Ein einfaches 4-stufiges Verfahren zur Durchführung einer internen Arbeitsplatzuntersuchung bei Whistleblowing
Gründliche und fachmännisch durchgeführte Untersuchungen von Hinweisen sind ein entscheidender Aspekt der Unternehmens-Compliance, daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die richtigen Verfahren zur Untersuchung potenzieller Missstände vorhanden sind.
Das ist nicht immer so einfach, wie es sich anhört; im Folgenden finden Sie einige detaillierte Schritte, die Sie beachten sollten:
Hinweis: Wenn Sie sofortige Hilfe bei einer Arbeitsplatzuntersuchung, einer Schulung für Whistleblower oder einem Meldesystem für Whistleblower benötigen, rufen Sie uns bitte unter +44 (0) 191516 7720 an.
Schritt 1: Identifizierung relevanter Berichte
Der erste Schritt im Umgang mit Whistleblowing-Meldungen besteht darin, festzustellen, ob es sich um eine relevante Offenlegung handelt und ob sie mit der Whistleblowing-Politik des Unternehmens übereinstimmt.
Meldungen, die keine angemessene Offenlegung darstellen, müssen nicht im Rahmen der Whistleblowing-Politik untersucht werden. Sie können jedoch eine Untersuchung im Rahmen anderer bestehender Maßnahmen erfordern (z. B. Beschwerden, Belästigung und Mobbing usw.).
Es ist wichtig, dem Hinweisgeber trotzdem ein Feedback zu geben.
Dieser erste Bewertungs- und Einstufungsprozess hilft dabei, Meldungen zu filtern und zu kategorisieren, um diejenigen zu identifizieren und in den Mittelpunkt zu rücken, die eine Untersuchung des Whistleblowing erfordern.
Schritt 2: Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber
Sobald eine relevante Meldung identifiziert wurde, ist es von entscheidender Bedeutung, die Kommunikation mit dem Hinweisgeber herzustellen, bevor eine Whistleblowing-Untersuchung eingeleitet wird. Es wird empfohlen, auf Hinweise innerhalb weniger Tage zu reagieren, um die Glaubwürdigkeit des Hinweisgebersystems zu wahren und zu verhindern, dass die Mitarbeiter das Vertrauen in das System verlieren.
Um schnell reagieren zu können, ist es hilfreich, ein spezielles System oder eine Vorlage für das Feedback von Hinweisgebern einzurichten.
Unabhängig davon, ob eine Meldung ausreichende Informationen enthält oder nicht, ist es die beste Praxis, dass der ernannte Ermittler den Hinweisgeber trifft. Dies bietet die Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen, weitere Informationen oder Beweise zu erhalten und die Erwartungen des Hinweisgebers zu erfüllen (Zeitrahmen für die Rückmeldung, Vertraulichkeit usw.).
Digitale Whistleblowing-Systeme, wie das branchenführende Whistleblowing-Portal von Safecall, ermöglichen eine sichere Kommunikation zwischen dem Whistleblower und der Organisation, auch wenn dieser anonym bleiben möchte.
Schritt 3: Untersuchen Sie das Problem
Zu Beginn einer Whistleblowing-Untersuchung sollte eine Auswertung von Dokumenten, einschließlich des vom Hinweisgeber zur Verfügung gestellten Materials, sowie Interviews mit Mitarbeitern und weitere Gespräche mit dem Hinweisgeber erfolgen.
In allen Phasen einer Whistleblower-Untersuchung ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die einschlägigen arbeitsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorschriften einhalten.
Schritt 4: Zeit, Maßnahmen zu ergreifen
Nach Abschluss der Untersuchung sollte der Untersuchungsbericht zunächst der Geschäftsleitung vorgelegt werden.
Der Bericht sollte alle begründeten Fälle und die empfohlenen oder ergriffenen Maßnahmen enthalten.
Etwaige Sanktionen oder andere Formen des Verweises sollten innerhalb der Organisation klar kommuniziert werden - unter Berücksichtigung der Datenschutzgrundverordnung -, um die Glaubwürdigkeit des Systems zur Untersuchung von Whistleblowing zu wahren.
Sobald die Whistleblowing-Untersuchung abgeschlossen ist, sollte der Vorfall in Ihrem Case Management System als gelöst markiert werden. Abgeschlossene Fälle sollten - im Rahmen der GDPR-Richtlinien - zu Berichts- und Archivierungszwecken im Whistleblowing-System verbleiben.
Zusammenfassung
Durch die Ermutigung der Mitarbeiter, ihre Meinung zu sagen, wird eine Kultur geschaffen, die die Mitarbeiter wertschätzt und ermutigt, ihre Ängste zu äußern, Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern, ohne Angst vor Vergeltungsmaßnahmen zu haben.
Dies ist auch aus geschäftlicher Sicht sinnvoll, da es ein Frühwarnsystem darstellt, mit dem potenzielle Probleme angegangen werden können, bevor sie sich zu Rufschädigung, finanziellem und rechtlichem Schaden auswachsen. Sie müssen also unbedingt in der Lage sein, auf eingehende Berichte/Vorfälle rechtzeitig und strukturiert zu reagieren.
Es wird empfohlen, sich für einen Whistleblowing-Anbieter zu entscheiden, der eine sichere Kommunikation mit dem Whistleblower ermöglicht und in der Lage ist, Whistleblowing-Fälle effizient zu bearbeiten.
Sobald eine Meldung eingeht, ist es wichtig, die oben beschriebenen Schritte zu befolgen, um sicherzustellen, dass die Untersuchung gründlich durchgeführt und Abhilfemaßnahmen auf transparente Weise innerhalb der Organisation getroffen werden.
Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Verfahren zur Untersuchung von Hinweisgebern optimiert ist?
Safecall bietet eine Reihe von Unterstützungsdiensten für Whistleblowing-Untersuchungen und Schulungen zu Untersuchungen am Arbeitsplatz an.
Unsere erfahrenen Ermittler sind in der Lage, Ihre aktuellen Prozesse zu überprüfen, kritische Unterstützung bei Untersuchungen zu bieten und sogar die heikelsten Fälle, die in Ihrem Unternehmen auftreten können, vollständig zu untersuchen.