Une solution de dénonciation « speak up » est un outil indispensable à mettre en place dans votre organisation.
Un processus clair de signalement des irrégularitésaide vos employés à signaler facilement et confidentiellement leurs préoccupations, et vous permet d'identifier les « points chauds » ou les signaux d'alerte dans certaines parties de votre organisation.
Seule une détection précoce vous permettra de protéger votre organisation contre l'escalade des actes répréhensibles, l'atteinte à la réputation et les risques financiers.
Plusieurs éléments clés doivent être réunis pour créer une solution efficace de dénonciation dans toute organisation.
Il s'agit notamment :
- Divers canaux permettant aux employés de signaler un problème (par exemple, par téléphone ou sur Internet)
- La possibilité de dénoncer anonymement ou semi-anonymement des actes répréhensibles
- Un portail de gestion des dossiers qui vous permet de traiter efficacement les signalements, de gérer les préoccupations et de communiquer avec la personne qui a effectué le signalement.
- Politiques et procédures qui vous permettent de gérer efficacement vos rapports de manière éthique.
L'un des aspects essentiels à prendre en compte dans vos procédures de dénonciation est la manière dont vous menez vos enquêtes sur les signalements reçus. En effet, lorsqu'un acte répréhensible est commis ou signalé, les enquêteurs ont le devoir de mener une enquête efficace et éthique.
Chez Safecall, nous pensons qu'il est essentiel que vous disposiez d'une procédure standardisée pour enquêter sur les signalements, qui soit à la fois cohérente et conforme à des normes élevées :
« Le but de toute enquête est de déterminer de manière objective et fiable les faits et les circonstances d'actes répréhensibles signalés ou présumés qui affectent
les intérêts de l'organisation ».
Alors, que doit inclure votrecadre d'enquête?
Nous vous conseillons de concentrer votre documentation d'enquête sur les domaines suivants et d'y proposer clairement un cadre :
- Votre stratégie d'enquête en matière de dénonciation
- Votre cadre de processus d'enquête
- Un guide clair et un cadre pour mener l'enquête
- Cadre stratégique et planification des entretiens
- Une structure normalisée pour le rapport d'enquête
Quels sont les avantages d'un cadre d'enquête ?
1) La mise en place d'une procédure standardisée présentera de nombreux avantages pour votre organisation.
Tout d'abord, disposer d'un cadre clair en matière de dénonciation vous fera gagnerdu temps, à vous comme à vos enquêteurs.
En effet, la personne chargée d'enquêter sur le signalement n'aura pas besoin d'être formée aux meilleures pratiques.
Ils disposeront d'un plan d'action clair à suivre, avec un calendrier et des attentes qui leur seront présentés, ainsi que les meilleures pratiques à adopter qui, en théorie, devraient les guider du début à la fin. Cela signifie également que vous pouvez désigner le bon enquêteur pour le rapport, sans vous soucier de son expérience.
2) Un cadre clair d'enquête sur les signalements vous permet d'êtrecohérentdans tous les signalements effectués.
Cela permettra de réduire considérablement le risque que des préjugés personnels, des biais de vérification, des erreurs de disponibilité ou une expérience personnelle limitée affectent l'équité et la qualité d'une enquête.
Cela vous aidera également à déterminer si une enquête doit être menée en interne ou en externe.
Mener systématiquement des enquêtes de bonne qualité réduit naturellement le risque de réactions négatives futures de la part des législateurs, des autorités réglementaires ou des organismes de contrôle, ainsi que celui de faire l'objet d'un examen plus approfondi à une date ultérieure.
3) Fournir des directives détaillées et cohérentes est également essentiel pour créer et maintenir uneculture saine d'expression ouverte.
Chaque journaliste devrait se sentir soutenu, en sécurité et valorisé tout au long du processus d'enquête mené dans le cadre de son reportage.
En veillant à ce que chaque signalement soit traité de manière positive, équitable et cohérente, vous contribuerez grandement à améliorer la perception interne de votre culture en matière de prise de parole. Des gestes simples et cohérents, comme remercier un signalant d'avoir fait part de ses préoccupations, ne doivent pas être négligés.
Le bouche-à-oreille joue un rôle important dans le succès de la culture de dénonciation d'une organisation. Veillez donc toujours à créer une expérience positive pour le lanceur d'alerte.
De même, il est important de veiller à ce que les lanceurs d'alerte reçoivent des notifications régulières sur l'avancement du traitement de leurs préoccupations afin qu'ils aient l'assurance que celles-ci seront prises au sérieux.
Un guide d'enquête permet de s'assurer que cette pratique est courante et que vous tirez parti d'un bon bouche-à-oreille en matière de relations publiques.
4)Conformité avec la directive européenne sur les lanceurs d'alerte - La mise en place d'une procédure standardisée pour les enquêtes est également un élément clé pour se conformer aux nouvelles exigences énoncées dans la directive européenne sur les lanceurs d'alerte.
Voici quelques exemples illustrant comment la directive influe désormais sur la manière dont nous menons nos enquêtes :
- Les organisations doivent fixer des objectifs clairs quant à la durée d'une enquête. Elles doivent notamment préciser à quelle fréquence et dans quels délais des informations seront communiquées au lanceur d'alerte.
- De tels processus doivent être respectés afin de rester en conformité avec la directive. La mise en place d'un cadre solide est la première étape pour garantir la conformité permanente de votre organisation et limiter les risques financiers liés aux amendes.
Qu'est-ce qui convient à votre organisation ?
Il existe de nombreux domaines d'un cadre d'enquête qui constituent des pratiques exemplaires dans toute organisation.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les meilleures pratiques et obtenir un cadre à suivre, n'hésitez pas à contacter l'équipe Safecall. Nous pouvons vous inscrire à l'un de nos cours de formation réguliers sur les enquêtes, qui comprennent un manuel de l'enquêteur couvrant tout ce que vous devez savoir.
Une fois votre cadre mis en place, nous vous recommandons de le revoir régulièrement afin de vous assurer qu'il correspond toujours aux meilleures pratiques et qu'il tient compte des commentaires que vous avez reçus à la suite d'enquêtes.
Nous pensons que vous devriez également partager des études de cas anonymisées au sein de votre organisation, lorsque cela est approprié. Celles-ci montrent que, grâce à un signalement, un préjudice a été évité ou un processus a été amélioré, et contribuent à promouvoir une attitude positive envers le lancement d'alerte.
Il est également important que les enseignements tirés des enquêtes menées à la suite de dénonciations soient mis à profit dans l'ensemble de l'organisation et que toute amélioration soit communiquée aux équipes concernées.
Questions clés à se poser pour déterminer si vous devez revoir votre cadre d'enquête sur les dénonciations
1) Disposez-vous d'un système sécurisé permettant à vos employés de signaler les incidents de manière cohérente ? (Si ce n'est pas le cas, contactez-nous... nous pouvons vous aider.)
2) Les responsables hiérarchiques et les cadres supérieurs sont-ils conscients de leurs rôles et responsabilités en matière de signalement d'irrégularités et d'enquêtes qui pourraient être menées à ce sujet ?
3) Votre cadre d'enquête comprend-il, au minimum, des directives claires sur :
- Confidentialité ?
- Indépendance ?
- Communication ?
- Rapidité ?
- Compétence ?
- Soutien aux lanceurs d'alerte ?
4) Votre équipe d'audit interne examine-t-elle régulièrement les enquêtes menées par votre organisation afin de s'assurer que le processus est suivi de manière cohérente ?
5) Lorsqu'un nouveau rapport est soumis, remerciez-vous systématiquement la personne qui l'a rédigé et lui expliquez-vous comment le rapport sera traité (dans un délai de sept jours) ?
6) Fournissez-vous des mises à jour au lanceur d'alerte tout au long de l'enquête ?
7) Existe-t-il un processus clair et documenté pour les prochaines étapes visant à résoudre les problèmes soulevés par les lanceurs d'alerte après enquête ? Par exemple, traiter et résoudre un acte répréhensible ?
Si vous souhaitez obtenir davantage d'aide et d'assistance dans le cadre de votre processus d'enquête, savoir comment mener efficacement un entretien ou bénéficier d'une assistance externe en matière d'enquête, Safecall est là pour vous aider.