La manière dont votre organisation structure et gère ses dispositifs d'alerte est essentielle pour maximiser la valeur de votre programme d'alerte et gérer les risques auxquels votre organisation est confrontée.
Dispositions relatives à la dénonciation
Dans un contexte où le traitement réservé aux lanceurs d'alerte fait l'objet d'une attention croissante de la part du public, les législateurs, les régulateurs, les investisseurs, les conseils d'administration et les employés y prêtent tous attention. Reconnaissant la valeur des lanceurs d'alerte pour les organisations et l'économie en général, l'UE a adopté en 2019 une directive qui entrera pleinement en vigueur d'ici la fin de 2021.
Les modifications législatives qui en résulteront renforceront considérablement la protection des lanceurs d'alerte et rendront obligatoire la mise en place de mécanismes de signalement internes et externes. Le Royaume-Uni envisage actuellement de remplacer la loi de 1998 sur la divulgation d'informations d'intérêt public (Public Interest Disclosure Act). Autrefois considérée comme une législation de premier plan, cette loi est désormais qualifiée d'« inadaptée » et d'« inefficace » par la Chambre des communes. Cela s'ajoute aux récentes modifications législatives telles que la loi SAPIN II en France, la loi Sarbanes Oxley (SOX) aux États-Unis et les récentes modifications apportées à la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (2004) au Japon.
Les dispositions relatives à la dénonciation au sein de votre organisation varieront selon les juridictions, car chaque législation est différente. Il existe toutefois une série de bonnes pratiques qui s'appliquent quel que soit le lieu physique. Vos dispositions varieront également en fonction de la taille et de la complexité de votre entreprise, ainsi que du secteur dans lequel vous opérez.
Principes relatifs à la dénonciation
Les principes suivants s'appliquent généralement à toutes les organisations, indépendamment de leur situation géographique, de leur taille et secteur d'activité ;
des politiques Vos dispositions en matière de dénonciation doivent être clairement énoncées dans une politique. Il peut s'agir d'une politique spécifique en matière de dénonciation ou d'une disposition figurant dans un code de conduite, un manuel de l'employé ou un document similaire.
des processus Vos processus de dénonciation doivent également être entièrement documentés, y compris vos processus de promotion, d'accueil, de triage, d'enquête et de conclusion, afin que les personnes souhaitant signaler des préoccupations sachent à quoi s'attendre.
Responsabilité
Il convient de déterminer clairement qui sont les personnes responsables au sein d'une organisation. Cette responsabilité incombe généralement aux cadres supérieurs, au service chargé des risques et de la conformité, à l'audit interne ou aux ressources humaines. 45 % des clients de Safecall comptent au moins quatre personnes responsables habilitées à consulter et à gérer les cas de dénonciation. Le nombre de personnes responsables augmente en fonction de la taille et de la complexité de l'organisation.
Vous pouvez mettre en place un modèle RACI (Responsable, Compte rendu, Consulté, Informé) impliquant toutes les parties concernées afin de garantir une délimitation claire des rôles et des responsabilités.
La nomination d'un responsable de la dénonciation au niveau de la direction ou du conseil d'administration pour superviser la procédure de dénonciation, que vous y soyez tenu par la réglementation ou non, souligne le sérieux avec lequel l'organisation considère la dénonciation et constitue une déclaration d'intention claire.
en matière d'engagement La direction doit clairement indiquer que les employés et les cadres sont tenus de respecter des normes de comportement élevées et que ceux qui ne s'y conforment pas feront l'objet de mesures disciplinaires. En outre, il convient de faire savoir clairement que les personnes qui signalent des problèmes seront appréciées et protégées.
Les mises à jour relatives à l'
s doivent être communiquées à la partie déclarante en temps opportun, y compris l'accusé de réception, les mises à jour sur l'état d'avancement et, le cas échéant, les résultats.
de protection Il convient de s'engager clairement à protéger les personnes qui signalent des problèmes. L'accent doit être mis sur la prévention des préjudices que pourrait subir la personne ayant signalé le problème en raison de ses préoccupations. Un moyen efficace d'y parvenir consiste à protéger son identité.
Portée
Les organisations disposent souvent d'une procédure de réclamation en plus des activités quotidiennes habituelles de gestion. Il convient de préciser clairement quels types de comportements doivent être signalés par quel canal, comment chacun d'entre eux doit être accessible et la protection offerte par chaque voie.
Voici un exemple de diagramme d'escalade des problèmes :
Dans une organisation type, il existe six possibilités permettant d'identifier et de résoudre une situation avant qu'une personne ne contacte un organisme indépendant tel qu'un organisme de réglementation.
Bien que certaines étapes puissent être ignorées en fonction de la gravité de l'activité constatée, la plupart des personnes qui signalent des faits suivent cette procédure d'escalade. Cela signifie qu'au moment où le problème est porté à la connaissance du service de dénonciation, les personnes concernées sont probablement frustrées que des mesures n'aient pas été prises et, selon toute vraisemblance, le comportement est devenu plus grave avec le temps.
