Introduction de la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement
La loi sur les obligations de diligence dans la chaîne d'approvisionnement, en abrégé LkSG, a été adoptée par le Bundestag allemand le 11 juin 2021 après de longues négociations avec le Bundesrat allemand en juin de la même année et devrait entrer en vigueur le 1er janvier 2023.
La loi LkSG exige des entreprises qu'elles adaptent et actualisent leurs processus de conformité, d'achat et de contractualisation en ce qui concerne certaines questions relatives aux droits de l'homme et à l'environnement. Cela inclut la mise en place d'un système de signalement (appelé « procédure de réclamation ») accessible à toutes les parties prenantes concernées.
À notre avis, l'introduction de services de dénonciation fait également partie de ces adaptations. C'est pourquoi Safecall abordera dans cet article ce que la direction et les responsables des signalements de dénonciation peuvent faire pour se préparer à la mise en œuvre imminente.
Si vous êtes concerné par l'un des thèmes abordés par la LkSG, Safecall se fera un plaisir de vous tenir informé.
Quel est l'objectif de la LkSG ?
En substance, la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement oblige les entreprises et organisations opérant en Allemagne à améliorer le respect des droits de l'homme et des normes environnementales fondamentales dans leur chaîne d'approvisionnement (mondiale).
La loi LkSG y parvient en imposant des obligations de diligence aux responsables des activités relevant de son champ d'application.
Ces obligations au sein de la chaîne d'approvisionnement relèvent davantage de la volonté que du résultat, et ne constituent pas une garantie de responsabilité.
En ce qui concerne la dénonciation, cela signifie que la LkSG exige des entreprises qu'elles étendent leurs processus de dénonciation à leur chaîne d'approvisionnement (mondiale) si l'organisation (ou l'une de ses filiales importantes) opère en Allemagne et relève du champ d'application de la LkSG.
À quelles entreprises et organisations s'applique la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement ?
À compter du 1er janvier 2023, pour toute entreprise ou organisation comptant plus de 3 000 employés travaillant en Allemagne, dont le siège social, le siège administratif ou le siège statutaire se trouve en Allemagne OU toute entreprise ou organisation ayant une succursale en Allemagne et employant généralement plus de 3 000 personnes en Allemagne.
À compter du 1er janvier 2024, pour toute entreprise ou organisation comptant plus de 1 000 salariés travaillant en Allemagne, dont le siège social, le siège administratif ou le siège statutaire se trouve en Allemagne OU toute entreprise ou organisation ayant une succursale en Allemagne et employant habituellement plus de 1 000 salariés en Allemagne.
Pour le calcul, les sociétés du groupe sont incluses dans le nombre d'employés de la société mère ; les travailleurs temporaires ne sont pris en compte que si leur activité dure plus de 6 mois.
Cependant, et c'est important, même si une entreprise ou une organisation comptant moins d'employés n'est pas directement concernée par la loi LkSG, elle peut néanmoins être indirectement touchée.
Cela s'explique par le fait que ces entreprises peuvent encore être tenues de faire tout leur possible pour améliorer le devoir de diligence au sein de leur propre chaîne d'approvisionnement, dans la mesure où cela est exigé par leurs clients situés plus en amont dans la chaîne d'approvisionnement.
En d'autres termes : ce n'est pas parce que vous n'êtes pas tenu de respecter les règles que votre client n'est pas tenu de le faire.
En effet, si votre client relève du champ d'application de la LkSG, il est tenu de s'assurer contractuellement que vous (en tant que maillon de sa chaîne d'approvisionnement) vous efforcez de votre mieux d'améliorer le respect du devoir de diligence (y compris en acceptant des formations et des audits) et que vous traitez également le problème dans votre propre chaîne d'approvisionnement.
Il y aura donc un effet domino.
Comment le respect de la loi est-il assuré ?
La LkSG confère aux autorités des pouvoirs d'intervention étendus.
L'autorité compétente pour la LkSG est l'Office fédéral de l'économie et du contrôle des exportations (BAFA).
Le BAFA peut, à la demande d'une personne concernée ou de sa propre initiative, imposer des mesures correctives à l'entreprise ou à l'organisation concernée afin de garantir le respect des dispositions. L'autorité dispose de pouvoirs étendus en matière d'information et d'accès et doit être soutenue dans la mise en œuvre des mesures correctives.
En outre, les syndicats sont également habilités à intenter une action en justice au nom d'une personne concernée.
Dans les deux cas susmentionnés, tous les acteurs de la chaîne d'approvisionnement peuvent être concernés, et pas seulement les employés de l'entreprise ou le fournisseur directement concerné.
En outre, le BAFA a pour mandat de réaliser activement des audits (y compris des demandes d'informations et des contrôles sur place) auprès des entreprises relevant du champ d'application de la LkSG.
Les audits s'appuieront probablement sur les rapports annuels LkSG que ces entreprises doivent soumettre à la BAFA et publier.
Si le BAFA estime que les mesures visant à garantir le respect de la loi sont inexistantes ou insuffisantes, il peut infliger des amendes élevées à l'entreprise ainsi qu'aux personnes chargées de veiller au respect de la LkSG par l'entreprise, en particulier la direction.
Quelles sont les sanctions encourues en cas d'infraction ?
Selon la gravité et la nature de l'infraction, les sanctions peuvent être lourdes et sévères.
Les amendes pour violation de l'obligation de diligence et de déclaration peuvent atteindre 8 millions d'euros pour les entreprises et 800 000 euros pour les particuliers.
Les entreprises dont le chiffre d'affaires moyen dépasse 400 millions d'euros peuvent se voir infliger une amende pouvant atteindre 2 % de leur chiffre d'affaires annuel moyen mondial.
Une autre sanction possible est l'exclusion des appels d'offres publics importants pendant une période pouvant aller jusqu'à trois ans.
Alors que la LkSG ne s'applique actuellement qu'aux entreprises ayant un lien avec l'Allemagne (comme expliqué ci-dessus), cela pourrait changer dès que la directive européenne prévue sur les chaînes d'approvisionnement sera mise en œuvre. En effet, toutes les entreprises basées dans l'UE ainsi que les entreprises de pays non membres de l'UE entreront alors dans le champ d'application de la directive, à condition qu'elles emploient un certain nombre de salariés (sur n'importe quel site) et réalisent un certain chiffre d'affaires (au sein de l'UE).
Y aura-t-il probablement d'autres modifications de la loi sur la chaîne d'approvisionnement ? Ne puis-je pas simplement attendre et les examiner ensuite ?
Oui, il y aura des changements... mais il s'agira probablement davantage d'ajustements que de changements radicaux. Les entreprises et les organisations ne peuvent pas attendre que la situation se stabilise pour commencer à mettre en œuvre ces changements.
Par exemple…
À la demande du Parlement européen (mars 2021), la Commission européenne a élaboré une nouvelle directive européenne qui définit les obligations de diligence requises dans les domaines de l'environnement, des droits de l'homme et de la gouvernance d'entreprise.
Bien que ces modifications ne seront pas finalisées avant 2024 au plus tôt, les obligations se chevaucheront et compléteront la législation LkSG plutôt que de la remplacer complètement. En outre, les exigences de la directive européenne (dans sa forme proposée) dépasseront probablement celles de la LkSG.
Le Dr Eike W. Grunert, expert en conformité et responsable du département allemand de conformité chez Pinsent Masons, commente ainsi cette décision :
« La loi allemande sur la diligence raisonnable dans la chaîne d'approvisionnement et la proposition de directive européenne soulignent l'importance des questions ESG pour les entreprises. Le projet de directive inclut également la protection du climat. Les entreprises doivent donc se pencher sans délai sur les risques pertinents dans leur chaîne d'approvisionnement et les atténuer par des mesures de conformité appropriées. Cela nécessite inévitablement une procédure solide de signalement des irrégularités.»
Il est donc préférable pour les entreprises responsables d'agir dès maintenant et de se conformer à la réglementation plutôt que d'attendre la suite des événements. De plus, la mise en œuvre des obligations de diligence définies nécessite un délai considérable avant que les exigences puissent être satisfaites.
Quelles mesures doivent être prises pour signaler des irrégularités, ce qu'on appelle le « whistleblowing » ?
Les entreprises responsables doivent développer et mettre en place une procédure solide pour signaler les irrégularités dans les domaines environnemental, social et de gouvernance (ESG) et étendre ce service à leur chaîne d'approvisionnement afin que toutes les parties prenantes concernées puissent soumettre des signalements, y compris leurs propres employés, les employés des fournisseurs directs, mais aussi les employés des fournisseurs indirects plus en aval dans la chaîne d'approvisionnement.
En outre, la LkSG impose certaines exigences spécifiques à la procédure de dénonciation, notamment un règlement intérieur accessible au public, l'impartialité de la personne chargée de la procédure, la confidentialité, des informations complètes (et publiques) sur l'accessibilité et la compétence, ainsi qu'un contrôle annuel de l'efficacité.
De cette manière, les entreprises et les organisations peuvent prouver qu'elles s'efforcent, dans la mesure du possible, de respecter les obligations de diligence requises pour la procédure de réclamation, telles que prescrites par la nouvelle loi LkSG.
Il ne fait aucun doute que les modifications futures renforceront les exigences légales, mais un prestataire externe fiable spécialisé dans la dénonciation veillera à ce que son système de signalement et ses processus puissent être adaptés à tous les changements.
Processus requis
- Vérifiez votre chaîne d'approvisionnement
Créez une base de données répertoriant tous vos fournisseurs tiers directs, ainsi que vos fournisseurs indirects, s'ils sont connus, au sein de votre chaîne d'approvisionnement.
Identifiez tous les risquespotentielsliés aux droits de l'homme et à l'environnement dans votre base de données de chaîne d'approvisionnement, par exemple en filtrant les pays, les biens ou les services pertinents qui sont généralement susceptibles de donner lieu à des violations des droits de l'homme ou de l'environnement, dans la mesure où cela est corroboré par une série d'indices et d'autres informations. Cela limite le risque et montre aux autorités (y compris le BAFA) que vous appliquez le processus défini requis.
Veuillez contacter les fournisseurs identifiés pour obtenir des informations plus détaillées sur la pertinence des risques et les éventuelles procédures de réduction des risques.
Cette mesure montre aux autorités (y compris le BAFA) que vous faites tout votre possible pour identifier toutes les possibilités de prévenir les comportements répréhensibles dans la chaîne d'approvisionnement en matière de droits de l'homme ou de législation environnementale.
Collectez toutes les informations de manière uniforme afin de permettre une consultation optimale et respectez les exigences de documentation de la LkSG.
- Identifiez les risques concrets dans la chaîne d'approvisionnement
Identifiez tous les fournisseurs présentant des risquesconcretsde violations des droits humains ou environnementaux.
Notez que cela peut également inclure des personnes au sein de votre chaîne d'approvisionnement qui n'ont pas nécessairement commis d'infractions, mais qui sont néanmoins exposées à un risque parce qu'elles n'ont pas mis en place de processus de réduction des risques.
- Décidez de la meilleure façon de gérer les risques
Sur la base de votre analyse, prenez une décision éclairée sur la manière dont vous pouvez réduire les risques pour votre organisation grâce à des mesures préventives qui peuvent être définies plus précisément par la LkSG, telles qu'une déclaration de principe, des processus d'approvisionnement, des formations, des contrôles et des accords contractuels exigés des fournisseurs.
Cela pourrait inclure la proposition d'étendre vos processus de dénonciation existants à l'entreprise concernée.
Cela pourrait signifier que les fournisseurs identifiés seront invités à mettre en place eux-mêmes de nouvelles mesures de conformité (y compris des procédures de signalement des irrégularités).
Et si un fournisseur refuse de faire tout son possible pour respecter la LkSG, il est conseillé de chercher un autre fournisseur.
Si l'entreprise obtient des informations fondées sur d'éventuelles violations commises par des fournisseurs indirects situés plus bas dans la chaîne d'approvisionnement, les mesures doivent également être étendues à ces fournisseurs.
- Effectuez des contrôles réguliers de la chaîne d'approvisionnement.
Les chaînes d'approvisionnement évoluent au fil du temps. Les anciens fournisseurs partent, de nouveaux fournisseurs arrivent.
Il ne suffit donc pas d'examiner une seule fois les risques et les stratégies de réduction des risques liés à la loi sur le devoir de diligence dans la chaîne d'approvisionnement. Au contraire, cela doit être vérifié régulièrement conformément à la LkSG (ainsi que de manière ponctuelle si les circonstances liées aux risques de l'entreprise changent), et des registres correspondants doivent être tenus.
Cela montre également aux autorités que votre entreprise met tout en œuvre pour garantir qu'aucune violation des droits humains et environnementaux ne se produise ou, le cas échéant, qu'elle soit informée au mieux de leur occurrence, qu'elle puisse y remédier et prévenir tout préjudice futur.