Reklamation oder Whistleblowing?
Es gibt keine endgültige Unterscheidung zwischen diesen beiden Kategorisierungen. Jede Organisation muss selbst entscheiden, welches Verhalten von welchem Mechanismus abgedeckt wird. Es folgt eine Liste typischer Fälle, die von den Whistleblowing-Regelungen einer Organisation erfasst werden;
- Diebstahl, Betrug, Bestechung und Korruption
- Fragen des Datenschutzes
- Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften
- Mobbing und Belästigung
- Fragen der Gesundheit und Sicherheit
- Verstoß gegen die Politik
- Diskriminierung oder Rassismus
- Substanzmissbrauch
- Produktkontamination
- Schädigung der Umwelt
Wenn das Verhalten wahrscheinlich Auswirkungen auf andere Personen als die unmittelbar Beteiligten hat, sollten Sie den Vorfall als Whistleblowing-Meldung betrachten.
Ein 5-stufiger Prozess
1. Serviceförderung
Personen, die Bedenken haben, können diese nur dann im Rahmen Ihrer Whistleblowing-Regelungen melden, wenn sie sich ihrer Existenz bewusst sind und Vertrauen in ihre Anwendung haben. Eine wirksame Förderung des Dienstes ist der Schlüssel zur Aufdeckung eines möglichst hohen Anteils an schädlichem Verhalten. Es gibt ein breites Spektrum an wirksamen Instrumenten zur Förderung des Dienstes, darunter;
- Plakate - in abgetrennten Bereichen platziert (um Vertraulichkeit zu gewährleisten)
- Flugblätter - an diskreten Stellen platziert (um Vertraulichkeit zu gewährleisten)
- Kärtchen - auf jedem Schreibtisch oder per Post an alle Mitarbeiter mit den Einzelheiten Ihrer Vereinbarungen
- Intranet - eine leicht auffindbare Seite mit den Einzelheiten Ihrer Vereinbarungen
- Website - eine öffentlich zugängliche Seite, auf der Ihre Vorkehrungen beschrieben werden
- Schulung - Schulung des gesamten Personals zu diesem Thema
- E-Mail - Newsletter mit detaillierten Informationen zu den Vorkehrungen und ggf. Neuigkeiten
In Ihrem Werbematerial sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen;
- Meldeverfahren - Telefonnummern und Internetlinks (Webmeldungen)
- Was zu melden ist - Erläuterung der Umstände, die mit dieser Methode zu melden sind
- Vertraulichkeit - Machen Sie deutlich, dass die Vertraulichkeit gewahrt wird - dies lässt sich am besten mit einem unabhängigen Dienst erreichen.
- Beratung - eine unabhängige Beratungsstelle für Whistleblower (z. B. Wohlfahrtsverbände)
Wir haben festgestellt, dass die Einführung eines unabhängigen Meldedienstes wie Safecall die Meldequote fast augenblicklich verdoppeln kann, da das Vertrauen in die Unparteilichkeit des Dienstes wächst und die Werbemaßnahmen effektiver sind.
2. Einlass
Die erste Offenlegung eines Anliegens ist von entscheidender Bedeutung. Dies gilt insbesondere dann, wenn die meldende Person anonym bleiben möchte (58 % der Fälle). Da die Weiterverfolgung von anonymen Hinweisgebern schwierig ist, hängt die Wahrscheinlichkeit eines positiven Ergebnisses in hohem Maße von der Qualität der ersten Meldung ab. Unzureichende Informationen bei der Entgegennahme von Fällen können leicht zu einer mangelhaften Bearbeitung des Falles führen, so dass der Hinweisgeber frustriert zurückbleibt und das Problem fortbesteht und sich möglicherweise verschlimmert.
Auch die Hürden für eine Meldung müssen minimiert werden, um mehr Menschen zu ermutigen, sich zu melden.
Dies kann durch das Angebot erreicht werden;
- ein unabhängiger Mechanismus zur Berichterstattung durch eine dritte Partei
- eine Auswahl an Meldekanälen: persönlich, telefonisch, Webformular, Webchat
- lokale Sprachoptionen
- 24/7 365 Tage im Jahr Berichterstattung
- die Vorlage von Dokumenten, Bildern oder Videobeweisen ermöglichen
3. Triage
Jeder Fall von Whistleblowing muss angemessen behandelt werden. Bei einer ersten Bewertung sollten die folgenden Schritte unternommen werden:
- Eignung - sollte dieser Fall im Rahmen der Whistleblowing-Regelung behandelt werden?
- Risiko - Wie hoch ist das Risiko, dass das Verhalten fortgesetzt wird, erneut auftritt oder sich verschlimmert?
- Auswirkungen - Welche Auswirkungen hat das Verhalten in der Vergangenheit und in der Zukunft?
- Schutz - ist die meldende Person schutzbedürftig?
- Qualität - gibt es genügend Informationen, um Entscheidungen zu treffen?
- Plan - was sind die angemessenen nächsten Schritte (gemäß den festgelegten Rahmenbedingungen)?
Es ist üblich, dass Organisationen einen Triage-Rahmen einrichten, der anhand einer Reihe von vordefinierten Kriterien geeignete nächste Schritte festlegt, um ein einheitliches Vorgehen zu fördern. Faktoren wie die finanziellen Auswirkungen, der potenzielle Rufschaden und die Gefährdung durch Vorschriften werden häufig im Hinblick auf die Auswirkungen und die Wahrscheinlichkeit berücksichtigt, um die geeigneten Maßnahmen zu bestimmen.
Es ist wichtig, diese Schritte zu dokumentieren. Dieser Prozess sollte fair und gerecht sein und einer ständigen Überprüfung und Verbesserung unterzogen werden.
4. Untersuchung
In Fällen, die weitere Untersuchungen erfordern, sollten diese von geeigneten Personen durchgeführt werden, die folgende Merkmale aufweisen;
- Angemessen geschult - für die Leitung und Durchführung von Untersuchungen
- Unabhängig - unparteiisch gegenüber der Situation und den beteiligten Parteien
- Ressourcen - die Person sollte die Zeit, die Werkzeuge und den Zugang haben, um effektiv arbeiten zu können
- Umfang - klare Aufgabenstellung; was wird untersucht und warum
- Diskretion - Schutz der Identität und des Wohlergehens der meldenden Person sowie der Integrität von Beweismitteln
Die meldende Person sollte gegebenenfalls über die Fortschritte auf dem Laufenden gehalten werden. Dies gibt ihr die Gewissheit, dass Sie ihr Anliegen ernst nehmen und geeignete Maßnahmen ergreifen. Dies trägt dazu bei, dass die Person engagiert bleibt, und sollte ihr helfen, das erzielte Ergebnis zu verstehen.
5. Ergebnisse
Der Abschluss eines Falles sollte immer aufgezeichnet werden, einschließlich der Begründung für das Ergebnis. Dies kann so einfach sein wie eine Entscheidung "keine weiteren Maßnahmen" in der Triage-Phase. Dies kann angemessen sein, wenn z. B. nicht genügend Informationen vorliegen und keine Möglichkeit besteht, solche Informationen zu sammeln, um eine Untersuchung voranzutreiben.
Die Ergebnisse von Whistleblowing-Untersuchungen umfassen in der Regel eine Kombination der folgenden Punkte:
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Abhilfe
Keine weiteren Maßnahmen
Das Anliegen wurde entweder als unbegründet erachtet oder während/vor der Untersuchung nach der Risikobewertung in der Triage-Phase ausgeräumt. (Die Angelegenheit sollte weiterhin überwacht werden, um ein erneutes Auftreten zu erkennen).
Management-Aktion
Die Angelegenheit wird über die üblichen Kanäle des Linienmanagements verwaltet.
Disziplinarmaßnahmen
Die Angelegenheit führt zu Disziplinarmaßnahmen gegen einen oder mehrere Mitarbeiter, die von einer offiziellen Verwarnung bis hin zur Entlassung reichen können.
Gerichtliche
Die Angelegenheit wird zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Behörden weitergeleitet, wobei die Ergebnisse von keiner weiteren Maßnahme bis hin zur Inhaftierung reichen.
Prävention
Schulung
Oft ist ein Problem aufgrund von Unkenntnis einer Richtlinie, eines Verfahrens oder eines erwarteten Verhaltens entstanden. Zusätzlich zu den spezifischen Maßnahmen, die ergriffen werden, kann eine Auffrischungsschulung für ein Team, ein Büro oder die Belegschaft eine Wiederholung verhindern.
Verbesserung der Kontrollen
Probleme sind oft Anlass für eine Überprüfung des Kontrollumfelds, in dem das Fehlverhalten stattgefunden hat. Verbesserungen des Kontrollumfelds, einschließlich Automatisierung, Validierung, Genehmigung, Benachrichtigung und Berichterstattung, verringern das Risiko eines erneuten Auftretens.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Organisationen effektive Ergebnisse liefern. Sie sollten sich darauf verlassen können, dass die während des gesamten Prozesses ergriffenen Maßnahmen fair, angemessen und unvoreingenommen waren und gut dokumentiert wurden. Aufgrund der Schwere der zu behandelnden Angelegenheiten ist es nicht ungewöhnlich, dass Whistleblowing-Fälle zu Disziplinarmaßnahmen und einem Arbeitsgericht führen. Es ist daher wichtig, dass Ihre Entscheidungen einer unabhängigen Prüfung standhalten.
Ihre Organisation muss sich darauf verlassen können, dass alle ihr zur Verfügung stehenden Instrumente für ein effektives Ergebnismanagement genutzt werden. Allzu oft werden Fälle in dieser entscheidenden Phase falsch behandelt, was zu hart umkämpften Arbeitsgerichtsprozessen führt oder, was noch schlimmer ist, das Problem weiter bestehen lässt.