Il est important de mettre en place une solution de dénonciation dans votre organisation.
Une procédure claire de dénonciation permet à vos employés de faire part de leurs préoccupations facilement et en toute confidentialité, et vous permet d'identifier les "points chauds" ou les signes d'alerte dans certaines parties de votre organisation.
Seule une détection précoce permet de protéger votre organisation contre l'escalade des actes répréhensibles, les atteintes à la réputation et les risques financiers.
Plusieurs éléments clés se conjuguent pour créer une solution solide de dénonciation dans n'importe quelle organisation.
Il s'agit notamment de
- Une variété de canaux de signalement pour les employés (par exemple, téléphone et Internet)
- la possibilité de dénoncer des actes répréhensibles de manière anonyme ou semi-anonyme
- Un portail de gestion des dossiers qui vous permet de traiter efficacement les rapports, de gérer les préoccupations et de communiquer avec l'auteur du signalement.
- Les politiques et procédures qui vous permettent de gérer efficacement vos rapports dans le respect de l'éthique.
L'un des points clés de vos procédures de dénonciation doit être la manière dont vous menez vos enquêtes sur les signalements, c'est-à-dire que lorsqu'un acte répréhensible est soupçonné ou signalé, les enquêteurs ont le devoir de mener une enquête efficace et conforme à l'éthique.
Chez Safecall, nous pensons qu'il est essentiel de disposer d'une procédure standardisée pour enquêter sur les rapports, qui soit à la fois cohérente et de haut niveau :
"L'objectif de toute enquête est de déterminer de manière objective et fiable les faits et les circonstances d'un acte répréhensible signalé ou suspecté qui affecte la santé publique.
les intérêts de l'organisation".
Que doit donc comprendre votre cadre d'investigation?
Nous vous conseillons d'axer votre documentation d'enquête sur les points suivants et d'offrir un cadre clair dans ces domaines :
- Votre stratégie d'enquête en matière de dénonciation
- Le cadre de votre processus d'enquête
- Un guide clair et un cadre pour la conduite de l'enquête
- Stratégie d'entretien et cadre de planification
- Une structure standardisée pour le rapport d'enquête
Quels sont les avantages d'un cadre d'investigation ?
1) L'existence d'une procédure normalisée est bénéfique pour votre organisation à plusieurs égards.
Tout d'abord, le fait de disposer d'un cadre clair pour la dénonciation vous permettra, ainsi qu'à vos enquêteurs, de gagner du temps.
En effet, la personne chargée d'enquêter sur le rapport n'aura pas besoin d'être initiée ou formée aux meilleures pratiques.
Ils disposeront d'un plan clair à suivre, avec des délais et des attentes qui leur seront présentés, ainsi que des meilleures pratiques qui, en théorie, devraient les guider du début à la fin. Cela signifie également que vous pouvez désigner le bon enquêteur pour le rapport, sans vous soucier de son expérience.
2) Un cadre d'enquête clair sur les dénonciations vous permet d'être cohérent pour toutes les dénonciations.
Cela minimisera considérablement le risque de partialité personnelle, de biais de vérification, d'erreur de disponibilité ou d'expérience personnelle limitée affectant l'équité et la qualité d'une enquête.
Elle vous aidera également à déterminer si une enquête doit être menée en interne ou en externe.
Le fait de mener une enquête de bonne qualité de manière cohérente réduit naturellement le risque d'une réaction négative à la législation, aux règles ou aux réglementations, ainsi que d'un examen ultérieur.
3) Fournir des conseils détaillés et cohérents est également la clé de la création et du maintien d'une culture saine de la "prise de parole".
Chaque auteur de signalement doit se sentir soutenu, en sécurité et valorisé tout au long du processus d'enquête sur son signalement.
En veillant à ce que chaque signalement soit traité de manière positive, équitable et cohérente, vous contribuerez grandement à améliorer la perception interne de votre culture en matière de dénonciation. Il ne faut pas négliger des mesures simples et cohérentes telles que le fait de dire "merci" à un journaliste qui a fait part de son inquiétude.
Le bouche-à-oreille est un facteur important dans le succès de la culture de dénonciation d'une organisation, il faut donc toujours veiller à créer une expérience positive pour le dénonciateur.
De même, il est important de veiller à ce que les dénonciateurs reçoivent des notifications cohérentes sur les étapes de leurs préoccupations afin qu'ils soient assurés que celles-ci seront prises au sérieux.
Un guide d'investigation permet de s'assurer qu'il s'agit d'une pratique courante et que vous tirez parti d'un bon "bouche à oreille".
4) Conformité avec la directive européenne sur la dénonciation - La création d'une procédure normalisée pour les enquêtes est également un élément clé de la mise en conformité avec les nouvelles exigences de la directive européenne sur la dénonciation.
Voici quelques exemples de la manière dont la directive influe sur la façon dont nous menons aujourd'hui les enquêtes :
- Les organisations doivent fixer des objectifs clairs quant à la durée d'une enquête. Elles doivent notamment préciser la fréquence et le délai de retour d'information au dénonciateur.
- Des processus tels que ceux-ci doivent être respectés afin de rester conformes à la directive. Disposer d'un cadre solide est la première étape pour s'assurer que votre organisation est toujours en conformité, limitant ainsi tout risque financier lié aux amendes.
Qu'est-ce qui convient le mieux à votre organisation ?
Le cadre d'investigation comporte de nombreux aspects qui constituent les meilleures pratiques dans toute organisation.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les meilleures pratiques et disposer d'un cadre à suivre, n'hésitez pas à contacter l'équipe Safecall. Nous pouvons organiser votre participation à l'un de nos cours réguliers de formation aux enquêtes, qui comprennent un manuel de l'enquêteur, couvrant tout ce que vous devez savoir.
Une fois que vous avez mis en place votre cadre, nous vous recommandons de le revoir régulièrement pour vous assurer qu'il s'agit toujours de la meilleure pratique et qu'il tient compte de tout retour d'information reçu à la suite d'enquêtes.
Nous pensons que vous devriez également partager des études de cas anonymes au sein de votre organisation, le cas échéant. Ces études montrent que, grâce au rapport d'un dénonciateur, un préjudice a été stoppé ou un processus a été amélioré, et contribuent à promouvoir une attitude positive à l'égard de la dénonciation.
Il est également important que les enseignements tirés des enquêtes sur les dénonciations soient utilisés dans l'ensemble de l'organisation et que toute amélioration soit communiquée aux équipes concernées.
Questions clés à poser pour déterminer si vous devez revoir votre cadre d'enquête sur les dénonciations de mauvaises pratiques
1) Disposez-vous d'un système sécurisé permettant à vos employés d'effectuer des signalements de manière cohérente ? (Si ce n'est pas le cas, contactez-nous... nous pouvons vous aider).
2) Les supérieurs hiérarchiques et les cadres supérieurs sont-ils conscients de leur rôle et de leurs responsabilités en ce qui concerne les rapports de dénonciation et les enquêtes éventuellement menées à ce sujet ?
3) Votre cadre d'investigation comprend-il, au minimum, des orientations claires sur les points suivants ?
- Confidentialité ?
- L'indépendance ?
- La communication ?
- Le respect des délais ?
- Compétence ?
- Soutien au dénonciateur ?
4) Votre équipe d'audit interne examine-t-elle régulièrement les enquêtes menées par votre organisation afin de s'assurer que les procédures sont suivies de manière cohérente ?
5) Lorsqu'un nouveau signalement est effectué, adressez-vous systématiquement un accusé de réception et des remerciements à l'auteur du signalement, et lui expliquez-vous comment le signalement sera traité (dans un délai de sept jours) ?
6) Fournissez-vous des informations au dénonciateur tout au long de l'enquête ?
7) Existe-t-il un processus clair et documenté concernant les étapes suivantes pour résoudre les problèmes de dénonciation après l'enquête ? Par exemple, la prise en compte et la résolution d'un acte répréhensible ?
Si vous souhaitez obtenir davantage d'aide et de soutien pour votre processus d'enquête, pour savoir comment mener efficacement un entretien ou pour obtenir un soutien en matière d'enquête externalisée, Safecall est là pour vous aider.