Eine Whistleblowing-Fallstudie von Air Liquide: ein französisches multinationales Unternehmen, das Gase, Technologien und Dienstleistungen für verschiedene Industrie- und Gesundheitsbereiche liefert.
Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Paris und beschäftigt rund 64.000 Mitarbeiter in über 80 Ländern, die 3,7 Millionen Kunden betreuen.
Air Liquide ist seit 2015 ein Safecall-Kunde. Hier erklärt Vincent Maret, Group Ethics Office, wie er und sein Team ein so weitreichendes Programm umsetzen.
Wie kam es zu der Compliance- und Whistleblowing-Politik von Air Liquide?
Wir haben uns relativ früh auf die Themen Ethik und Compliance konzentriert. Unser Vorstand beschäftigt sich sehr intensiv mit diesem Thema, so dass wir in der Lage waren, unser Angebot in diesem Bereich zügig zu entwickeln. Wir haben ein spezielles Compliance-Programm, dessen einer Pfeiler Ethicall ist, der Name, den wir für unseren Whistleblowing-Service verwenden.
Als wir 2015 begannen, mit Safecall zusammenzuarbeiten, gab es für uns keine Verpflichtung, eine Whistleblowing-Hotline einzurichten. Das Team erkannte jedoch, dass eine Whistleblowing-Hotline unser Compliance-Programm bereichern würde. Ende 2016 wurde Sapin II in Frankreich eingeführt. Diese Compliance-Verordnung soll die Korruptions- und Bestechungsbekämpfung in großen Unternehmen unterstützen und gilt für alle Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitern oder mehr als 100 Millionen Euro Umsatz.
Sie besteht aus acht verschiedenen Säulen, eine davon ist ein Whistleblowing-System. Diese besondere Anforderung gilt nun für jede Organisation mit mehr als 50 Mitarbeitern und sollte für Mitarbeiter und Drittanbieter verfügbar sein.
Warum haben Sie sich für Safecall als Ihren Anbieter entschieden?
In der Sapin-II-Verordnung heißt es, dass die Whistleblowing-Hotline intern oder extern angeboten werden kann, aber angesichts der Anzahl der Mitarbeiter, die sie nutzen können, und der verschiedenen Sprachen, die es zu verwalten gilt, hielten wir eine externe Lösung für besser geeignet. Es gibt eine Reihe von Gründen, warum wir uns für Safecall entschieden haben. Einer davon war, dass das Unternehmen in Europa ansässig ist, was ein wichtiger Faktor in Bezug auf den Datenschutz ist. [1]
Außerdem wollten wir ein Instrument, das es den Menschen ermöglicht, sowohl online als auch per Telefon eine Meldung zu machen. Wir bevorzugen Meldungen, die per Telefon gemacht werden, da sie dank der erfahrenen Call-Handler von Safecall mehr Details und die Möglichkeit bieten, dem Anrufer Feedback zu geben. Die Tatsache, dass Safecall auf professionelle Call-Handler mit Ermittlungserfahrung setzt, die kein Skript verwenden und sich wirklich auf die Anrufer einlassen, um so den Erkenntnisgewinn für jede Meldung zu maximieren, war für uns ein wichtiges Verkaufsargument.
Sie sind in über 80 Ländern tätig. Haben Sie bemerkt, wie sich die unterschiedlichen Kulturen auf die Einstellung zu Compliance und Whistleblowing auswirken?
Die Kultur unterscheidet sich stark von einem Land zum anderen. Als wir 2015 mit der Nutzung von Safecall begannen, war das Konzept in den USA und Brasilien bereits sehr weit entwickelt, in Europa dagegen weit weniger. Vor allem die lateinischen Länder leisteten keinen guten Beitrag, vielleicht mit Ausnahme von Frankreich. Im Laufe der nächsten drei Jahre wuchs die Glaubwürdigkeit der Hotline und wir haben jetzt die erwartete Anzahl von Meldungen aus etwa 40 unserer 80 Standorte.
Gibt es eine Sensibilisierungskampagne für das Programm?
Als wir das System eingeführt haben, gab es viele spezielle Sensibilisierungsveranstaltungen und Präsentationen. Jedes Jahr überprüfen wir unser E-Learning-Modul zum Verhaltenskodex, das Informationen über das Programm enthält.
Wir haben auch eine laufende Kommunikationskampagne, die sich an zentralen Punkten an jedem Standort befindet, wie z. B. an der Kaffeemaschine, wo die Leute leicht Details mit einer Zusammenfassung des Systems und des Verfahrens für eine Meldung sehen können, und natürlich haben wir ein Intranet mit allen verfügbaren Informationen. Es ist fast unmöglich, dass ein Mitarbeiter Ethicall und Safecall noch nicht kennt. Für Dritte haben wir Pläne für eine gründlichere Kommunikation entwickelt. Das steht auf unserer Agenda für dieses Jahr.
Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um das Vertrauen in das Programm und die Hotline zu stärken?
Das Vertrauen in das System war anfangs nicht vorhanden. Um das Vertrauen zu stärken, versuchen wir, Veränderungen innerhalb der Organisation deutlich sichtbar zu machen. So konnten die Menschen sehen, dass sich nach einer Meldung tatsächlich etwas änderte und dass die Person, die die Meldung gemacht hatte, keine Konsequenzen zu befürchten hatte. Das steigerte die Glaubwürdigkeit des Systems.
Wir sind der Meinung, dass es für diejenigen, die eine Meldung machen, von Vorteil ist, wenn sie sehen, dass Maßnahmen ergriffen werden, sobald sie den Anruf tätigen. Daher haben wir uns verpflichtet, jeden Fall in weniger als 2 Monaten abzuschließen, und wir verfolgen die Fälle, die nicht innerhalb dieses Zeitraums abgeschlossen werden. Unser Vorstand engagiert sich sehr für das Programm, was den Ton für das Unternehmen angibt und sich als vorteilhaft für die Akzeptanz bei den Mitarbeitern erwiesen hat.
Welche Pläne haben Sie für die Zukunft in Bezug auf Compliance und Whistleblowing?
Wie bereits erwähnt, arbeiten wir an unserer Kommunikation mit Dritten. Wir prüfen auch, wie wir die Qualität der Berichte gegenüber der Quantität verbessern können. Wir möchten, dass sich die Menschen wohl fühlen, wenn sie sich melden, daher müssen die Botschaften sorgfältig durchdacht sein. Gegenwärtig betrachten wir etwa 30 % unserer Meldungen im Anschluss an unsere Nachforschungen als fundiert. Wir würden es vorziehen, wenn es etwa 70 % wären. Damit will ich sagen, dass wir uns darauf konzentrieren wollen, dass es sich bei den Meldungen um echte Verstöße handelt und nicht um organisatorische Angelegenheiten wie Gehaltsbeschwerden. Wir müssen daher daran arbeiten, wie wir dies den Mitarbeitern erklären, ohne sie zu verunsichern, ob sie die Hotline nutzen sollen.
Wir befassen uns auch mit unseren Ermittlungen im Zusammenhang mit Meldungen. Wenn eine Meldung per Telefon gemacht wird, erhalten wir dank der Safecall-Anrufbearbeiter ein hohes Maß an Details. Das macht es viel einfacher, der Sache nachzugehen, als wenn eine Meldung online gemacht wird. Wir arbeiten mit Safecall zusammen, um unsere internen Ermittlungsfähigkeiten auszubauen und sicherzustellen, dass unser internes Team in der Lage ist, gründliche Arbeit zu leisten, oder dass wir einen externen Ermittler wie Safecall hinzuziehen können.
Angesichts bevorstehender Entwicklungen wie der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen sorgen wir auch dafür, dass unsere Maßnahmen den Anforderungen entsprechen. So haben wir beispielsweise bereits die Vertraulichkeit der Daten sichergestellt, denn sobald eine Meldung als nicht erheblich eingestuft wird, haben wir zwei Monate Zeit, um sie zu anonymisieren und die personenbezogenen Daten zu löschen. Das Tool von Safecall ermöglicht uns dies und unterstützt auch andere Compliance-Prozesse, die möglicherweise reguliert werden, was ein weiterer Grund dafür ist, dass wir Safecall-Kunde geblieben sind.
Fußnoten
[Obwohl Safecall seinen Sitz im Vereinigten Königreich hat und nicht mehr Teil der EU ist, hält sich das Unternehmen streng an die Datenschutz-Grundverordnung und kann seinen Kunden versichern, dass der Datenschutz beabsichtigt ist und nicht nur zufällig.