La manière dont votre organisation structure et gère ses dispositifs de dénonciation est essentielle pour maximiser la valeur de votre programme de dénonciation et gérer les risques auxquels votre organisation est confrontée.
Dispositions relatives à la dénonciation
Dans un environnement où le traitement des lanceurs d'alerte fait l'objet d'un examen public croissant, les législateurs, les régulateurs, les investisseurs, les conseils d'administration et les employés en prennent tous note. Reconnaissant la valeur des lanceurs d'alerte pour les organisations et l'économie au sens large, l'UE a adopté en 2019 une directive qui entrera pleinement en vigueur à la fin de 2021.
Les changements législatifs qui en résulteront renforceront considérablement la protection des dénonciateurs et rendront obligatoire la mise en œuvre de mécanismes de signalement internes et externes. Le Royaume-Uni cherche actuellement à remplacer la loi de 1998 sur la divulgation de l'intérêt public (Public Interest Disclosure Act). Autrefois considérée comme un texte législatif de premier plan, cette loi a été qualifiée d'"inapte à l'emploi" et d'"édentée" par les Communes. Cela s'ajoute aux récents changements législatifs tels que SAPIN II en France, Sarbanes Oxley (SOX) aux États-Unis et les récents amendements à la loi sur la protection des dénonciateurs d'actes répréhensibles (Whistleblower Protection Act) (2004) au Japon.
Les dispositions de votre organisation en matière de dénonciation varieront en fonction de la juridiction, car chaque législation est différente, mais il existe une série de bonnes pratiques qui sont applicables quel que soit l'endroit où vous vous trouvez. Vos dispositions varieront également en fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise et du secteur dans lequel vous opérez.
Principes de dénonciation
Les principes suivants sont généralement applicables à toutes les organisations, quelle que soit leur situation géographique, taille et secteur ;
Politiques
Vos dispositions en matière de dénonciation doivent être clairement définies dans une politique. Il peut s'agir d'une politique spécifique de dénonciation ou d'un code de conduite, d'un manuel de l'employé ou d'un document similaire.
Processus
Vos processus de dénonciation doivent également être entièrement documentés, y compris vos processus de promotion, d'accueil, de triage, d'enquête et de résultat, afin de garantir que les personnes souhaitant faire part de leurs préoccupations sachent à quoi s'attendre.
Responsabilité
Les personnes responsables au sein d'une organisation doivent être clairement identifiées. Cette responsabilité incombe généralement aux cadres supérieurs, aux responsables du risque et de la conformité, à l'audit interne ou aux ressources humaines. 45 % des clients de Safecall ont quatre personnes responsables ou plus autorisées à consulter et à gérer les cas de dénonciation. Le nombre de personnes responsables augmente en fonction de la taille et de la complexité de l'organisation.
Vous pouvez établir un modèle RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) impliquant toutes les parties concernées afin de garantir une délimitation claire des rôles et des responsabilités.
La désignation d'un champion de la dénonciation au niveau de la direction ou du conseil d'administration pour superviser la procédure de dénonciation, que vous soyez ou non mandaté par la réglementation, souligne le sérieux que l'organisation accorde à la dénonciation et constitue une déclaration d'intention claire.
Engagement
Les cadres supérieurs doivent indiquer clairement que les employés et les cadres sont tenus de respecter des normes de comportement élevées et que ceux qui ne les respectent pas feront l'objet de mesures disciplinaires. En outre, il convient de diffuser un message clair selon lequel les personnes qui font part de leurs préoccupations seront appréciées et protégées.
Retour d'information
Des mises à jour doivent être fournies à la partie déclarante à des moments appropriés, y compris un accusé de réception, des mises à jour sur l'état d'avancement et, le cas échéant, les résultats.
Protection
Un engagement clair doit être pris pour protéger les personnes qui font part de leurs préoccupations. L'accent doit être mis sur la prévention des préjudices subis par la partie qui fait part de ses préoccupations. Un moyen efficace d'y parvenir est de protéger leur identité.
Champ d'application
Les organisations disposent souvent d'une procédure de règlement des griefs en plus des activités quotidiennes de gestion. Il convient d'indiquer clairement quels types de comportement doivent être signalés par quel canal de signalement, comment accéder à chacun d'entre eux et quelle est la protection offerte par chaque voie.
Voici un exemple de diagramme de remontée des problèmes ;
Dans une organisation type, il existe six possibilités qui peuvent permettre d'identifier et de résoudre une situation avant qu'une personne n'entre en contact avec une agence indépendante telle qu'une autorité de régulation.
Bien que des étapes puissent être sautées en fonction de la gravité de l'activité observée, la plupart des parties concernées suivent cette voie d'escalade. Cela signifie qu'au moment où le service de dénonciation est saisi de l'affaire, ils sont probablement frustrés qu'aucune mesure n'ait été prise et, selon toute vraisemblance, le comportement s'est aggravé au fil du temps.
