Amélioration continue
Vous devez revoir vos dispositions tous les trimestres afin de vous assurer qu'elles peuvent être améliorées. Les éléments à prendre en compte sont les suivants ;
Numéro
Recevez-vous plus ou moins de rapports que prévu ? Si le taux de signalement est en baisse, vous pourriez envisager de renouveler vos efforts de promotion du service pour rappeler aux employés qu'il est disponible.
Classification
Votre organisation a-t-elle un problème spécifique qui pourrait justifier une campagne ciblée ?
Résultats
Les cas sont-ils résolus en temps voulu et de manière efficace ?
Représailles
Les personnes qui font part de leurs préoccupations subissent-elles un traitement préjudiciable en conséquence ?
Retour d'information
Avez-vous reçu un retour d'information de la part des parties prenantes, y compris de celles qui soulèvent des préoccupations sur la manière de rendre les dispositions plus efficaces ?
Apprentissage
Avez-vous modifié votre environnement de contrôle pour atténuer les risques révélés par vos accords ?
Dans le contexte de votre organisation
Vos dispositions en matière de dénonciation varieront en fonction de la taille et de la complexité de votre organisation.
Les petites organisations peuvent ne pas disposer de ressources indépendantes formées de manière appropriée pour gérer les cas entièrement en interne.
Les grandes organisations peuvent disposer de ressources appropriées, réparties entre différentes divisions ou gérées de manière centralisée, pour mener à bien le processus en interne, mais elles peuvent se tourner vers des tiers pour obtenir des ressources flexibles ou des compétences et une expérience spécialisées.
Nous estimons que la promotion, l'évaluation et les résultats sont mieux assurés par l'organisation, avec l'aide et les conseils d'une tierce partie.
Les activités d'accueil et d'enquête bénéficient de l'indépendance et de l'expertise de tiers, soutenus par l'organisation.
Les tiers spécialisés peuvent être utiles à chaque étape du processus, mais les organisations indépendantes apportent la plus grande valeur ajoutée aux phases d'accueil et d'enquête en raison de leur capacité à protéger les dénonciateurs et à agir sans conflit d'intérêts.
Conclusion
Les mécanismes de signalement des comportements inacceptables ne sont pas nouveaux et de nombreuses organisations disposent de dispositifs bien dotés et très efficaces. Il est essentiel que les entreprises partagent leurs dispositifs afin d'établir et de promouvoir les meilleures pratiques dans ce domaine.
De plus en plus, les organisations qui adoptent les rapports de mauvaise conduite se distinguent, non seulement par leur engagement en faveur de pratiques commerciales responsables, mais aussi par leurs résultats, car elles commencent à se débarrasser des facteurs directs et indirects qui pèsent sur leurs performances.
À l'inverse, le fait d'apaiser, d'ignorer, de ne pas protéger ou d'exercer des représailles contre les dénonciateurs aura des conséquences de plus en plus graves pour les organisations et les hauts responsables.
Le fait de pouvoir démontrer l'existence de dispositifs de dénonciation efficaces et efficients permettra à toute organisation d'être en bonne position si elle est victime d'une faute grave. Il peut s'agir d'une détection et d'une résolution précoces ou de la capacité à démontrer que l'organisation a fait tout ce qui était en son pouvoir pour détecter et résoudre la faute.