Eine Fallstudie zum Thema Whistleblowing von Air Liquide: einem französischen multinationalen Unternehmen, das Gase, Technologien und Dienstleistungen für verschiedene Industrie- und Gesundheitsbereiche liefert.
Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Paris. Es beschäftigt rund 64.000 Mitarbeiter in über 80 Ländern und betreut 3,7 Millionen Kunden.
Air Liquide ist seit 2015 Kunde von Safecall. Hier erklärt Vincent Maret, Group Ethics Office, wie er und sein Team ein so weitreichendes Programm umsetzen.
Was war der Auslöser für die Compliance- und Whistleblowing-Richtlinie von Air Liquide?
Wir haben uns relativ früh auf Ethik und Compliance konzentriert. Unser Vorstand beschäftigt sich intensiv mit diesem Thema, wodurch wir schnell handeln und unser Angebot in diesem Bereich ausbauen konnten. Wir verfügen über ein spezielles Compliance-Programm, dessen eine Säule Ethicall ist, wie wir unseren Whistleblowing-Dienst nennen.
Als wir 2015 begannen, mit Safecall zusammenzuarbeiten, waren wir nicht verpflichtet, eine Whistleblowing-Hotline einzurichten. Das Team erkannte jedoch, dass eine Whistleblowing-Hotline unser Compliance-Programm bereichern würde. Tatsächlich wurde Ende 2016 in Frankreich Sapin II eingeführt. Diese Compliance-Vorschrift soll die Bekämpfung von Korruption und Bestechung in großen Unternehmen unterstützen und gilt für alle Organisationen mit mehr als 500 Mitarbeitern oder einem Umsatz von über 100 Millionen Euro.
Es umfasst acht verschiedene Säulen, darunter ein Whistleblowing-System. Diese besondere Anforderung gilt nun für alle Organisationen mit mehr als 50 Mitarbeitern und sollte Mitarbeitern und Drittanbietern zur Verfügung stehen.
Warum haben Sie sich für Safecall als Anbieter entschieden?
Die Sapin-II-Verordnung besagt, dass die Whistleblowing-Hotline intern oder extern bereitgestellt werden kann. Angesichts der Anzahl der Mitarbeiter, die diese Hotline nutzen können, und der verschiedenen Sprachen, die zu verwalten sind, hielten wir eine externe Lösung für geeigneter. Es gibt eine Reihe von Gründen, warum wir uns für Safecall entschieden haben. Einer davon war, dass das Unternehmen in Europa ansässig ist, was im Hinblick auf den Datenschutz ein wichtiger Faktor war. [1]
Außerdem wollten wir ein Tool, mit dem Meldungen sowohl online als auch telefonisch gemacht werden können. Wir bevorzugen telefonische Meldungen, da diese dank der erfahrenen Callcenter-Mitarbeiter von Safecall detaillierter sind und mehr Möglichkeiten für Rückmeldungen an den Anrufer bieten. Ein großes Plus für uns war, dass Safecall Wert auf professionelle Callcenter-Mitarbeiter mit Ermittlungserfahrung legt, die keine Skripte verwenden und sich wirklich auf die Anrufer einlassen, wodurch die Erkenntnisse aus jeder Meldung maximiert werden.
Sie sind in über 80 Ländern tätig. Merken Sie, wie sich unterschiedliche Kulturen auf die Einstellung zu Compliance und Whistleblowing auswirken?
Die Kultur variiert stark von Land zu Land. Als wir 2015 mit der Nutzung von Safecall begannen, war das Konzept in den USA und Brasilien bereits sehr weit entwickelt, in Europa hingegen weit weniger. Insbesondere lateinamerikanische Länder leisteten keinen großen Beitrag, vielleicht mit Ausnahme von Frankreich. In den folgenden drei Jahren wuchs die Glaubwürdigkeit der Hotline, und wir haben nun das erwartete Niveau an Meldungen aus rund 40 unserer 80 Standorte erreicht.
Gibt es eine Aufklärungskampagne zu diesem Programm?
Bei der Einführung des Systems haben wir zahlreiche spezifische Sensibilisierungsveranstaltungen und Präsentationen durchgeführt. Jedes Jahr überprüfen wir unser E-Learning-Modul zum Verhaltenskodex, das Informationen über das Programm enthält.
Wir führen außerdem eine fortlaufende Kommunikationskampagne an wichtigen Orten an jedem Standort durch, beispielsweise an der Kaffeemaschine, wo die Mitarbeiter leicht Details mit einer Zusammenfassung des Systems und des Verfahrens zur Meldung von Vorfällen einsehen können. Selbstverständlich verfügen wir auch über ein Intranet, in dem alle Informationen verfügbar sind. Es ist mittlerweile fast unmöglich, dass ein Mitarbeiter nichts über Ethicall und Safecall weiß. Für Dritte planen wir eine umfassendere Kommunikation. Dies steht auf unserer Agenda für dieses Jahr.
Welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um Vertrauen in das Programm und die Hotline aufzubauen?
Anfangs fehlte das Vertrauen in das System. Um Vertrauen zu schaffen, versuchen wir, Veränderungen innerhalb der Organisation sehr sichtbar zu machen. Infolgedessen begannen die Menschen zu erkennen, dass nach einer Meldung tatsächlich Veränderungen stattfanden und die meldende Person keine Nachteile zu befürchten hatte. Das stärkte die Glaubwürdigkeit des Systems.
Wir sind der Meinung, dass es für diejenigen, die eine Meldung machen, von Vorteil ist, wenn sie sehen, dass nach ihrem Anruf Maßnahmen ergriffen werden. Wir haben uns daher verpflichtet, jeden Fall in weniger als zwei Monaten abzuschließen, und verfolgen Fälle, die nicht innerhalb dieses Zeitraums abgeschlossen werden. Unser Vorstand engagiert sich sehr für das Programm, was den Ton für das Unternehmen angibt und sich als vorteilhaft für die Akzeptanz durch die Mitarbeiter erwiesen hat.
Was sind Ihre Zukunftspläne in Bezug auf Compliance und Whistleblowing?
Wie bereits erwähnt, arbeiten wir derzeit an unserer Kommunikation mit Dritten. Wir prüfen auch, wie wir die Qualität der Berichte gegenüber der Quantität verbessern können. Wir möchten, dass sich die Menschen wohlfühlen, wenn sie sich äußern, daher müssen die Botschaften sorgfältig durchdacht sein. Derzeit halten wir etwa 30 % unserer Meldungen nach unseren Untersuchungen für begründet. Wir würden es vorziehen, wenn dieser Anteil bei etwa 70 % läge. Damit meine ich, dass wir uns auf Meldungen konzentrieren möchten, die echte Verstöße betreffen, und nicht auf organisatorische Angelegenheiten wie Beschwerden über Gehälter. Wir müssen daher daran arbeiten, wie wir dies den Mitarbeitern erklären können, ohne dass sie sich unsicher sind, ob sie die Hotline nutzen sollen.
Wir überprüfen auch unsere Ermittlungen zu Meldungen. Wenn eine Meldung telefonisch erfolgt, erhalten wir dank der Call-Handler von Safecall sehr detaillierte Informationen. Das macht die Untersuchung von Sachverhalten wesentlich einfacher als bei Online-Meldungen. Wir arbeiten mit Safecall zusammen, um unsere internen Ermittlungsfähigkeiten weiterzuentwickeln, damit unser internes Team gründliche Arbeit leisten kann oder wir einen externen Ermittler wie Safecall hinzuziehen können.
Angesichts bevorstehender Entwicklungen wie der EU-Whistleblowing-Richtlinie stellen wir auch sicher, dass unsere Richtlinien konform sind. So haben wir beispielsweise bereits die Vertraulichkeit der Daten gewährleistet, da wir nach Abschluss einer Meldung als unbegründet eine zweimonatige Frist einhalten, bevor wir sie anonymisieren und personenbezogene Daten löschen. Das Tool von Safecall ermöglicht uns dies und unterstützt andere Compliance-Prozesse, die möglicherweise reguliert werden. Dies ist ein weiterer Grund, warum wir Kunde von Safecall geblieben sind.
Fußnoten
[1] Obwohl Safecall seinen Sitz im Vereinigten Königreich hat und nicht mehr Teil der EU ist, hält es sich strikt an die DSGVO und kann seinen Kunden die Gewissheit geben, dass der Datenschutz von Grund auf gewährleistet ist und nicht nur zufällig.