Une procédure simple en 4 étapes pour mener une enquête interne sur le lieu de travail en cas de dénonciation
Des enquêtes approfondies et menées par des experts sur les dénonciations sont un aspect crucial de la conformité des entreprises. Il est donc essentiel de mettre en place le processus adéquat pour enquêter sur les actes répréhensibles potentiels.
Ce n'est pas toujours aussi simple qu'il n'y paraît ; voici quelques étapes détaillées à suivre :
Remarque : si vous avez besoin d'une aide immédiate pour une enquête sur le lieu de travail, une formation sur la dénonciation ou un système de rapport de dénonciation, veuillez nous appeler au +44 (0) 191516 7720.
Étape 1 : Identifier les rapports pertinents
La première étape du traitement des rapports de dénonciation consiste à déterminer s'ils constituent une divulgation pertinente et s'ils sont conformes à la politique de dénonciation de l'entreprise.
Les rapports qui ne constituent pas une divulgation appropriée ne nécessitent pas d'enquête dans le cadre de la politique de dénonciation. Toutefois, ils peuvent nécessiter une enquête dans le cadre d'autres politiques existantes (c'est-à-dire les griefs, le harcèlement et les brimades, etc.)
Il est essentiel de fournir un retour d'information au dénonciateur, quel qu'il soit.
Ce processus d'évaluation initiale et de triage permet de filtrer et de classer les rapports afin d'identifier et de se concentrer sur ceux qui nécessitent une enquête sur les dénonciations.
Étape 2 : Contacter le dénonciateur
Une fois qu'un rapport pertinent a été identifié, il est essentiel d'établir une communication avec le dénonciateur avant d'entamer une enquête sur les dénonciations. Il est recommandé de répondre aux rapports de dénonciation dans un délai de quelques jours afin de maintenir la crédibilité du système de dénonciation et d'éviter que les employés ne perdent confiance en lui.
Pour réagir rapidement, il est utile de disposer d'un système ou d'un modèle spécialement conçu pour les dénonciations.
Qu'un rapport contienne ou non des informations suffisantes, la meilleure pratique consiste à ce que l'enquêteur désigné rencontre le dénonciateur. Cela permettra d'instaurer un climat de confiance, d'obtenir des informations ou des preuves supplémentaires et de gérer les attentes du dénonciateur (délais de réponse, confidentialité, etc.).
Les systèmes numériques de dénonciation, tels que le portail de dénonciation de Safecall, leader du secteur, permettent une communication sécurisée entre le dénonciateur et l'organisation, même si le dénonciateur souhaite rester anonyme.
Étape 3 : Examiner le problème
Au début d'une enquête sur une dénonciation, il convient d'évaluer les documents, y compris les documents fournis par le dénonciateur, d'interroger les employés et de poursuivre les discussions avec le dénonciateur.
À tous les stades d'une enquête sur une dénonciation, il est essentiel que vous respectiez la législation en vigueur en matière d'emploi et de protection des données.
Étape 4 : Il est temps de passer à l'action
Une fois l'enquête terminée, le rapport d'enquête doit d'abord être communiqué à l'équipe de direction.
Le rapport doit inclure toutes les questions qui ont été jugées fondées ainsi que les mesures qui ont été recommandées ou prises.
Toute sanction ou autre forme de réprimande doit être communiquée clairement au sein de l'organisation - en tenant compte du GDPR - afin de maintenir la crédibilité du système d'enquête sur les dénonciations.
Une fois l'enquête sur la dénonciation terminée, l'incident doit être marqué comme résolu dans votre système de gestion des cas. Les cas clôturés doivent - dans le cadre des directives GDPR - rester dans le système de dénonciation à des fins de rapport et d'archivage.
Résumé
Encourager les gens à "s'exprimer" crée une culture qui valorise et encourage les employés à exprimer leurs craintes, à poser des questions et à soulever des problèmes sans craindre de représailles.
C'est également une bonne chose pour les entreprises, car cela permet de disposer d'un système d'alerte précoce pour traiter les problèmes potentiels avant qu'ils ne fassent boule de neige et ne portent atteinte à la réputation, aux finances et à la législation. Il est donc impératif que vous soyez en mesure de répondre aux rapports/incidents entrants de manière opportune et structurée.
Il est recommandé d'opter pour un fournisseur de services de dénonciation qui permet une communication sécurisée avec le dénonciateur et qui est en mesure de traiter efficacement les cas de dénonciation.
Une fois le rapport reçu, il est essentiel de suivre les étapes décrites ci-dessus pour s'assurer que l'enquête est menée de manière approfondie et que des mesures correctives sont prises de manière transparente au sein de l'organisation.
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