Beschwerde oder Whistleblowing?
Es gibt keine eindeutige Unterscheidung zwischen diesen beiden Kategorien. Es ist Sache jeder Organisation, zu entscheiden, welches Verhalten unter welchen Mechanismus fällt. Im Folgenden finden Sie eine Liste typischer Fälle, die von den Whistleblowing-Regelungen einer Organisation behandelt werden:
- Diebstahl, Betrug, Bestechung und Korruption
- Datenschutzfragen
- Verstoß gegen gesetzliche Vorschriften
- Mobbing und Belästigung
- Gesundheits- und Sicherheitsfragen
- Verstoß gegen Richtlinien
- Diskriminierung oder Rassismus
- Drogenmissbrauch
- Produktverunreinigung
- Umweltschäden
Wenn das Verhalten wahrscheinlich Auswirkungen auf andere Personen als die direkt Beteiligten hat, sollten Sie den Vorfall als Whistleblowing-Meldung betrachten.
Ein 5-stufiger Prozess
1. Dienstleistungsförderung
Personen, die Bedenken haben, können diese nur dann über Ihre Whistleblowing-Regelungen melden, wenn sie über deren Existenz informiert sind und Vertrauen in deren Anwendung haben. Eine effektive Werbung für diesen Service ist entscheidend, um einen möglichst hohen Anteil schädigender Verhaltensweisen aufzudecken. Es gibt eine Vielzahl effektiver Instrumente zur Werbung für diesen Service, darunter:
- Poster– an unauffälligen Stellen angebracht (um die Vertraulichkeit zu gewährleisten)
- Broschüren– an diskreten Orten ausgelegt (um die Vertraulichkeit zu gewährleisten)
- Karten– auf jedem Schreibtisch ausgelegt oder per Post an alle Mitarbeiter verschickt, mit detaillierten Angaben zu Ihren Vorkehrungen
- Intranet– eine leicht auffindbare Seite mit detaillierten Informationen zu Ihren Vereinbarungen
- Website– eine öffentlich zugängliche Seite, auf der Ihre Vereinbarungen detailliert beschrieben werden
- Schulung– Schulung aller Mitarbeiter zu diesem Thema
- E-Mail– Newsletter mit detaillierten Informationen zu Vereinbarungen und gegebenenfalls Neuigkeiten
In jedem Werbematerial sollten Sie folgende Punkte behandeln:
- Wie man Meldungen macht– Telefonnummern und Internetlinks (Online-Meldungen)
- Was ist zu melden– Erläutern Sie geeignete Umstände, die mit dieser Methode gemeldet werden sollten.
- Vertraulichkeit– machen Sie deutlich, dass die Vertraulichkeit gewahrt bleibt – dies lässt sich am besten mit einem unabhängigen Dienst erreichen.
- Beratung– eine unabhängige Beratungsstelle für Whistleblower (z. B. Wohltätigkeitsorganisationen)
Wir haben festgestellt, dass die Einführung eines unabhängigen Meldeservices wie Safecall die Melderate fast augenblicklich verdoppeln kann, da das Vertrauen in die Unparteilichkeit des Dienstes steigt und Werbemaßnahmen wirksamer sind.
2. Aufnahme
Die erstmalige Offenlegung eines Problems ist von entscheidender Bedeutung. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Meldende anonym bleiben möchte (58 % der Fälle). Da die Nachverfolgung anonymer Meldungen schwierig ist, hängt die Wahrscheinlichkeit eines positiven Ergebnisses in hohem Maße von der Qualität der erstmaligen Offenlegung ab. Eine schlechte Qualität der Informationen bei der Entgegennahme von Fällen kann leicht zu einer schlechten Qualität der Fallbewertung führen, was den Meldenden frustriert und dazu führt, dass das Problem bestehen bleibt und sich möglicherweise verschlimmert.
Hindernisse für die Meldung von Vorfällen müssen ebenfalls minimiert werden, um mehr Menschen zu ermutigen, sich zu melden.
Dies kann erreicht werden durch das Angebot von:
- ein unabhängiger Berichtsmechanismus durch Dritte
- eine Auswahl an Meldewegen: persönlich, telefonisch, über ein Online-Formular, per Online-Chat
- Optionen für lokale Sprachen
- 24/7, 365 Tage im Jahr Berichterstattung
- die Einreichung von Dokumenten, Bildern oder Videobeweisen zulassen
3. Triage
Jeder Whistleblowing-Fall muss angemessen behandelt werden. Bei einer ersten Bewertung sollten die folgenden Schritte unternommen werden:
- Eignung– Sollte dieser Fall im Rahmen von Whistleblowing-Regelungen behandelt werden?
- Risiko– Wie hoch ist das Risiko, dass das Verhalten fortgesetzt wird, erneut auftritt oder sich verschlimmert?
- Auswirkungen– welche Auswirkungen sind aufgrund des bisherigen und zukünftigen Verhaltens zu erwarten?
- Schutz– benötigt die meldende Person Schutz?
- Qualität– gibt es genügend Informationen, um Entscheidungen zu treffen?
- Plan– Was sind die geeigneten nächsten Schritte (gemäß den festgelegten Rahmenbedingungen)?
Es ist üblich, dass Organisationen ein Triage-Framework einrichten, das anhand einer Reihe vordefinierter Kriterien die geeigneten nächsten Schritte festlegt, um einen einheitlichen Ansatz zu gewährleisten. Faktoren wie finanzielle Auswirkungen, potenzielle Reputationsschäden und regulatorische Risiken werden häufig im Hinblick auf ihre Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit berücksichtigt, um die geeigneten Maßnahmen zu bestimmen.
Es ist wichtig, diese Schritte zu dokumentieren. Dieser Prozess sollte fair und gerecht sein und einer kontinuierlichen Überprüfung und Verbesserung unterliegen.
4. Untersuchung
Wenn Fälle weitere Untersuchungen erfordern, sollten diese von geeigneten Personen mit den folgenden Eigenschaften durchgeführt werden:
- Angemessen geschult– wie man Ermittlungen leitet und durchführt
- Unabhängig– unparteiisch gegenüber der Situation und den beteiligten Parteien
- Ressourcen– Die Person sollte über die Zeit, die Werkzeuge und den Zugang verfügen, um effektiv arbeiten zu können.
- Umfang– klare Aufgabenstellung; was wird untersucht und warum?
- Diskret– Schützen Sie jederzeit die Identität und das Wohlergehen der meldenden Person sowie die Integrität aller Beweise.
Die meldende Person sollte gegebenenfalls über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten werden. Dies gibt ihr die Gewissheit, dass Sie ihre Bedenken ernst genommen haben und geeignete Maßnahmen ergreifen. Dies trägt dazu bei, ihr Engagement aufrechtzuerhalten, und sollte ihr helfen, das erzielte Ergebnis zu verstehen.
5. Ergebnisse
Der Abschluss eines Falls sollte immer dokumentiert werden, einschließlich der Begründung für das Ergebnis. Dies kann so einfach sein wie eine Entscheidung „keine weiteren Maßnahmen“ in der Triage-Phase. Dies kann beispielsweise dann angemessen sein, wenn nicht genügend Informationen vorliegen und keine Möglichkeit besteht, solche Informationen zu sammeln, um eine Untersuchung fortzusetzen.
Die Ergebnisse von Whistleblowing-Untersuchungen umfassen in der Regel eine Kombination aus den folgenden Punkten:
Abhilfe
Keine weiteren Maßnahmen
Die Bedenken wurden entweder als unbegründet angesehen oder während/vor dem Untersuchungsprozess nach einer Risikobewertung in der Triage-Phase ausgeräumt. (Die Angelegenheit sollte dennoch weiter beobachtet werden, um ein erneutes Auftreten zu erkennen.)
Managementmaßnahmen
Die Angelegenheit wird über die üblichen Linienmanagementkanäle abgewickelt.
Disziplinarmaßnahmen
Die Angelegenheit führt zu Disziplinarmaßnahmen gegen einen oder mehrere Mitarbeiter, wobei die Ergebnisse von einer offiziellen Verwarnung bis zur Entlassung reichen können.
Gerichtliche „
“ Die Angelegenheit wird zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Behörden weitergeleitet, wobei die Ergebnisse von keiner weiteren Maßnahme bis hin zu einer Inhaftierung reichen können.
Prävention
Schulungs-
Häufig entstehen Probleme aufgrund von Unkenntnis über Richtlinien, Prozesse oder erwartete Verhaltensweisen. Zusätzlich zu den jeweils ergriffenen Maßnahmen kann eine Auffrischungsschulung für ein Team, eine Abteilung oder die gesamte Belegschaft dazu beitragen, eine Wiederholung zu verhindern.
Verbesserung der Kontroll
Probleme führen häufig zu einer Überprüfung der Kontrollumgebung, in der das Fehlverhalten stattgefunden hat. Verbesserungen in der Kontrollumgebung, einschließlich Automatisierung, Validierung, Autorisierung, Benachrichtigung und Berichterstattung, verringern das Risiko eines erneuten Auftretens.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Organisationen effektive Ergebnisse erzielen. Sie sollten sicher sein, dass die während des gesamten Prozesses ergriffenen Maßnahmen fair, angemessen, unvoreingenommen und gut dokumentiert waren. Aufgrund der Schwere der behandelten Angelegenheiten ist es nicht ungewöhnlich, dass Whistleblowing-Fälle zu Disziplinarmaßnahmen und zu einem Arbeitsgerichtsverfahren führen. Daher ist es wichtig, dass Ihre Entscheidungen einer unabhängigen Überprüfung standhalten können.
Ihr Unternehmen muss in der Lage sein, alle ihm zur Verfügung stehenden Instrumente sicher einzusetzen, um Ergebnisse effektiv zu verwalten. Allzu oft werden Fälle in dieser entscheidenden Phase falsch behandelt, was zu hart umkämpften Arbeitsgerichtsverfahren oder, was noch schlimmer ist, dazu führt, dass das Problem weiterbesteht.