Der Rat fordert dazu auf, Bedenken so früh wie möglich zu äußern.
Die Whistleblowing-Richtlinie gilt für alle Arbeitnehmer im Sinne des Public Interest Disclosure Act 1998 und des Employment Rights Act 1996, einschließlich Angestellte und Arbeiter, Personen, die vertraglich verpflichtet sind, persönlich Dienstleistungen für den Rat zu erbringen, Personen, die im Rahmen eines Ausbildungskurses eine Ausbildung oder ein Praktikum absolvieren, sowie Leiharbeitnehmer (als „Kollegen” bezeichnet).
Die Whistleblowing-Richtlinie gilt auch für gewählte Mitglieder, sollten diese eine Whistleblowing-Meldung machen wollen. Wenn eine Meldung über ein gewähltes Mitglied eingeht, wird diese in der Regel an den Ethical Standards Commissioner weitergeleitet, der sie prüft und gegebenenfalls untersucht.
Wenn ein Anliegen oder Umstände nicht in den Geltungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie fallen (z. B. wennder Hinweisgeber ein Mitglied der Öffentlichkeit ist oder sich die Offenlegung auf eine Dienstleistung bezieht, die von einer anderen Organisation außerhalb des Rates erbracht wird), empfehlen wir dennoch, das Anliegen zu melden, jedoch über den am besten geeigneten alternativen Kanal.
Zu den Mechanismen für die Meldung anderer Bedenken gehören das Beschwerdeverfahren des Rates, das Portal zur Meldung von Betrugsfällen auf der Website des Rates (www.edinburgh.gov.uk), direkte Meldungen an die interne Revision ([email protected]) und direkte Meldungen an die Personalabteilung.
Wichtige Informationslinks
Safecall kann verwendet werden, um Bedenken in Bezug auf folgende Themen zu melden:
1. kriminelle Aktivitäten.
2. die Nichteinhaltung einer gesetzlichen Verpflichtung.
3. Justizirrtümer.
4. Gefahr für Gesundheit und Sicherheit.
5. Schäden an der Umwelt; und
6. vorsätzliche Verschleierung einer der oben genannten Angelegenheiten.
Dies ist keine vollständige Liste, und jeder, der ernsthafte Bedenken hinsichtlich von Fehlverhalten oder Gefahren hat, wird aufgefordert, sich zu melden und diese Bedenken zu äußern. Bedenken können in Bezug auf Angelegenheiten geäußert werden, die bereits stattgefunden haben, weiterhin stattfinden oder in Zukunft wahrscheinlich stattfinden werden. Das Äußern Ihrer Bedenken auf diese Weise wird als Offenlegung bezeichnet.
Safecall sollte nicht verwendet werden, um Bedenken in Bezug auf folgende Themen zu melden:
1. eine unmittelbare Gefahr für Leben oder Eigentum. Befolgen Sie stattdessen die spezifischen Anweisungen des Rates oder Ihre lokalen Notfallverfahren.
2. Alle Beschwerden oder persönlichen Beschäftigungsfragen sollten gemäß der Beschwerdepolitik des Rates vorgebracht werden.
3. persönliche oder rechtliche Streitigkeiten.
4. Anschuldigungen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind, da dies zu Disziplinarmaßnahmen führen kann.
5. Spezifische Gesundheits- und Sicherheitsunfälle und -vorfälle sollten über die Meldekanäle des Rates für Gesundheits- und Sicherheitsvorfälle gemeldet werden, entweder über Orb oder extern auf der öffentlichen Website des Rates.
Häufig gestellte Fragen
MEINE BESORGNIS BEZIEHT SICH AUF MOBBING, BELÄSTIGUNG ODER EINE BESCHWERDE AM ARBEITSPLATZ. WAS SOLL ICH TUN?
Eine Beschwerde ist in der Regel eine Beanstandung über etwas, das Sie als Einzelperson oder als Gruppe von Kollegen betrifft, z. B. wenn Sie sich am Arbeitsplatz ungerecht behandelt fühlen.
Bitte reichen Sie Beschwerden gemäß der Beschwerdepolitik ein. Sie können sich auch an die Personalabteilung wenden, um weitere Informationen zu erhalten, entweder telefonisch unter 0131 469 5555 oder über das HALO-Portal.
WIE KANN ICH EINE WHISTLEBLOWING-MELDUNG MACHEN?
Eine Whistleblowing-Meldung kann über einen der folgenden fünf Wege erfolgen:
1. Persönlich oder schriftlich/per E-Mail an einen Vorgesetzten –Wir hoffen, dass Whistleblower in vielen Fällen ihre Bedenken direkt bei ihrem Vorgesetzten (oder einem anderen Vorgesetzten innerhalb des Rates) oder gegebenenfalls bei der Personalabteilung vorbringen können. Dort kann möglicherweise eine schnelle und effektive Lösung für die Bedenken gefunden werden.
2. Schriftlich/per E-Mail an das Whistleblowing-Team– Whistleblower können ihre Bedenken per E-Mail an[email protected] an das Whistleblowing-Team des Rates richten.
3. Telefonischer Safecall –Whistleblower können ihre Bedenken rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr, telefonisch beim externen Whistleblowing-Hotline-Anbieter Safecall melden. Safecall ist eine separate und unabhängige Organisation und unter der Nummer0800 587 8770 erreichbar.
4. Safecall’s online portal – Whistleblowers can raise concerns on this portal page by clicking the ‘Share a concern’ button at the foot of this page.
Unabhängig davon, welcher Weg gewählt wird, werden alle Offenlegungen im Safecall-Portal protokolliert, wenn eine Angelegenheit im Rahmen der Richtlinie geprüft werden soll.
Sobald eine Meldung auf dem Portal registriert wurde, erhält der Hinweisgeber, sofern möglich, Zugangsdaten, mit denen er auf seinen Fall zugreifen kann, um regelmäßig nach Aktualisierungen und Nachrichten zu suchen. Hinweisgeber können über das Portal auch Fragen und Nachrichten übermitteln. Wenn ein Hinweisgeber dem Rat anonym ein Anliegen gemeldet hat, können wir möglicherweise keinen Kontakt aufnehmen, um ihm die Zugangsdaten mitzuteilen.
Kann ich ein Anliegen anonym vorbringen?
Bei der Offenlegung gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Whistleblower Informationen bereitstellen können:
1. Whistleblower können offen mit uns sprechen . Das bedeutet, dass sie damit einverstanden sind, dass alles, was sie uns mitteilen, ihnen als namentlich genannte Person zugeordnet wird. Das bedeutet nicht, dass ihre Identität weit verbreitet wird, sondern nur an Personen weitergegeben wird, die davon Kenntnis haben müssen, also in der Regel nur an Safecall, den Monitoring Officer, das Whistleblowing-Team, den Untersuchungsbeauftragten und den Executive Director für den Dienst, der über die Meldung informiert wird.
2. Whistleblower können ihre Identität gegenüber Safecall offenlegen, aber verlangen, dass ihr Name und alle identifizierenden Angaben gegenüber dem Rat zurückgehalten werden – dies wird als halb anonym bezeichnet; oder
3. Whistleblower können ihre Meldungen vollständig anonym machen, sodass niemand ihre persönlichen Daten erfährt. Wenn Whistleblower sich für vollständige Anonymität entscheiden, kann es manchmal schwieriger sein, Kontakt aufzunehmen, um bei Bedarf weitere Informationen für die Untersuchung anzufordern oder sie über den aktuellen Stand ihres Falls zu informieren.
Wenn ein Anliegen direkt an Safecall (und nicht intern über den Rat) gemeldet wird, erhalten die Hinweisgeber Zugangsdaten für das Portal von Safecall und können direkt auf aktuelle Informationen zu ihrem Fall zugreifen.
Wenn wir über das Safecall-Portal Kontakt zu einem Hinweisgeber aufnehmen können, können wir bei Bedarf weitere Informationen anfordern, um eine Untersuchung zu ermöglichen. Wenn ein Hinweisgeber dem Rat (und nicht Safecall) anonym eine Meldung macht, beispielsweise durch einen anonymen Brief, können wir keinen Kontakt aufnehmen, um weitere Informationen anzufordern oder Updates zu geben.
Wenn ein Hinweisgeber anonym vorgeht, ist es wichtig zu wissen, dass dies unsere Möglichkeiten zur Reaktion auf die Bedenken einschränken kann, da wir möglicherweise nicht über genügend Informationen verfügen, um eine vollständige Untersuchung durchzuführen.
Whistleblower sollten sich bewusst sein, dass es auch einige potenzielle Einschränkungen hinsichtlich der Anonymität gibt. So kann beispielsweise ein Gericht die Offenlegung von Informationen anordnen, oder offengelegte Informationen können unbeabsichtigt die Identität preisgeben, sodass es während einer Untersuchung möglicherweise nicht möglich ist, vollständig anonym zu bleiben.
Wenn eine Offenlegung den Verdacht auf eine Straftat oder eine Gefahr für die öffentliche Sicherheit aufkommen lässt, müssen wir die Angelegenheit möglicherweise den zuständigen Behörden melden.
WO WIRD MEINE OFFENLEGUNG AUFGEZEICHNET UND ERHALTE ICH AKTUALISIERUNGEN?
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Meldung machen, wird sie auf dem Portal von Safecall protokolliert, wo sie vom Whistleblowing-Team des Rates (innerhalb des Governance-Teams) abgerufen werden kann. Das Whistleblowing-Team kann keine Informationen einsehen, deren Weitergabe an den Rat Sie nicht zugestimmt haben (z. B. Ihre persönlichen Daten, wenn Sie sich entschieden haben, Ihre Bedenken anonym zu melden). Safecall stellt sicher, dass Ihre Bedenken angemessen behandelt werden und dass alle Untersuchungen gründlich und mit der erforderlichen Unabhängigkeit durchgeführt werden.
Wenn Sie Ihre Bedenken direkt bei Safecall vorgebracht haben (entweder über deren Website, per E-Mail oder über die Hotline), haben Sie von Safecall Zugangsdaten für deren Portal erhalten. Über das Portal von Safecall können Sie Fragen stellen, kurze Updates zu Ihrem Fall erhalten oder Fragen beantworten, die Ihnen möglicherweise gestellt werden, um die Ermittlungen zu unterstützen. Es ist äußerst wichtig , dass Sie Ihre Anmeldedaten für das Safecall-Portal während der gesamten Dauer und bis zum Abschluss Ihres Falls aufbewahren.
Wenn Sie Ihre Bedenken intern innerhalb des Rates (und nicht bei Safecall) vorgebracht haben und sich dafür entschieden haben, vollständig anonym zu bleiben, beachten Sie bitte, dass Ihre Bedenken zwar auf dem Safecall-Portal protokolliert werden, wir jedoch nicht in der Lage sind, Kontakt mit Ihnen aufzunehmen, um Ihnen anschließend die Anmeldedaten für das Safecall-Portal mitzuteilen (da Sie sich dafür entschieden haben, Ihre Bedenken anonym zu melden, und wir keine Möglichkeit haben, mit Ihnen in Kontakt zu treten). Sie erhalten auch keine Updates oder Rückmeldungen zu Ihrem Fall.
WAS PASSIERT NACH EINER OFFENLEGUNG?
Nach Erhalt einer Meldung führt der Betriebsleiter von Safecall eine erste Bewertung durch und empfiehlt eine Vorgehensweise für die Untersuchung. Der Überwachungsbeauftragte und das Whistleblowing-Team des Rates (Teil des Governance-Teams des Rates) prüfen dann die Meldung und die Empfehlung von Safecall, und es wird eine Vorgehensweise für die Untersuchung vereinbart. Die typischen weiteren Schritte sind:
1. Frühzeitige Schlichtung erleichtert die Diskussion – wenn es angebracht ist und der Hinweisgeber sich offen für diesen Ansatz gezeigt hat, kann Kontakt mit ihm aufgenommen werden, um zu prüfen, ob die vorgebrachten Bedenken durch einen moderierten Dialog zwischen den Parteien gelöst werden können.
2. Interne Untersuchung – Wird von einem Untersuchungsbeamten des Rates durchgeführt, in der Regel aus dem spezialisierten Untersuchungsteam. Gelegentlich kann Safecall jedoch empfehlen, dass ein Fachexperte besser für die Untersuchung geeignet ist, z. B. im Bereich Gesundheit und Sicherheit.
3. Externe Untersuchung – Wird von einem externen Ermittler (außerhalb des Rates) durchgeführt, wenn eine Meldung als besonders komplex oder bedeutend angesehen wird. Dies kann Safecall, eine externe Anwaltskanzlei oder eine Weiterleitung an eine externe Organisation sein, z. B. die Polizei, die Pflegeaufsichtsbehörde usw.
Der Prozess, in dem Safecall in Zusammenarbeit mit dem Whistleblowing-Team und dem Untersuchungsteam beurteilt, ob eine Offenlegung eine Whistleblowing-Angelegenheit ist oder eine Angelegenheit, die im Rahmen eines anderen Verfahrens des Rates (z. B. Beschwerdeverfahren) behandelt werden sollte, wird als Triage bezeichnet.
Whistleblower werden informiert, wenn eine Meldung nicht ordnungsgemäß in den Geltungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie fällt. Wo immer möglich, wird ein geeigneter Weg zur Meldung eines Problems angeboten, z. B. das Beschwerdeverfahren des Rates, das Portal zur Meldung von Betrugsfällen auf der Website des Rates (www.edinburgh.gov.uk), die interne Revision ([email protected]), die Abteilung für Gesundheit und Sicherheit oder die Personalabteilung.
Für Meldungen, die in den Geltungsbereich der Whistleblowing-Richtlinie fallen, werden ein Sachbearbeiter und ein Ermittlungsbeamter mit dem Fall betraut.
Fallbearbeiter (CO)
Der Sachbearbeiter ist Mitglied des Whistleblowing-Teams (im Governance-Team des Rates) und steht bis zum Abschluss des Falls in Kontakt mit den Hinweisgebern, dem Ermittlungsbeamten und Safecall.
Der Sachbearbeiter stellt sicher, dass die Ergebnisse des Untersuchungsberichts und etwaige Empfehlungen vom Überwachungsbeauftragten des Rates und von Safecall unterzeichnet werden, bevor sie vom Ausschuss für Governance, Risiko und Best Value (GRBV) weiter geprüft werden.
Der Sachbearbeiter überwacht auch die Umsetzung aller Managementmaßnahmen oder Empfehlungen, die sich möglicherweise aus der Untersuchung ergeben haben.
Ermittlungsbeamter (IO)
Die IO wird eine Untersuchung zur Klärung der vorgebrachten Bedenken durchführen. Diese Untersuchung hängt vom Umfang der bereitgestellten Informationen ab. Im Interesse einer gründlichen Untersuchung ist es wichtig, dass Whistleblower so viele Details wie möglich angeben – Namen, Daten, Orte, namentlich genannte Zeugen usw.
Bei einer internen Untersuchung strebt die IO an, die Untersuchungsphase innerhalb von 3 bis 6 Monaten nach Zuweisung des Falls abzuschließen. Bei einer externen Untersuchung kann die Untersuchungsphase länger als 6 Monate dauern. Bitte beachten Sie auch, dass die Abnahme- und Berichtsphase des Prozesses (an das Governance, Risk & Best Value Committee (GRBV)) dazu führt, dass die endgültige Klärung des Falls insgesamt länger dauert.
Die angegebenen Zeiträume sind Richtwerte und können nicht garantiert werden. Einige Offenlegungen sind sehr komplex und können erheblich mehr Zeit für eine gründliche Untersuchung in Anspruch nehmen, insbesondere wenn beispielsweise Zeugen aufgrund von Krankheit oder anderer Abwesenheit nicht verfügbar sind. Soweit möglich, werden Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden gehalten. Es werden alle Anstrengungen unternommen, um sicherzustellen, dass der Fall so schnell wie möglich abgeschlossen wird.
Whistleblower können auch kontaktiert werden (über die angegebenen Kontaktdaten oder über das Safecall-Portal), um Klarstellungen zu einigen der bereitgestellten Informationen zu erhalten, zusätzliche Details/Hintergründe zu liefern oder sich mit dem IO zu treffen, um eine Zeugenaussage zu machen.
WAS PASSIERT, WENN ICH IM RAHMEN EINER WHISTLEBLOWING-UNTERSUCHUNG ZU EINEM INTERVIEW EINGELADEN WERDE?
Möglicherweise werden Sie zu Whistleblowing-Gesprächen gebeten, um weitere Informationen zu liefern. In diesem Fall werden Sie über das Verfahren informiert. Wir empfehlen Ihnen, die Whistleblowing-Richtlinie zu lesen, damit Sie wissen, was Sie erwartet. Sie können dem Untersuchungsbeauftragten auch Fragen stellen, wenn Sie Klarheit über den Ablauf benötigen.
Sie können sich bei allen Befragungen von einem Gewerkschaftsvertreter oder Kollegen begleiten lassen, sofern diese nicht in die Whistleblowing-Angelegenheit oder damit zusammenhängende Angelegenheiten involviert sind oder ihre Beteiligung einen Interessenkonflikt darstellen würde.
Im Rahmen einer Untersuchung müssen die Ermittler möglicherweise Personen befragen, die als potenzielle Zeugen identifiziert wurden. Dazu können der Hinweisgeber, Kollegen im Rat, Dienstleistungsnutzer, Auftragnehmer oder Partner gehören.
Alle Personen, die als Zeugen zu einer Untersuchung vorgeladen werden, sind verpflichtet, uneingeschränkt mit einer IO zusammenzuarbeiten, unabhängig davon, ob es sich dabei um den Dienstleister, das Untersuchungsteam, einen Manager des Rates, den Überwachungsbeauftragten (und/oder dessen Team), die interne Revision oder eine externe Stelle handelt, z. B. eine Aufsichtsbehörde, eine externe Revisionsstelle oder die Polizei Schottlands.
Wenn ein IO ein Gespräch mit einem Kollegen führen muss (entweder persönlich oder virtuell), wird der Mitarbeiter rechtzeitig darüber informiert und es wird ein für beide Seiten passender Termin und Ort vereinbart, wobei die Verfügbarkeit von Gewerkschaftsvertretern berücksichtigt wird.
Werden Whistleblower über den Ausgang ihres Falles informiert?
Der Sachbearbeiter gibt nach Möglichkeit Feedback zum Ausgang des Falls. Das Feedback wird in der Regel über das Safecall-Portal gegeben und ist in der Regel kurz und prägnant.
Bitte beachten Sie, dass die Rückmeldung der Sachbearbeiter durch die Verpflichtungen des Rates hinsichtlich der Weitergabe vertraulicher oder personenbezogener Daten eingeschränkt sein kann. Das bedeutet, dass sich die Rückmeldung möglicherweise darauf beschränkt, zu bestätigen, dass die Untersuchung abgeschlossen ist, dass das Ergebnis vom GRBV geprüft wurde und dass die Empfehlungen des IO nun vom Rat umgesetzt werden. Wir sind uns bewusst, dass dies für den Hinweisgeber frustrierend sein kann, der möglicherweise das Gefühl hat, mehr wissen zu müssen oder zu wollen, oder dass eine kurze Aktualisierung bedeutet, dass keine ordnungsgemäße Untersuchung stattgefunden hat oder dass der Rat die offengelegten Bedenken „vertuscht”.
Wir hoffen, dass Whistleblower durch die Aufsicht und Beteiligung von Safecall (als völlig unabhängige externe Organisation) und die Kontrolle durch gewählte Mitglieder (im GRBV) davon überzeugt werden können, dass die Angelegenheiten ordnungsgemäß untersucht wurden und alle empfohlenen Maßnahmen ergriffen werden.
Es ist zu beachten, dass in Fällen, in denen Angelegenheiten über einen geeigneteren Kanal (z. B. über eine der Personalrichtlinien) vorgebracht werden, mit größerer Wahrscheinlichkeit detailliertere Informationen über das Ergebnis weitergegeben werden können, da diese Verfahren in der Regel für die beteiligten Parteien persönlicher sind.
WERDEN ANDERE PERSONEN, DIE IM RAHMEN EINER WHISTLEBLOWING-UNTERSUCHUNG BEFRAGT WURDEN, ÜBER DEN AUSGANG DES FALLS INFORMIERT?
Soweit möglich und auf Anfrage wird den anderen an einer Whistleblowing-Untersuchung beteiligten Parteien ein kurzes Feedback zum Ausgang eines Falls gegeben. Das Feedback wird nur auf Anfrage und nicht automatisch gegeben und erfolgt über die Kontaktdaten, die dem IO zu diesem Zweck mitgeteilt wurden.
Bitte beachten Sie, dassdas Feedback aufgrund der Verpflichtungen des Rates hinsichtlich der Weitergabe vertraulicher oder personenbezogener Daten eingeschränkt sein kann. Das bedeutet, dass sich das Feedback möglicherweise darauf beschränkt, zu bestätigen, dass die Untersuchung abgeschlossen ist, dass das Ergebnis vom GRBV geprüft wurde und dass die Empfehlungen des IO nun vom Rat umgesetzt werden. Wir sind uns bewusst, dass dies für andere beteiligte Parteien frustrierend sein kann, die möglicherweise das Gefühl haben, dass sie mehr wissen müssen oder wollen, oder dass eine kurze Aktualisierung bedeutet, dass keine ordnungsgemäße Untersuchung stattgefunden hat oder dass der Rat die offengelegten Bedenken oder Ergebnisse „vertuscht”.
Wir hoffen, dass andere beteiligte Parteien durch die Aufsicht und Einbeziehung von Safecall (als völlig unabhängige externe Organisation) und die Kontrolle durch gewählte Mitglieder (im GRBV) davon überzeugt werden können, dass die Angelegenheiten ordnungsgemäß untersucht wurden und alle empfohlenen Maßnahmen ergriffen werden.
Es ist zu beachten, dass in Fällen, in denen Angelegenheiten über einen geeigneteren Kanal (z. B. über eine der Personalrichtlinien) vorgebracht werden, mit größerer Wahrscheinlichkeit detailliertere Informationen über das Ergebnis weitergegeben werden können, da diese Verfahren in der Regel für die beteiligten Parteien persönlicher sind.
DATENSCHUTZ UND IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN
Der Rat und Safecall verpflichten sich, Ihre Privatsphäre zu schützen und zu respektieren. Damit der Rat und Safecall den Whistleblowing-Dienst anbieten können, müssen wir Informationen sammeln und verarbeiten. Diese Informationen können Ihre personenbezogenen Daten umfassen, wenn Sie nicht anonym sind, oder die personenbezogenen Daten anderer Personen, sofern diese in Ihrer Meldung enthalten sind.
Weitere Informationen darüber, wie Safecall personenbezogene Daten verarbeitet, finden Sie inder Datenschutzerklärung von Safecalloder auf der Website des Unternehmens unterwww.safecall.co.uk.
Möglicherweise haben Sie zugestimmt, dass Safecall Ihre Daten an den Rat weitergeben darf, oder Sie haben Safecall personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt, die Safecall an den Rat weitergeben muss. Der Rat verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten gemäß derDatenschutzerklärung des Rates, die für diese Fälle gilt. DieDatenschutzerklärung des Ratesist auch auf der öffentlichen Website des Rates unter www.edinburgh.gov.uk verfügbar.
Informationen zu Ihren Rechten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten finden Sie auch in der entsprechenden Datenschutzerklärung. Auf Anfrage können wir Ihnen weitere Informationen darüber geben, wie der Rat Ihre personenbezogenen Daten erfasst, speichert oder verwendet. Die Kontaktdaten desDatenschutzbeauftragten des Ratesfinden Siehieroder auf der öffentlichen Website des Ratesunter www.edinburgh.gov.uk.