Eine Whistleblowing-Lösung, die Mitarbeiter dazu ermutigt, Missstände zu melden, ist ein wichtiges Instrument, das in Ihrem Unternehmen vorhanden sein sollte.
Einklarer Whistleblower-Prozesshilft Ihren Mitarbeitern, Bedenken einfach und vertraulich zu melden, und ermöglicht es Ihnen, „Hotspots“ oder Warnsignale in Teilen Ihres Unternehmens zu erkennen.
Nur durch frühzeitige Erkennung können Sie Ihr Unternehmen vor einer Eskalation von Fehlverhalten, Reputationsschäden und finanziellen Risiken schützen.
Es gibt mehrere Schlüsselkomponenten, die zusammen eine starke Whistleblowing-Lösung in jeder Organisation bilden.
Dazu gehören:
- Verschiedene Kanäle für Mitarbeiter, um Bedenken zu melden (z. B. Telefon und Internet)
- Die Möglichkeit, anonym oder halb-anonym Missstände zu melden
- Ein Fallmanagement-Portal, mit dem Sie Meldungen effektiv bearbeiten, Anliegen verwalten und mit dem Meldenden kommunizieren können.
- Richtlinien und Verfahren, mit denen Sie Ihre Berichte auf ethische Weise effektiv verwalten können.
Ein wichtiger Schwerpunkt Ihrer Whistleblowing-Verfahren sollte die Frage sein, wie Sie Ihre Untersuchungen zu gemeldeten Vorfällen durchführen, d. h.: Wenn ein mutmaßliches Fehlverhalten begangen oder gemeldet wird, sind die Ermittler verpflichtet, eine effektive und ethisch einwandfreie Untersuchung durchzuführen.
Wir bei Safecall sind der Meinung, dass es von entscheidender Bedeutung ist, dass Sie über ein standardisiertes Verfahren zur Untersuchung von Meldungen verfügen, das sowohl konsistent ist als auch hohen Standards entspricht:
„Der Zweck jeder Untersuchung besteht darin, objektiv und zuverlässig die Fakten und Umstände gemeldeter oder vermuteter Verfehlungen, die sich auf
die Interessen der Organisation”.
Was sollte IhrUntersuchungsrahmenalso beinhalten?
Wir empfehlen Ihnen, Ihre Untersuchungsunterlagen auf die folgenden Bereiche zu konzentrieren und einen klaren Rahmen dafür vorzugeben:
- Ihre Strategie zur Untersuchung von Whistleblowing-Fällen
- Ihr Rahmenwerk für den Untersuchungsprozess
- Ein klarer Leitfaden und ein Rahmen für die Durchführung der Untersuchung
- Interviewstrategie und Planungsrahmen
- Eine standardisierte Struktur für den Untersuchungsbericht
Was sind die Vorteile eines Untersuchungsrahmens?
1) Ein standardisiertes Verfahren bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile.
Erstens spart ein klares Whistleblowing-System Ihnen und Ihren ErmittlernZeit.
Der Grund dafür ist, dass die Person, die mit der Untersuchung des Berichts beauftragt wird, keine Einweisung oder Schulung zu bewährten Verfahren benötigt.
Sie erhalten einen klaren Plan mit Zeitvorgaben und Erwartungen sowie bewährten Vorgehensweisen, die ihnen theoretisch von Anfang bis Ende als Leitfaden dienen sollten. Das bedeutet auch, dass Sie den richtigen Ermittler für den Bericht zuweisen können, ohne sich Gedanken über dessen Erfahrung machen zu müssen.
2) Ein klarer Rahmen für die Untersuchung von Whistleblowing-Meldungen ermöglicht Ihnen eineeinheitlicheVorgehensweise bei allen eingereichten Meldungen.
Dadurch wird das Risiko von persönlichen Vorurteilen, Verifizierungsfehlern, Verfügbarkeitsfehlern oder begrenzten persönlichen Erfahrungen, die die Fairness und Qualität einer Untersuchung beeinträchtigen könnten, erheblich minimiert.
Es hilft Ihnen auch dabei, festzustellen, ob eine Untersuchung intern oder extern durchgeführt werden sollte.
Die konsequente Durchführung einer qualitativ hochwertigen Untersuchung verringert natürlich das Risiko künftiger Rückschläge durch Gesetze, Vorschriften oder Regelungen und einer späteren weiteren Überprüfung.
3) Die Bereitstellung detaillierter und einheitlicher Leitlinien ist ebenfalls entscheidend für die Schaffung und Aufrechterhaltung einergesunden „Speak Up“-Kultur.
Jeder Reporter sollte sich während des gesamten Prozesses der Untersuchung seines Berichts unterstützt, sicher und geschätzt fühlen.
Wenn Sie sicherstellen, dass jede Meldung positiv, fair und einheitlich behandelt wird, trägt dies wesentlich dazu bei, die interne Wahrnehmung Ihrer Kultur in Bezug auf das Ansprechen von Problemen zu verbessern. Einfache, einheitliche Maßnahmen wie ein Dankeschön an den Meldenden für das Ansprechen seines Anliegens sollten nicht übersehen werden.
Mundpropaganda ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg der Whistleblowing-Kultur einer Organisation. Achten Sie daher stets darauf, dem Hinweisgeber eine positive Erfahrung zu bieten.
Ebenso ist es wichtig, sicherzustellen, dass Whistleblower regelmäßig über den Stand ihrer Meldungen informiert werden, damit sie sicher sein können, dass ihre Bedenken ernst genommen werden.
Ein Leitfaden für Untersuchungen trägt dazu bei, dass dies gängige Praxis ist und Sie von guter Mundpropaganda profitieren.
4)Einhaltung der EU-Whistleblowing-Richtlinie – Die Schaffungeines standardisierten Verfahrens für Untersuchungen ist auch ein wesentlicher Bestandteil der Einhaltung der neuen Anforderungen, die in der EU-Whistleblowing-Richtlinie festgelegt sind.
Beispiele dafür, wie sich die Richtlinie auf die Art und Weise auswirkt, wie wir derzeit Ermittlungen durchführen, sind unter anderem:
- Organisationen müssen klare Vorgaben machen, wie lange eine Untersuchung dauern soll. Dazu gehört auch, wie oft und wie schnell dem Hinweisgeber Rückmeldung gegeben wird.
- Prozesse wie diese müssen eingehalten werden, um die Richtlinie zu erfüllen. Ein solides Rahmenwerk ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen stets konform ist und finanzielle Risiken durch Bußgelder begrenzt werden.
Was ist das Richtige für Ihr Unternehmen?
Es gibt viele Bereiche eines Untersuchungsrahmens, die in jeder Organisation als bewährte Verfahren gelten.
Wenn Sie mehr über bewährte Verfahren erfahren möchten und einen Rahmen für die Umsetzung suchen, wenden Sie sich bitte an das Safecall-Team. Wir organisieren für Sie die Teilnahme an einem unserer regelmäßigen Schulungskurse zum Thema Ermittlungen, die ein Handbuch für Ermittler umfassen, in dem alles enthalten ist, was Sie wissen müssen.
Sobald Sie Ihr Rahmenwerk erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, es regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass es weiterhin den besten Praktiken entspricht und dass alle Rückmeldungen aus Untersuchungen berücksichtigt werden.
Wir sind der Meinung, dass Sie gegebenenfalls auch anonymisierte Fallstudien innerhalb Ihrer Organisation weitergeben sollten. Diese zeigen, dass dank einer Whistleblower-Meldung ein Schaden verhindert oder ein Prozess verbessert wurde, und tragen dazu bei, eine positive Einstellung gegenüber Whistleblowing zu fördern.
Es ist auch wichtig, dass alle Erkenntnisse aus Whistleblowing-Untersuchungen im gesamten Unternehmen genutzt werden und dass alle Verbesserungen an die zuständigen Teams weitergegeben werden.
Wichtige Fragen, die Sie sich stellen sollten, um zu prüfen, ob Sie Ihr Rahmenwerk für Whistleblowing-Untersuchungen überarbeiten müssen
1) Verfügen Sie über ein sicheres System, mit dem Ihre Mitarbeiter Meldungen auf einheitliche Weise einreichen können? (Wenn nicht, sprechen Sie uns an – wir können Ihnen helfen.)
2) Sind sich Vorgesetzte und Führungskräfte ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten in Bezug auf Whistleblowing-Meldungen und etwaige Whistleblowing-Untersuchungen bewusst?
3) Enthält Ihr Untersuchungsrahmen mindestens klare Leitlinien zu folgenden Punkten:
- Vertraulichkeit?
- Unabhängigkeit?
- Kommunikation?
- Aktualität?
- Kompetenz?
- Unterstützung für den Whistleblower?
4) Überprüft Ihr internes Revisionsteam regelmäßig die Untersuchungen Ihrer Organisation, um sicherzustellen, dass der Prozess konsequent eingehalten wird?
5) Wenn ein neuer Bericht erstellt wird, bestätigen Sie dem Berichterstatter stets den Erhalt und bedanken sich bei ihm und erklären Sie, wie der Bericht bearbeitet wird (innerhalb von sieben Tagen)?
6) Informieren Sie den Hinweisgeber während der gesamten Untersuchung über den aktuellen Stand?
7) Gibt es einen klaren, dokumentierten Prozess für die nächsten Schritte zur Lösung von Whistleblowing-Problemen nach der Untersuchung? Zum Beispiel die Behandlung und Lösung eines Fehlverhaltens?
Wenn Sie weitere Hilfe und Unterstützung bei Ihren Ermittlungen benötigen, beispielsweise bei der effektiven Durchführung von Befragungen oder der Auslagerung von Ermittlungsaufgaben, steht Ihnen Safecall gerne zur Verfügung.