Leitfaden und ein Rahmen für die Durchführung der Untersuchung
- Interviewstrategie und Planungsrahmen
- Eine standardisierte Struktur für den Untersuchungsbericht
Was sind die Vorteile eines Untersuchungsrahmens?
1) Ein standardisiertes Verfahren wird Ihrer Organisation in mehrfacher Hinsicht zugute kommen.
Erstens: Ein klarer Rahmen für die Meldung von Missständen spart Ihnen und Ihren Ermittlern Zeit.
Der Grund dafür ist, dass die mit der Untersuchung des Berichts beauftragten Personen keine Einweisung oder Schulung über bewährte Verfahren benötigen.
Sie haben einen klaren Plan, an den sie sich halten müssen, mit Zeitplänen und Erwartungen, die ihnen vorgelegt werden, sowie mit bewährten Praktiken, die sie theoretisch von Anfang bis Ende leiten sollten. Dies bedeutet auch, dass Sie den richtigen Ermittler für den Bericht einsetzen können, ohne sich Gedanken über dessen Erfahrung zu machen.
2) Ein klarer Untersuchungsrahmen für Whistleblowing-Meldungen ermöglicht es Ihnen, bei allen Meldungen einheitlich vorzugehen.
Auf diese Weise wird das Risiko einer persönlichen Voreingenommenheit, eines Überprüfungsfehlers, eines Verfügbarkeitsfehlers oder einer begrenzten persönlichen Erfahrung, die sich auf die Fairness und Qualität einer Untersuchung auswirken, deutlich minimiert.
Sie wird Ihnen auch dabei helfen, festzustellen, ob eine Untersuchung intern oder extern durchgeführt werden sollte.
Die konsequente Durchführung einer qualitativ hochwertigen Untersuchung verringert natürlich das Risiko künftiger Rückwirkungen von Gesetzen, Vorschriften oder Verordnungen und späterer Nachprüfungen.
3) Detaillierte und konsequente Leitlinien sind auch der Schlüssel zur Schaffung und Aufrechterhaltung einer gesunden "Speak Up"-Kultur.
Jeder Melder sollte sich während des gesamten Verfahrens zur Untersuchung seiner Meldung unterstützt, sicher und wertgeschätzt fühlen.
Wenn Sie sicherstellen, dass jede Meldung positiv, fair und einheitlich behandelt wird, trägt dies wesentlich dazu bei, dass die interne Sichtweise auf Ihre Kultur des Ansprechen von Problemen verbessert wird. Einfache, konsequente Schritte, wie z. B. ein "Dankeschön" an den Meldenden für das Ansprechen seines Anliegens, sollten nicht übersehen werden.
Die Mund-zu-Mund-Propaganda ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg der Whistleblowing-Kultur einer Organisation, daher sollten Sie stets darauf achten, dass der Hinweisgeber eine positive Erfahrung macht.
Ebenso muss sichergestellt werden, dass Hinweisgeber konsequent über den Stand ihrer Anliegen informiert werden, damit sie sicher sein können, dass ihre Anliegen ernst genommen werden.
Ein Leitfaden für Untersuchungen trägt dazu bei, dass dies gängige Praxis ist und dass Sie von der guten Mundpropaganda profitieren.
4) Einhaltung der EU-Whistleblowing-Richtlinie - Die Schaffung eines standardisierten Verfahrens für Untersuchungen ist ebenfalls eine Schlüsselkomponente, um den neuen Anforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie gerecht zu werden.
Beispiele dafür, wie sich die Richtlinie auf die Art und Weise auswirkt, in der wir heute Untersuchungen durchführen, sind:
- Die Organisationen müssen klare Zielvorgaben für die Dauer einer Untersuchung machen. Dazu gehört auch, wie oft und wie schnell dem Hinweisgeber eine Rückmeldung gegeben werden soll.
- Prozesse wie diese müssen eingehalten werden, um mit der Richtlinie konform zu bleiben. Ein solider Rahmen ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets die Vorschriften einhält und das finanzielle Risiko von Geldstrafen begrenzt.
Was ist das Richtige für Ihre Organisation?
Es gibt viele Bereiche eines Untersuchungsrahmens, die in jeder Organisation zu den besten Praktiken gehören.
Wenn Sie mehr über die besten Praktiken wissen möchten und einen Rahmen wünschen, an dem Sie sich orientieren können, zögern Sie nicht, sich an das Safecall-Team zu wenden. Wir können für Sie die Teilnahme an einem unserer regelmäßigen Ermittlungsschulungskurse organisieren, die ein Handbuch für Ermittler enthalten, in dem alles Wissenswerte vermittelt wird.
Wir empfehlen Ihnen, Ihr Rahmenwerk regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es immer noch den besten Praktiken entspricht und alle Rückmeldungen, die Sie aus Untersuchungen erhalten haben, berücksichtigt.
Wir sind der Meinung, dass Sie gegebenenfalls auch anonymisierte Fallstudien innerhalb Ihrer Organisation weitergeben sollten. Sie zeigen, dass dank der Meldung eines Whistleblowers ein Schaden gestoppt oder ein Verfahren verbessert wurde, und tragen dazu bei, eine positive Einstellung zum Whistleblowing zu fördern.
Es ist auch wichtig, dass alle Erkenntnisse aus den Untersuchungen von Whistleblowing in der gesamten Organisation genutzt werden und dass alle Verbesserungen an die zuständigen Teams weitergegeben werden.
Die wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, um herauszufinden, ob Sie Ihren Untersuchungsrahmen für Whistleblowing überarbeiten müssen
1) Verfügen Sie über ein sicheres System, mit dem Ihre Mitarbeiter auf einheitliche Weise Meldungen machen können? (Wenn nicht, sprechen Sie mit uns... wir können helfen)
2) Sind sich Vorgesetzte und leitende Angestellte ihrer Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Bezug auf Whistleblowing-Meldungen und etwaige Whistleblowing-Untersuchungen bewusst?
3) Enthält Ihr Ermittlungsrahmen zumindest klare Leitlinien zu folgenden Punkten
- Vertraulichkeit?
- Unabhängigkeit?
- Kommunikation?
- Rechtzeitigkeit?
- Kompetenz?
- Unterstützung für den Whistleblower?
4) Überprüft Ihr internes Auditteam die Untersuchungen Ihrer Organisation regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Verfahren konsequent eingehalten werden?
5) Erfolgt bei einer neuen Meldung eine konsequente Bestätigung und Danksagung an den Meldenden, und wird erklärt, wie die Meldung (innerhalb von sieben Tagen) bearbeitet wird?
6) Informieren Sie den Hinweisgeber während der Untersuchung über den aktuellen Stand?
7) Gibt es einen klaren, dokumentierten Prozess für die nächsten Schritte zur Lösung von Whistleblowing-Bedenken nach der Untersuchung? Zum Beispiel Ansprechen und Lösen eines Fehlverhaltens?
Wenn Sie weitere Hilfe und Unterstützung für Ihren Ermittlungsprozess benötigen, wissen möchten, wie Sie eine Befragung effektiv durchführen, oder Unterstützung bei ausgelagerten Ermittlungen benötigen, steht Ihnen Safecall gerne zur Verfügung.