Zweck und Geltungsbereich dieses Anhangs

1.1 Dieser Anhang ergänzt die internationale Whistleblowing-Richtlinie von DLA Piper (die „internationale Richtlinie“) und gilt nur für einen begrenzten Bereich von Offenlegungen, die in den Geltungsbereich der australischen Gesetzgebung fallen, insbesondere des Corporations Act 2001 (Gesetz über Kapitalgesellschaften) und des Taxation Administration Act 1953 (Steuerverwaltungsgesetz). Sie ist für Offenlegungen durch oder in Bezug auf DLA Australia Services Pty Ltd oder DLA Piper Australia (die Partnerschaft) vorgesehen, wenn die Angelegenheit als geschützte Offenlegung nach australischem Recht gilt, deren Einzelheiten in Absatz 3 zu finden sind.

1.2 Offenlegungen, die diese Kriterien nicht erfüllen, sollten gemäß der internationalen Richtlinie erfolgen. Klicken Sie hier.

1.3 In Australien ist die Kanzlei als Partnerschaft unter dem Namen DLA Piper Australia (die Partnerschaft) tätig. Die Partnerschaft beschäftigt alle honorarverdienenden Mitarbeiter oder Rechtsanwälte mit einer Zulassung als Rechtsanwalt. Die Partnerschaft nimmt auch die Dienste von Mitarbeitern der DLA Piper Australia Services Pty Ltd (ACN 087 440 033) als Treuhänder des Australia Services Trust (DLA Australia Services) in Anspruch, um der Kanzlei in Australien Unternehmensdienstleistungen (d. h. Finanzdienstleistungen) zu erbringen.

1.4 Alle Meldungen oder Offenlegungen unterliegen der internationalen Richtlinie und genießen den darin vorgesehenen Schutz. Einige speziell Australien betreffende Meldungen können jedoch zusätzlich unter den Schutz des Corporations Act oder des Tax Act fallen. In diesem Fall gelten die Bestimmungen dieses Anhangs.

1.5 Wenn Sie Fragen zur Funktionsweise der internationalen Richtlinie oder dieses Anhangs und zu den Umständen haben, unter denen die zusätzlichen besonderen Schutzmaßnahmen gemäß diesem Anhang gelten, wenden Sie sich bitte an den Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten (dessen Kontaktdaten Sie in Teil 1 von Anhang 1 dieses Anhangs finden). Der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte kann Ihnen zusätzliche Informationen über das Verfahren zur Offenlegung und die Schutzmaßnahmen, die Ihnen vor einer formellen Offenlegung zur Verfügung stehen könnten, zur Verfügung stellen.

1.6 Dieser Anhang ist für das Risikomanagement und die Corporate-Governance-Struktur von DLA Australia Services und der Partnerschaft von großer Bedeutung. Er soll DLA Australia Services und der Partnerschaft außerdem als praktisches Instrument dienen, um:

• Fehlverhalten erkennen, bekämpfen und verhindern; und
• Sicherstellen, dass Personen, die Fehlverhalten melden, dies sicher und vertrauensvoll tun können und dass sie geschützt und unterstützt werden.

2 Schutzberechtigung

2.1 Wie bereits erwähnt, kann eine Person, die im Rahmen dieses Anhangs Bedenken äußert, Anspruch auf besonderen Schutz gemäß dem Corporations Act oder dem Tax Act haben (eine geschützte Offenlegung).

2.2 Eine geschützte Offenlegung liegt vor, wenn:

• Erstens, wenn alle folgenden Elemente vorhanden sind:
  • die Informationen beziehen sich auf Informationen, die als offenlegungspflichtige Angelegenheit eingestuft sind ( siehe Absatz 3)
  • die offenlegungspflichtige Angelegenheit von einer Person gemeldet wird, die als berechtigter Hinweisgeber eingestuft ist ( siehe Absatz 5), und
  • Die offenlegungspflichtige Angelegenheit wird gemeldet an:
    • eine Person, die als anspruchsberechtigte Person eingestuft ist ( siehe Absatz 5.3) oder
    • die zuständige Aufsichtsbehörde, die entweder:
      • die australische Wertpapieraufsichtsbehörde (ASIC) oder die australische Aufsichtsbehörde (APRA) für offenlegungspflichtige Angelegenheiten gemäß dem Corporations Act; oder
      •   der Steuerkommissar für offenlegungspflichtige Angelegenheiten gemäß dem Steuergesetz;
• Zweitens, wenn eine Offenlegung gegenüber dem Steuerbeauftragten erfolgt, weil der berechtigte Hinweisgeber der Ansicht ist, dass die Informationen dem Beauftragten bei der Erfüllung seiner Aufgaben oder Pflichten gemäß dem Steuerrecht in Bezug auf DLA Australia Services, die Partnerschaft oder ein verbundenes Unternehmen von DLA Australia Services oder der Partnerschaft helfen können.

2.3 Sie sind berechtigt, sich in Bezug auf die Anwendung der Whistleblowing-Bestimmungen gemäß dem Corporation Act und/oder dem Tax Act von einem Rechtsanwalt beraten oder vertreten zu lassen, der nicht zu DLA Australia Services oder der Partnerschaft gehört. In diesem Fall werden alle Mitteilungen an Ihren Rechtsanwalt vertraulich behandelt und geschützt. Wenn Sie sich nach Rücksprache mit Ihrem Rechtsberater dazu entschließen, eine Offenlegung gemäß diesem Anhang vorzunehmen, gilt diese Offenlegung nur dann als geschützte Offenlegung, wenn sie die in Absatz 2.2 oben genannten Kriterien erfüllt.

3 Offenlegungspflichtige Angelegenheiten

Gemäß dem Corporations Act:

• Eine meldepflichtige Angelegenheit ist ein Bericht, der sich auf Fehlverhalten oder einen unzulässigen Sachverhalt und Umstände in Bezug auf DLA Australia Services oder eine verbundene juristische Person bezieht, bei denen der berechtigte Hinweisgeber begründeten Verdacht hat, dass sie stattgefunden haben, stattfinden oder stattfinden werden.
• Dies kann unter anderem Informationen umfassen, die darauf hindeuten, dass ein leitender Angestellter oder Mitarbeiter von DLA Australia Services (oder einem seiner verbundenen Unternehmen) Handlungen begangen hat, begeht oder begehen wird, die:
  • ist eine Straftat oder ein Verstoß gegen:
    • das Gesellschaftsgesetz;
    • das Gesetz über die australische Wertpapier- und Investitionskommission von 2001;
    • das Bankengesetz von 1959;
    • Gesetz über den Finanzsektor (Datenerhebung) von 2001;
    • das Versicherungsgesetz von 1973;
    • das Lebensversicherungsgesetz von 1995;
    • das nationale Verbraucherkreditgesetz von 2009;
    • das Gesetz über die Rentenversicherung (Aufsicht) von 1993; oder
    • ein nach diesen Gesetzen hergestelltes Instrument;
      • eine Gefahr für die Öffentlichkeit oder das Finanzsystem darstellt; oder
      • ist durch Vorschriften für die Zwecke des Corporations Act vorgeschrieben.
      • einen Verstoß gegen ein anderes Gesetz des Commonwealth darstellt, der mit einer Strafe von bis zu 12 Monaten oder mehr geahndet wird;

3.2 Offenlegungen „persönlicher arbeitsbezogener Beschwerden” sind in der Regel keine offenlegungspflichtigen Angelegenheiten. Gemäß dem Corporations Act ist eine Offenlegung keine offenlegungspflichtige Angelegenheit, wenn die offengelegten Informationen:

• betrifft eine Beschwerde über eine Angelegenheit im Zusammenhang mit der Beschäftigung (oder früheren Beschäftigung) des Hinweisgebers, die persönliche Auswirkungen auf den Hinweisgeber hat;
• hat keine wesentlichen Auswirkungen auf DLA Australia Services, die nicht mit dem Offenleger in Zusammenhang stehen; und
• betrifft nicht das in Absatz 3.1 beschriebene Verhalten

3.3 Beispiele für persönliche arbeitsbezogene Beschwerden können sein:

• ein Konflikt zwischen zwei Mitarbeitern;
• eine Entscheidung über die Versetzung oder Herabstufung eines Mitarbeiters;
• eine Entscheidung über die Arbeitsbedingungen eines Mitarbeiters; oder
• eine Entscheidung zur Suspendierung oder Kündigung eines Mitarbeiters oder Auftragnehmers.

3.4 Wenn Sie eine Beschwerde über eine persönliche arbeitsbezogene Angelegenheit vorbringen, haben Sie zwar möglicherweise keinen Anspruch auf die in diesem Anhang beschriebenen besonderen Schutzmaßnahmen, aber dennoch Anspruch auf die in der australischen Richtlinie zur Beilegung von Beschwerden beschriebenen Schutzmaßnahmen.

3.5 Wenn Sie jedoch Bedenken äußern, die eine persönliche arbeitsbezogene Beschwerde beinhalten, kann diese Offenlegung dennoch unter den Schutz dieses Anhangs fallen, wenn:

• die Offenlegung Informationen über Fehlverhalten der in Absatz 3 dieses Anhangs genannten Art enthält (einschließlich der in Absatz 3.2 dieses Anhangs genannten Beispiele) (d. h. ein gemischter Bericht); oder
• Das Unternehmen hat gegen Arbeits- oder andere Gesetze verstoßen, die mit einer Freiheitsstrafe von mindestens 12 Monaten geahndet werden.

3.6 Sie sind außerdem berechtigt, sich in Bezug auf die Anwendung der Whistleblowing-Bestimmungen gemäß dem Corporation Act und/oder dem Tax Act von einem Rechtsanwalt beraten oder vertreten zu lassen, der nicht zu DLA Australia Services oder der Partnerschaft gehört. In diesem Fall werden alle Mitteilungen an Ihren Rechtsanwalt vertraulich behandelt und geschützt.

3.7 Gemäß dem Steuergesetz handelt es sich um eine offenlegungspflichtige Angelegenheit, wenn:

• der berechtigte Hinweisgeber hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass die Informationen auf ein Fehlverhalten oder einen unzulässigen Zustand oder Umstände in Bezug auf die Steuerangelegenheiten von DLA Australia Services oder der Partnerschaft oder einem verbundenen Unternehmen von DLA Australia Services oder der Partnerschaft hinweisen; und
• Der berechtigte Hinweisgeber ist der Ansicht, dass die Informationen dem berechtigten Empfänger bei der Erfüllung seiner Aufgaben oder Pflichten im Zusammenhang mit den Steuerangelegenheiten von DLA Australia Services oder der Partnerschaft helfen können.

4Offenlegungen in „Notfällen“ und im „öffentlichen Interesse“

4.1 Unter bestimmten begrenzten Umständen im Zusammenhang mit einer geschützten Offenlegung gemäß dem Corporations Act kann ein berechtigter Hinweisgeber eine „Notfall”- oder „im öffentlichen Interesse liegende” Offenlegung von Informationen gegenüber einem Mitglied des Parlaments (Commonwealth, Bundesstaat oder Territorium) oder einem Journalisten vornehmen.

4.2 DLA Australia Services ermutigt seine Mitarbeiter, die in diesem Anhang beschriebenen Whistleblowing-Verfahren zu nutzen, damit keine Notfall- oder Offenlegung im öffentlichen Interesse erforderlich wird. Wenn Sie eine Notfall- oder Offenlegung im öffentlichen Interesse vornehmen möchten, empfiehlt DLA Australia Services Ihnen dringend, unabhängigen Rechtsbeistand einzuholen, damit Sie die Kriterien für diese Art von geschützten Offenlegungen verstehen.

4.3 DLA Australia Services erkennt jedoch an, dass es unter bestimmten Umständen erforderlich sein kann, dass Personen solche Offenlegungen vornehmen müssen, und wird alle in diesem Anhang aufgeführten gesetzlichen Anforderungen in Bezug auf solche Offenlegungen einhalten.

4.4 Notfalloffenlegung bezeichnet eine Offenlegung, bei der:

• der Offenleger hat zuvor eine Offenlegung dieser Informationen vorgenommen, die gemäß dem Corporations Act schutzberechtigt sind; und
• der Offenlegende hat begründeten Anlass zu der Annahme, dass die Informationen eine erhebliche und unmittelbare Gefahr für die Gesundheit und Sicherheit einer oder mehrerer Personen oder für die natürliche Umwelt darstellen; und
• Der Offenlegende hat der Stelle, gegenüber der er die Offenlegung vorgenommen hat, (schriftlich) mitgeteilt, dass:
  • ausreichende Informationen enthält, um die vorherige Offenlegung zu identifizieren; und
  • besagt, dass der Offenleger eine Notfalloffenlegung vornehmen will; und
• Die Offenlegung erfolgt gegenüber:
  • ein Mitglied des Parlaments (Commonwealth, Bundesstaat oder Territorium); oder
  • ein Journalist; und
• Der Umfang der in der Notfallmitteilung offengelegten Informationen geht nicht über das hinaus, was erforderlich ist, um den Empfänger gemäß Absatz d über die erhebliche und unmittelbare Gefahr zu informieren.

4.5 Offenlegung im öffentlichen Interesse bedeutet eine Offenlegung, bei der:

• der Offenleger hat zuvor eine Offenlegung dieser Informationen vorgenommen, die gemäß dem Corporations Act schutzberechtigt sind; und
• seit der letzten Offenlegung mindestens 90 Tage vergangen sind; und
• der Offenlegende keine begründeten Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass Maßnahmen im Zusammenhang mit der Offenlegung ergriffen werden; und
• der Offenlegende hat berechtigte Gründe zu der Annahme, dass eine weitere Offenlegung im öffentlichen Interesse liegt; und
• Nach Ablauf von 90 Tagen teilte der Offenleger der Stelle, gegenüber der er die Offenlegung vorgenommen hatte, schriftlich mit, dass:
  • ausreichende Informationen enthält, um die vorherige Offenlegung zu identifizieren; und
  • besagt, dass der Offenlegende beabsichtigt, eine Offenlegung im öffentlichen Interesse vorzunehmen; und
• Die Offenlegung im öffentlichen Interesse erfolgt gegenüber:
  • ein Mitglied des Parlaments (Commonwealth, Bundesstaat oder Territorium); oder
  • ein Journalist; und
• Der Umfang der im Rahmen der Offenlegung im öffentlichen Interesse offengelegten Informationen geht nicht über das hinaus, was erforderlich ist, um den Empfänger gemäß Absatz f über das Fehlverhalten oder die relevanten Informationen zu informieren.

4.6 Hinweis: Im Sinne dieses Anhangs und des Corporations Act ist ein „Journalist“ eine Person, die beruflich für eine Zeitung, eine Zeitschrift, einen Rundfunk- oder Fernsehdienst oder kommerzielle elektronische Dienste (einschließlich Dienste, die über das Internet angeboten werden) tätig ist, die ähnlich wie eine Zeitung, eine Zeitschrift oder ein Rundfunk- oder Fernsehdienst betrieben werden.

Berechtigte Hinweisgeber

5.1 Damit ein Bericht als geschützte Offenlegung gilt, muss er von einem berechtigten Hinweisgeber gemäß dem Corporations Act und dem Tax Act gemacht werden.

5.2 Ein berechtigter Hinweisgeber ist jemand, der eine der folgenden Eigenschaften aufweist (oder aufgewiesen hat):

• ein leitender Angestellter (einschließlich eines Direktors oder Unternehmenssekretärs – im Folgenden als leitender Angestellter bezeichnet) von DLA Australia Services;
• Mitarbeiter von DLA Australia Services;
• eine Person, die Dienstleistungen oder Waren an DLA Australia Services liefert (entgeltlich oder unentgeltlich) (oder ein Mitarbeiter dieser Person);
• eine Person, die mit DLA Australia Services verbunden ist, beispielsweise ein Aktionär;
• ein Verwandter oder Angehöriger einer der oben genannten Personen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf Ehepartner, Eltern, Kinder, Enkelkinder oder Geschwister); oder
• eine Person, die gemäß den einschlägigen Bestimmungen des Corporations Act oder des Tax Act als solche vorgeschrieben ist.

5.3 Berechtigte Empfänger

5.4 Gemäß dem Corporations Act ist ein berechtigter Empfänger einer der folgenden:

• ein leitender Angestellter oder Manager von DLA Australia Services oder einem der mit DLA Australia Services verbundenen Unternehmen;
• ein Wirtschaftsprüfer oder ein Mitglied eines Wirtschaftsprüfungsteams, das eine Prüfung von DLA Australia Services oder einer der mit DLA Australia Services verbundenen Körperschaften durchführt;
• ein Versicherungsmathematiker von DLA Australia Services oder einer verbundenen juristischen Person;
• jede andere Person, die von der Gesellschaft zum Erhalt von Offenlegungen gemäß dem Corporations Act befugt ist. Bei DLA Australia Services sind die befugten Personen diejenigen, die in Teil 1 von Anhang 1 dieses Anhangs aufgeführt sind, darunter der Whistleblower Investigation Officer und der Alternative Whistleblower Investigation Officer; oder
• eine Person oder Einrichtung, die in den Vorschriften zum Corporations Act vorgeschrieben ist.

5.5 Gemäß dem Steuergesetz ist ein berechtigter Empfänger einer der folgenden:

• ein leitender Angestellter oder Manager von DLA Australia Services;
• jeder Mitarbeiter oder leitende Angestellte, der Aufgaben oder Pflichten im Zusammenhang mit den Steuerangelegenheiten des Unternehmens hat;
• ein Partner in der Partnerschaft;
• ein Wirtschaftsprüfer oder ein Mitglied eines Prüfungsteams, das eine Prüfung von DLA Australia Services oder der Partnerschaft durchführt;
• ein registrierter Steuerberater oder BAS-Berater, der Steuerberatungs- oder BAS-Dienstleistungen für DLA Australia Services oder die Partnerschaft erbringt;
• eine Person, die von DLA Australia Services oder der Partnerschaft zum Empfang berechtigter Offenlegungen ermächtigt wurde. Die für DLA Australia Services oder die Partnerschaft ermächtigten Personen sind in Teil 1 von Anhang 1 dieses Anhangs aufgeführt und umfassen den Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten und den stellvertretenden Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten; oder
• eine Person oder Einrichtung, die in den Vorschriften zum Steuergesetz vorgeschrieben ist.

6 Meldung von Fehlverhalten

6.1 DLA Australia Services und die Partnerschaft (sofern zutreffend) empfehlen Ihnen, Bedenken intern gemäß dem unten beschriebenen Verfahren zu melden. Sie können Bedenken jedoch auch extern melden (siehe Absatz 6.13 unten) und haben dennoch Anspruch auf den besonderen Schutz.

6.2 Eine Meldung kann anonym oder namentlich erfolgen und ist schutzwürdig, wenn alle anderen Kriterien erfüllt sind.

6.3 Wie bereits erwähnt, kann ein Bericht auch dann noch unter den besonderen Schutz fallen, wenn sich herausstellt, dass er unrichtig ist.

Intern

6.4 Damit eine Meldung als geschützte Offenlegung gilt, muss sie an einen berechtigten Empfänger gerichtet sein.

6.5 Obwohl alle berechtigten Empfänger geschützte Meldungen entgegennehmen können, möchten DLA Australia Services und die Partnerschaft etwaige Verfehlungen so früh wie möglich identifizieren und ahnden. Um sicherzustellen, dass Ihr Anliegen auf möglichst effektive und effiziente Weise behandelt wird, empfehlen DLA Australia Services und die Partnerschaft Ihnen daher, Ihr Anliegen zunächst über die SafeCall-Plattform oder den Whistleblower Investigation Officer zu melden.

6.6 Teil 1 von Anhang 1 dieses Anhangs enthält die Kontaktdaten des Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten.

6.7 Sie können Ihre Bedenken auf verschiedene Weise beim Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten vorbringen, unter anderem durch:

• Persönliches Treffen über Videokonferenz (wenn die Teilnehmer sich an verschiedenen Orten befinden).
• Der Safecall Speak Up-Whistleblowing-Dienst. Dieser Dienst wurde so konfiguriert, dass Ihre Meldung oder Offenlegung angemessen und in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften behandelt wird. Er ist der von der Kanzlei bevorzugte Weg.
• E-Mail mit dem Vermerk „streng vertraulich“ in der Betreffzeile; oder
• Telefonanruf.

6.8 Bitte teilen Sie dem Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten mit, ob Sie möchten, dass Ihre Identität vertraulich behandelt wird. Wenn Sie anonym melden, überlegen Sie bitte, wie der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte Sie in Zukunft kontaktieren könnte (Sie könnten beispielsweise eine nicht eingetragene Telefonnummer angeben, aber nicht Ihren Namen).

6.9 Sobald der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte Gelegenheit hatte, Ihre Meldung zu prüfen, wird er Ihnen mitteilen, ob Ihre Meldung als geschützte Offenlegung gilt. Gegebenenfalls wird der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte Sie auch über die voraussichtlichen nächsten Schritte (z. B. ob eine Untersuchung stattfinden wird) und den voraussichtlichen Zeitrahmen informieren.

6.10 Wenn Sie es nicht für angemessen halten, Ihre Bedenken gegenüber dem Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten zu äußern (z. B. bei einem Interessenkonflikt), können Sie Ihre Bedenken dem alternativen Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten melden (entweder anonym oder unter Angabe Ihres Namens und über die gleichen Methoden, die in den Absätzen 6.7 und 6.8 oben beschrieben sind). In diesem Fall übernimmt der alternative Whistleblower-Beauftragte die Aufgaben des Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten (einschließlich der in Absatz 6.9 genannten Aufgaben).

6.11 Teil 1 von Anhang 1 dieses Anhangs enthält die Kontaktdaten des alternativen Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten.

6.12 Wenn Sie Ihre Bedenken einem der anderen berechtigten Empfänger mitteilen, werden diese Sie gegebenenfalls bitten, Ihre Bedenken dem Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten mitzuteilen (wobei zu beachten ist, dass Sie Ihre Bedenken anonym vorbringen können). Der Grund dafür ist, dass in den meisten Fällen und sofern kein Interessenkonflikt vorliegt, der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte dafür zuständig ist, die Bedenken zu prüfen, zu entscheiden, ob es sich um eine geschützte Offenlegung handelt, und zu bestimmen, welche Schritte zu ihrer Untersuchung unternommen werden sollten. Unter diesen Umständen wird der berechtigte Empfänger Ihre Identität vertraulich behandeln, es sei denn, Sie erteilen ihm die Zustimmung, Ihre Identität offenzulegen.

Extern

6.13 Wie bereits zuvor erwähnt, können geschützte Offenlegungen auch gegenüber Parteien außerhalb von DLA Australia Services oder der Partnerschaft erfolgen.

6.14 Offenlegungspflichtige Angelegenheiten:

• gemäß dem Corporations Act von berechtigten Hinweisgebern entweder an die ASIC oder die APRA gemeldet werden können; und
• gemäß dem Steuergesetz können von berechtigten Hinweisgebern dem Steuerkommissar gemeldet werden.

6.15 Diese externen Parteien und die Art und Weise, wie ihnen Informationen offengelegt werden können, sind in Teil 1 von Anhang 1 dieses Anhangs näher beschrieben.

6.16 Unter bestimmten Umständen hat ein berechtigter Hinweisgeber, der eine geschützte Offenlegung gemäß dem Corporations Act vornimmt, möglicherweise auch das Recht, seine Bedenken gegenüber einem Mitglied des Parlaments (auf Bundes-, Landes- oder Territorialebene) oder einem Journalisten zu äußern. Dies wird in Abschnitt 4 dieses Anhangs näher erläutert. Bitte lesen Sie diesen Abschnitt sorgfältig durch und holen Sie gegebenenfalls unabhängigen Rechtsrat ein, damit Sie die Kriterien für die Vornahme solcher geschützten Offenlegungen verstehen.

7 Untersuchung geschützter Offenlegungen

7.1 Wenn eine geschützte Offenlegung intern erfolgt, wird DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Fall) den Bericht prüfen und gegebenenfalls eine objektive Untersuchung unter Berücksichtigung der Art und der Umstände des meldepflichtigen Verhaltens durchführen.

Faire Behandlung derjenigen, auf die sich die Offenlegung bezieht

7.2 DLA Australia Services und die Partnerschaft (sofern zutreffend) gewährleisten eine faire Behandlung von Mitarbeitern, die in geschützten Offenlegungen genannt werden, die Anspruch auf Schutz haben, einschließlich aller Mitarbeiter, auf die sich solche Offenlegungen beziehen, indem sie:

• sicherstellen, dass alle Untersuchungen unvoreingenommen, mit angemessenen Ressourcen ausgestattet und zeitnah durchgeführt werden; und
• Personen, die in Offenlegungen namentlich genannt werden, die Möglichkeit zu geben, zu einem angemessenen Zeitpunkt während einer Untersuchung auf die gegen sie erhobenen Vorwürfe zu reagieren.

7.3 Der Untersuchungsprozess

Die Einzelheiten jeder Untersuchung variieren je nach Art der Offenlegung, doch lässt sich der gesamte Untersuchungsprozess wie folgt zusammenfassen:

• Die Offenlegung sollte zunächst gegenüber dem Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten erfolgen.
• Der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte führt so bald wie möglich nach Erhalt der Meldung eine vorläufige Überprüfung der darin erhobenen Vorwürfe durch. Dies kann die Sammlung weiterer Unterlagen zur Prüfung der Vorwürfe umfassen.
• Nach dieser vorläufigen Prüfung entscheidet der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte, ob es sich bei der Offenlegung um eine geschützte Offenlegung handelt und ob eine eingehende Untersuchung erforderlich ist. Ist dies der Fall, entscheidet der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte:
  • Art und Umfang der Untersuchung;
  • die Person(en) innerhalb und/oder außerhalb von DLA Australia Services oder der Partnerschaft, die die Untersuchung leiten sollte(n);
  • die Art der technischen, finanziellen oder rechtlichen Beratung, die zur Unterstützung der Untersuchung erforderlich sein könnte; und
  • der voraussichtliche Zeitrahmen für die Untersuchung.
• In dieser Phase wird der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte der Person, sofern diese sich nicht für die Anonymität entschieden hat und/oder dies nicht unangemessen ist, mitteilen, ob:
  • die Offenlegung ist eine geschützte Offenlegung; und
  • Es wird eine weitere Untersuchung durchgeführt werden.
• Alle für die Untersuchung gesammelten oder erhaltenen Materialien müssen an einem sicheren, vertraulichen Ort aufbewahrt werden, zu dem nur die Personen (und gegebenenfalls ihre Berater – vorbehaltlich der Vertraulichkeitsanforderungen) Zugang haben, die die Untersuchung durchführen/durchgeführt haben.
• vorbehaltlich der Vertraulichkeitsanforderungen:
  • Der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte führt ein Register mit Einzelheiten zu allen Meldungen, die gemäß diesem Anhang gemacht wurden. Wird eine eingehende Untersuchung durchgeführt, werden im Whistleblower-Register auch Einzelheiten zum Fortschritt der Untersuchung und zum Ergebnis festgehalten.
  • DLA Australia Services und die Partnerschaft werden ihre Führungskräfte und Vorstandsmitglieder (oder gegebenenfalls Partner) regelmäßig über diesen Anhang und alle darin enthaltenen Berichte informieren. Bei der Erstellung dieser Berichte wird sichergestellt, dass die Vertraulichkeitsverpflichtungen nicht verletzt werden.

Bezieht sich eine geschützte Offenlegung auf Vorwürfe gegen den Whistleblower-Untersuchungsbeauftragten, führt der stellvertretende Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte die in diesem Abschnitt genannten Schritte durch – und der Whistleblower-Untersuchungsbeauftragte ist nicht an der Durchführung oder Entgegennahme von Berichten über Untersuchungen der Vorwürfe beteiligt.

7.4 Alle Untersuchungen werden zeitnah durchgeführt. Während der gesamten Untersuchung wird DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Fall) dem berechtigten Hinweisgeber, der die geschützte Offenlegung vorgenommen hat, gegebenenfalls Rückmeldung über den Fortschritt und/oder das Ergebnis der Untersuchung geben (vorbehaltlich Überlegungen zum Schutz der Privatsphäre derjenigen, gegen die Vorwürfe erhoben werden, und unter Berücksichtigung der Tatsache, dass die Untersuchung oder andere Angelegenheiten, die sich aus einer Meldung ergeben, nicht beeinträchtigt werden dürfen).

8 Schutzmaßnahmen für Whistleblower

8.1 DLA Australia Services und die Partnerschaft verpflichten sich, bei glaubwürdigen Meldungen über Fehlverhalten Unterstützung und Schutz zu bieten, und tolerieren keinerlei Vergeltungsmaßnahmen oder Androhungen von Vergeltungsmaßnahmen.

Schutz Ihrer Identität

8.2 Ein Hinweisgeber muss sich nicht identifizieren, um Anspruch auf Schutz zu haben.

8.3 Wenn Sie sich gegenüber einem berechtigten Empfänger identifizieren möchten, Ihre Identität aber ansonsten vertraulich bleiben soll, wird Ihre Identität (oder Informationen, die wahrscheinlich zur Offenlegung Ihrer Identität führen würden) nicht offengelegt. Dies unterliegt bestimmten Ausnahmen, die nachstehend aufgeführt sind:

Die Identität einer Person, die eine geschützte Offenlegung vorgenommen hat (d. h. der berechtigte Hinweisgeber), bleibt vertraulich, es sei denn, sie wird gegenüber folgenden Personen offengelegt:

• ASIC oder APRA (in Bezug auf Offenlegungen, die unter dem Corporations Act geschützt sind);
• der Steuerkommissär (in Bezug auf Offenlegungen gemäß dem Steuergesetz);
• ein Mitglied der AFP;
• ein Rechtsanwalt zum Zwecke der Rechtsberatung oder -vertretung; oder
• mit Zustimmung des Offenlegenden.

8.4 Ein berechtigter Hinweisgeber muss sich nicht identifizieren, damit seine Meldung als geschützte Meldung gilt.

8.5 Wenn ein berechtigter Hinweisgeber anonym bleiben möchte, wird DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Fall) in der Praxis alle angemessenen Maßnahmen zum Schutz seiner Vertraulichkeit ergreifen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Folgendes:

• Der Hinweisgeber wird in einem geschlechtsneutralen Kontext erwähnt.
• Soweit möglich, wird der Hinweisgeber kontaktiert, um bestimmte Aspekte der Offenlegung zu identifizieren, die unbeabsichtigt zu seiner Identifizierung führen könnten.
• alle Papier- und elektronischen Dokumente und sonstigen Materialien im Zusammenhang mit Offenlegungen gemäß diesem Anhang werden sicher aufbewahrt; und
• Der Zugang zu allen Informationen im Zusammenhang mit einer Offenlegung gemäß diesem Anhang ist auf diejenigen beschränkt, die unmittelbar an der Verwaltung und Untersuchung der Offenlegung beteiligt sind.

8.6 Die Identität eines Offenlegenden kann einem Gericht offengelegt werden, wenn dies erforderlich ist, um:

• das Steuergesetz oder das Gesellschaftsgesetz in Kraft setzen;
• im Interesse der Gerechtigkeit.

8.7 Dieser Anhang erlaubt oder billigt unter keinen Umständen die Offenlegung der tatsächlichen Identität eines Hinweisgebers, der eine geschützte Offenlegung vorgenommen hat, außer wie oben dargelegt (und es wäre illegal, anders zu handeln). Für die Zwecke einer Untersuchung können jedoch Informationen, die wahrscheinlich oder möglicherweise zur Identifizierung des Hinweisgebers führen (aber nicht dessen Identität preisgeben), offengelegt werden, wenn dies für die Untersuchung des Gegenstands der geschützten Offenlegung vernünftigerweise erforderlich ist. DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Fall) werden alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um das Risiko zu verringern, dass der Hinweisgeber aufgrund dieser Offenlegung von Informationen identifiziert wird.

8.8 DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Anwendbarkeit) kann den Gegenstand der geschützten Offenlegung ohne die Zustimmung des berechtigten Hinweisgebers offenlegen, sofern dies angemessen ist.

8.9 Jede Weitergabe von Informationen, die gegen diesen Anhang verstößt, wird als schwerwiegender Verstoß angesehen und kann zu Disziplinarmaßnahmen führen. Außerdem kann dies schwerwiegende Konsequenzen gemäß dem Corporations Act oder dem Tax Act nach sich ziehen.

8.10 Jede Weitergabe von Informationen, die gegen diesen Anhang verstößt, wird als schwerwiegender Verstoß angesehen und kann zu Disziplinarmaßnahmen sowie möglichen rechtlichen Konsequenzen (wie Geldstrafen und in extremen Fällen Freiheitsstrafen) führen.

Schutz vor rechtlichen Schritten

8.11 Berechtigte Hinweisgeber, die eine geschützte Offenlegung vornehmen, werden wie folgt geschützt:

• sie sind vor jeglicher zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlichen Haftung (einschließlich Disziplinarmaßnahmen) für die Offenlegung geschützt;
• auf dieser Grundlage können keine vertraglichen oder sonstigen Rechtsmittel gegen den Offenlegenden geltend gemacht und keine vertraglichen oder sonstigen Rechte ausgeübt werden; und
• Die von ihnen offengelegten Informationen sind in Strafverfahren oder in Verfahren zur Verhängung einer Strafe nicht als Beweismittel gegen die Person zulässig, mit Ausnahme von Verfahren wegen der Unrichtigkeit der Informationen.

8.12 Whistleblower erhalten keinen Schutz für ihr eigenes Fehlverhalten oder ihre eigenen Verfehlungen.

Sie vor Nachteilen schützen

8.13 Berechtigte Hinweisgeber, die eine geschützte Offenlegung vornehmen, werden vor nachteiligen Maßnahmen geschützt.

8.14 Zu schädigendem Verhalten kann beispielsweise gehören:

• Entlassung;
• eine Änderung der Aufgaben oder eine Herabstufung;
• eine Versetzung in eine andere Abteilung oder an einen anderen Standort;
• Belästigung, Mobbing oder Einschüchterung;
• Schaden oder Verletzung;
• Reputationsschaden;
• Sachschäden; oder
• Schädigung der finanziellen Lage einer Person.

8.15 Zu schädigendem Verhalten zählen beispielsweise keine Verwaltungsmaßnahmen, die zum Schutz eines berechtigten Hinweisgebers, der eine geschützte Offenlegung vorgenommen hat, vor Nachteilen ergriffen werden (z. B. die Ermöglichung von Heimarbeit).

8.16 DLA Australia Services und die Partnerschaft tolerieren keinerlei schädigendes Verhalten, das zu Disziplinarmaßnahmen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen kann. Es gibt auch separate und schwerwiegende rechtliche Konsequenzen für die Schädigung eines berechtigten Hinweisgebers, der eine geschützte Offenlegung vorgenommen hat (z. B. Geldstrafen und in extremen Fällen Freiheitsstrafen).

8.17 DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Fall) werden Meldungen über Schikanen oder nachteiliges Verhalten, die in irgendeiner Weise mit einer geschützten Offenlegung in Zusammenhang stehen, gründlich untersuchen. Ein berechtigter Hinweisgeber, der einer nachteiligen Behandlung (oder der Androhung einer nachteiligen Behandlung) ausgesetzt ist, sollte dies unverzüglich dem Whistleblower Investigation Officer melden, damit DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Fall) ihm die erforderliche Unterstützung zukommen lassen können.

8.18 Berechtigte Hinweisgeber können unabhängigen Rechtsbeistand einholen oder sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden (z. B. ASIC für meldepflichtige Angelegenheiten gemäß dem Corporations Act), wenn sie glauben, dass ihnen ein Nachteil entstanden ist. Es wird jedoch empfohlen, zunächst DLA Australia Services oder die Partnerschaft zu informieren.

Entschädigung und andere Rechtsbehelfe

8.19 Ein Whistleblower, der eine geschützte Offenlegung vornimmt, kann auch Anspruch auf gerichtlich angeordnete Rechtsbehelfe haben, darunter:

• Entschädigung für erlittene Verluste oder Schäden;
• Unterlassungsanspruch, der eine Person daran hindert, schädigendes Verhalten zu zeigen, oder der die Auswirkungen des schädigenden Verhaltens verhindert;
• eine Anordnung, eine Entschuldigung zu leisten; oder
• jede andere Anordnung, die das Gericht für angemessen hält.

Unterstützung für Whistleblower

8.20 DLA Australia Services oder die Partnerschaft (je nach Anwendbarkeit) ergreifen geeignete Maßnahmen, um das Wohlergehen eines berechtigten Hinweisgebers, der eine geschützte Offenlegung vorgenommen hat, zu unterstützen und ihn zu schützen, auch in Fällen, in denen er Opfer nachteiliger Handlungen geworden sein könnte.

8.21 Zusätzlich zu den in diesem Abschnitt bereits behandelten Punkten kann diese Unterstützung (sofern angemessen) in folgender Form erfolgen:

• Zuweisung einer Unterstützungsperson für den berechtigten Hinweisgeber, der die geschützte Offenlegung vorgenommen hat. Diese Person ist während der Untersuchung der Angelegenheit der Ansprechpartner des berechtigten Hinweisgebers und steht ihm zur Verfügung, um etwaige Bedenken zu besprechen und bei Bedarf zusätzliche Unterstützung zu organisieren.
• Überlegungen, ob der berechtigte Hinweisgeber, der die geschützte Offenlegung vorgenommen hat,
• flexible Arbeitsregelungen angeboten,
• genehmigter bezahlter Urlaub; und/oder
• in der Lage, von einem alternativen Standort aus zu arbeiten,
• während eine Angelegenheit nach Ermessen des Whistleblowing-Beauftragten untersucht wird;
• Zugang zum Mitarbeiterhilfsprogramm von DLA Australia Services oder der Partnerschaft für derzeitige Mitarbeiter.

9 Zugang zum Anhang

9.1 Dieser Anhang wird:

• elektronisch an alle derzeitigen Mitarbeiter und Auftragnehmer von DLA Australia Services and Partnership verteilt, sofern dies angemessen ist.
• in den Einführungsinformationspaketen enthalten, die allen neuen Mitarbeitern und Auftragnehmern von DLA Australia Services and Partnership während ihrer Einführungsphase zur Verfügung gestellt werden;
• als Teil der E-Mail-Kommunikation weitergegeben, die Zugang zum Whistleblowing-Schulungsmodul bietet
• auf Anfrage bei der Personalabteilung erhältlich.

9.2 Eine Kopie des Anhangs wird auch auf Pulse verfügbar sein, auf das alle Mitarbeiter von DLA Australia Services und der Partnerschaft leicht zugreifen können. Der Anhang wird auch auf der Safecall-Website für DLA Piper Australia verfügbar sein.