Le Conseil encourage à faire part de ses préoccupations dès que possible.
La politique de dénonciation s'applique à tous les travailleurs au sens de la loi de 1998 sur la divulgation d'informations d'intérêt public et de la loi de 1996 sur les droits en matière d'emploi, y compris les employés et les travailleurs, les personnes engagées pour fournir personnellement des services au Conseil, les personnes suivant une formation ou acquérant une expérience professionnelle dans le cadre d'un cours de formation, et les travailleurs intérimaires (désignés sous le nom de « collègues »).
La politique de dénonciation s'applique également aux membres élus qui souhaitent signaler un problème. Si une dénonciation concernant un membre élu est reçue, elle est généralement transmise au commissaire aux normes éthiques afin qu'il l'examine et mène une enquête, le cas échéant.
Si un problème ou une situation ne relève pas du champ d'application de la politique de dénonciation (par exemple, si le dénonciateur est un membre du public ou si la divulgation concerne un service fourni par une autre organisation distincte du Conseil), nous encourageons tout de même le signalement du problème, mais celui-ci doit être effectué par le biais du canal alternatif le plus approprié.
Les mécanismes permettant de signaler d'autres préoccupations comprennent la procédure de plainte du Conseil, le portail de signalement des fraudes sur le site web du Conseil (www.edinburgh.gov.uk), les signalements directs à l'audit interne ([email protected]) et les signalements directs aux ressources humaines.
Liens vers des informations importantes
Safecall peut être utilisé pour signaler des préoccupations relatives à :
1. activité criminelle.
2. le non-respect d'une obligation légale.
3. erreurs judiciaires.
4. danger pour la santé et la sécurité.
5. dommages causés à l'environnement ; et
6. dissimulation délibérée de l'un des éléments susmentionnés.
Cette liste n'est pas exhaustive et toute personne ayant des inquiétudes sérieuses concernant des actes répréhensibles ou un danger est encouragée à se manifester et à faire part de ses préoccupations. Les préoccupations peuvent porter sur des faits qui se sont produits, qui se produisent actuellement ou qui sont susceptibles de se produire à l'avenir. Le fait de faire part de vos préoccupations de cette manière s'appelle une divulgation.
Safecall ne doit pas être utilisé pour signaler des préoccupations relatives à :
1. une menace immédiate pour la vie ou les biens. Utilisez plutôt les procédures spécifiques du Conseil ou les procédures d'urgence locales.
2. Tout grief ou problème personnel lié à l'emploi doit être soulevé conformément à la politique du Conseil en matière de griefs.
3. litiges personnels ou juridiques.
4. des accusations que vous savez être fausses, car cela pourrait entraîner des mesures disciplinaires.
5. Les accidents et incidents spécifiques liés à la santé et à la sécurité doivent être signalés via les canaux de signalement des incidents liés à la santé et à la sécurité du Conseil, soit via Orb, soit en externe sur le site web public du Conseil.
Foire aux questions
MON PROBLÈME CONCERNE LE HARCÈLEMENT, LES INTIMIDATIONS OU UNE PLAINTE AU TRAVAIL, QUE DOIS-JE FAIRE ?
Une plainte est généralement une réclamation concernant quelque chose qui vous affecte en tant qu'individu ou en tant que groupe de collègues, par exemple si vous estimez être traité de manière injuste au travail.
Veuillez signaler vos griefs conformément à la politique en matière de griefs. Vous pouvez également contacter les RH pour obtenir davantage de conseils en appelant le 0131 469 5555 ou via le portail HALO.
COMMENT PUIS-JE EFFECTUER UNE DÉCLARATION DE DÉNONCIATION ?
Une dénonciation peut être effectuée par l'un des cinq moyens suivants :
1. En personne ou par écrit/e-mail à un responsable –Nous espérons que, dans la plupart des cas, les lanceurs d'alerte se sentiront à l'aise pour faire part de leurs préoccupations directement à leur supérieur hiérarchique (ou à un autre responsable au sein du Conseil) ou, le cas échéant, au service des ressources humaines. Ils pourront ainsi trouver un accord pour résoudre rapidement et efficacement les problèmes soulevés.
2. Par courrier/e-mail à l'équipe chargée des signalements – Les lanceurs d'alerte peuvent faire part de leurs préoccupations à l'équipe chargée des signalements au sein du Conseil en envoyant un e-mailà l'adresse [email protected].
3. Safecall par téléphone –Les lanceurs d'alerte peuvent signaler leurs préoccupations en appelant le fournisseur externe de services d'alerte, Safecall, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an. Safecall est une organisation distincte et indépendante qui peut être contactée au0800 587 8770.
4. Safecall’s online portal – Whistleblowers can raise concerns on this portal page by clicking the ‘Share a concern’ button at the foot of this page.
Quelle que soit la voie choisie, lorsqu'une question doit être examinée dans le cadre de la politique, toutes les divulgations seront consignées sur le portail Safecall.
Une fois qu'une divulgation est enregistrée sur le portail et dans la mesure du possible, le lanceur d'alerte recevra des identifiants de connexion pour accéder à son dossier afin qu'il puisse régulièrement vérifier les mises à jour et les messages. Les lanceurs d'alerte peuvent également soumettre des questions et des messages via le portail. Si un lanceur d'alerte a signalé un problème au Conseil de manière anonyme, il se peut que nous ne puissions pas le contacter pour lui fournir ses identifiants de connexion.
PUIS-JE SIGNALER UN PROBLÈME DE MANIÈRE ANONYME ?
Lorsqu'ils font une divulgation, les lanceurs d'alerte peuvent fournir des informations de différentes manières :
1. Les lanceurs d'alerte peuvent s'adresser à nous en toute franchise. Cela signifie qu'ils acceptent que tout ce qu'ils nous disent leur soit attribué en tant que personne identifiée. Cela ne signifie pas pour autant que leur identité sera largement divulguée. Elle ne sera communiquée qu'aux personnes qui ont besoin de la connaître, à savoir Safecall, le responsable du contrôle, l'équipe chargée des lanceurs d'alerte, l'enquêteur et le directeur exécutif du service qui est informé de la réception d'une divulgation.
2. Les lanceurs d'alerte peuvent révéler leur identité à Safecall, mais demander que leur nom et toute information permettant de les identifier ne soient pas divulgués au Conseil – c'est ce qu'on appelle le semi-anonymat; ou
3. Les lanceurs d'alerte peuvent divulguer des informations de manière totalement anonyme, sans que personne ne connaisse leur identité. Si les lanceurs d'alerte choisissent de rester totalement anonymes, il peut parfois être plus difficile de les contacter pour leur demander des informations complémentaires si celles-ci sont nécessaires à l'enquête, ou pour les tenir informés de l'évolution de leur dossier.
Si un problème est signalé directement à Safecall (plutôt qu'en interne via le Conseil), les lanceurs d'alerte recevront les identifiants de connexion au portail Safecall et pourront ainsi accéder directement aux mises à jour concernant leur dossier.
Si nous parvenons à contacter un lanceur d'alerte via le portail Safecall, nous pouvons alors lui demander des informations complémentaires si nécessaire afin de mener une enquête. Si un lanceur d'alerte fait une divulgation de manière anonyme au Conseil (et non à Safecall), par exemple par le biais d'une lettre anonyme, nous ne serons alors pas en mesure de le contacter pour lui demander des informations complémentaires ou lui fournir des mises à jour.
Si un lanceur d'alerte agit de manière anonyme, il est important de savoir que cela peut limiter nos possibilités d'action pour répondre à ses préoccupations, car nous pourrions ne pas disposer de suffisamment d'informations pour mener une enquête approfondie.
Les lanceurs d'alerte doivent savoir qu'il existe également certaines limites potentielles à l'anonymat. Par exemple, un tribunal peut ordonner la divulgation d'informations, ou les informations divulguées peuvent révéler involontairement l'identité du lanceur d'alerte, et il peut s'avérer impossible de garantir un anonymat total pendant une enquête.
Si une divulgation soulève des préoccupations d'ordre pénal ou de sécurité publique, nous pourrions être amenés à signaler l'affaire aux autorités compétentes.
OÙ EST ENREGISTRÉE MA DIVULGATION ET Vais-je recevoir des mises à jour ?
Quelle que soit la manière dont vous choisissez de faire votre signalement, celui-ci sera enregistré sur le portail Safecall, où il sera accessible à l'équipe chargée des signalements (au sein de l'équipe de gouvernance) du Conseil. L'équipe chargée des signalements ne pourra pas voir les informations que vous n'avez pas autorisé à partager avec le Conseil (par exemple, vos données personnelles si vous avez décidé de signaler vos préoccupations de manière anonyme). Safecall veillera à ce que votre préoccupation soit traitée de manière appropriée et à ce que toute enquête soit menée de manière approfondie et en toute indépendance.
Si vous avez fait part de vos préoccupations directement à Safecall (via leur site web, par e-mail ou via la hotline), ils vous auront fourni les informations de connexion nécessaires pour accéder à leur portail. L'accès au portail de Safecall vous permettra de poser des questions, de recevoir de brèves mises à jour sur votre dossier ou de répondre aux questions qui pourraient vous être posées afin de faciliter les enquêtes. Il est extrêmement important que vous conserviez vos identifiants de connexion au portail Safecall pendant toute la durée de votre dossier et jusqu'à sa clôture.
Si vous avez fait part de vos préoccupations en interne au sein du Conseil (et non auprès de Safecall) et que vous avez choisi de rester totalement anonyme, veuillez noter que, bien que vos préoccupations soient enregistrées sur le portail Safecall, nous ne serons pas en mesure de vous contacter pour vous fournir les informations de connexion au portail Safecall (car vous avez choisi de signaler vos préoccupations de manière anonyme et nous n'aurons aucun moyen de vous contacter). Vous ne recevrez pas non plus de mises à jour ni de commentaires sur votre dossier.
QUE SE PASSE-T-IL APRÈS LA DIVULGATION D'UNE INFORMATION ?
À la réception d'une divulgation, le directeur des opérations de Safecall procède à une première évaluation et recommande une ligne de conduite pour l'enquête. Le responsable du contrôle et l'équipe chargée des dénonciations (qui font partie de l'équipe de gouvernance du Conseil) examinent ensuite la divulgation et la recommandation de Safecall, puis conviennent de la marche à suivre pour l'enquête. Les mesures généralement prises sont les suivantes :
1. Résolution rapide facilitée par la discussion – lorsque cela est approprié et que le lanceur d'alerte s'est montré ouvert à cette approche, il peut être contacté afin d'explorer la possibilité de résoudre les préoccupations soulevées par le biais d'un dialogue facilité entre les parties.
2. Enquête interne – Menée par un enquêteur du Conseil, généralement issu de l'équipe d'enquêteurs spécialisés, bien que Safecall puisse parfois recommander qu'un expert en la matière soit mieux placé pour mener l'enquête, par exemple en matière de santé et de sécurité.
3. Enquête externe – Menée par un enquêteur externe (extérieur au Conseil) lorsque la divulgation est jugée particulièrement complexe ou importante. Il peut s'agir de Safecall, d'un cabinet d'avocats externe ou d'un renvoi vers un organisme externe, par exemple la police, l'inspection des soins, etc.
Le processus par lequel Safecall, en partenariat avec l'équipe chargée des dénonciations et l'équipe chargée des enquêtes, évalue si une divulgation relève d'une dénonciation ou d'une autre procédure du Conseil (par exemple, la politique en matière de griefs) est appelé « triage ».
Les lanceurs d'alerte seront informés si une divulgation ne relève pas correctement du champ d'application de la politique de dénonciation. Dans la mesure du possible, un moyen approprié sera fourni pour signaler un problème, par exemple le processus de plainte du Conseil, le portail de signalement des fraudes sur le site web du Conseil (www.edinburgh.gov.uk), l'audit interne ([email protected]), le service de santé et de sécurité ou les ressources humaines.
Pour les divulgations qui relèvent du champ d'application de la politique de dénonciation, un agent chargé du dossier et un agent d'enquête seront affectés à l'affaire.
Agent chargé du dossier (CO)
Le responsable du dossier sera membre de l'équipe chargée des dénonciations (au sein de l'équipe de gouvernance du Conseil) et assurera la liaison avec les dénonciateurs, l'enquêteur et Safecall jusqu'à la conclusion de l'affaire.
Le responsable du dossier veillera à ce que les conclusions du rapport d'enquête et les recommandations éventuelles soient approuvées par le responsable du contrôle du Conseil et Safecall avant d'être examinées plus en détail par le Comité de gouvernance, des risques et de la valeur optimale (GRBV).
Le responsable du dossier surveillera également la mise en œuvre de toute mesure ou recommandation de gestion pouvant découler de l'enquête.
Agent d'enquête (IO)
L'IO mènera une enquête factuelle sur les préoccupations soulevées. Cette enquête dépendra du niveau d'informations fournies. Dans l'intérêt d'une enquête approfondie, il est important que les lanceurs d'alerte fournissent autant de détails que possible : noms, dates, lieux, témoins cités, etc.
Si l'enquête est menée en interne, l'IO s'efforcera de mener à bien la phase d'enquête dans les 3 à 6 mois suivant l'attribution du dossier. Si l'enquête est menée en externe, la phase d'enquête peut prendre plus de 6 mois. Veuillez également noter que la phase de validation et de rapport (au comité Governance, Risk & Best Value Committee (GRBV)) signifie que le traitement du dossier prendra globalement plus de temps.
Les délais indiqués sont donnés à titre indicatif et ne sont pas garantis. Certaines divulgations sont très complexes et peuvent nécessiter beaucoup plus de temps pour être examinées de manière approfondie, en particulier lorsque, par exemple, les témoins ne sont pas disponibles pour cause de maladie ou d'autre absence. Dans la mesure du possible, vous serez tenu informé de l'avancement du dossier. Tout sera mis en œuvre pour que l'affaire soit conclue dans les meilleurs délais.
Les lanceurs d'alerte peuvent également être contactés (via les coordonnées fournies ou via le portail Safecall) afin de demander des éclaircissements sur certaines informations fournies, de fournir des détails/contexte supplémentaires ou de rencontrer l'IO afin de fournir une déclaration de témoin.
QUE FAIRE SI JE SUIS INVITÉ À ÊTRE INTERROGÉ DANS LE CADRE D'UNE ENQUÊTE POUR DÉNONCIATION ?
Il se peut que l'on vous demande de participer à des entretiens relatifs à la dénonciation afin de fournir des informations complémentaires. Dans ce cas, vous recevrez des conseils sur la procédure à suivre et nous vous encourageons à lire la politique en matière de dénonciation afin de bien comprendre ce à quoi vous pouvez vous attendre. Vous pouvez également poser des questions à l'enquêteur si vous avez besoin de précisions sur le processus.
Vous pouvez être accompagné d'un représentant syndical ou d'un collègue lors de tout entretien, à condition qu'ils ne soient pas impliqués dans l'affaire de dénonciation ou dans des affaires connexes, ou que leur implication ne représente pas un conflit d'intérêts.
Au cours d'une enquête, les enquêteurs chargés d'examiner la divulgation peuvent être amenés à interroger des personnes identifiées comme témoins potentiels. Il peut s'agir du lanceur d'alerte, de collègues du Conseil, d'utilisateurs de services, de sous-traitants ou de partenaires.
Toutes les personnes appelées à participer à une enquête en tant que témoins sont tenues de coopérer pleinement avec l'enquêteur, qu'il s'agisse du prestataire de services, de l'équipe d'enquête, d'un responsable du Conseil, du responsable du contrôle (et/ou de son équipe), de l'audit interne ou d'un organisme externe, par exemple un organisme de réglementation, un organisme d'audit externe ou la police écossaise.
Si un IO doit rencontrer un collègue pour un entretien (en personne ou virtuellement), l'employé sera prévenu dans un délai raisonnable et un moment et un lieu convenant aux deux parties seront convenus, en tenant compte de la disponibilité des représentants syndicaux.
LES LANCEURS D'ALERTE SERONT-ILS INFORMÉS DU RÉSULTAT DE LEUR AFFAIRE ?
Dans la mesure du possible, l'agent chargé du dossier fournira un retour d'information sur l'issue du dossier. Ce retour d'information sera généralement fourni via le portail Safecall et sera probablement concis.
Veuillez noter que les commentaires fournis par les agents chargés du dossier peuvent être limités par les obligations du Conseil en matière de partage d'informations confidentielles ou personnelles. Cela signifie que les commentaires fournis peuvent se limiter à la confirmation que l'enquête est terminée, que les résultats ont été examinés par le GRBV et que les recommandations de l'IO seront désormais mises en œuvre par le Conseil. Nous reconnaissons que cela peut être frustrant pour le lanceur d'alerte, qui peut estimer qu'il a besoin ou souhaite en savoir plus, ou qui peut penser qu'une brève mise à jour signifie que l'enquête n'a pas été menée correctement ou que le Conseil « étouffe » les préoccupations révélées.
Nous espérons que les lanceurs d'alerte seront rassurés par la surveillance et l'implication de Safecall (en tant qu'organisation externe totalement indépendante) et par le contrôle des membres élus (au sein du GRBV), qui garantissent que les faits ont fait l'objet d'une enquête approfondie et que toutes les mesures recommandées seront prises.
Il convient de noter que lorsque les questions sont soulevées par un canal plus approprié (par exemple, via l'une des politiques RH), il est plus probable que des informations plus détaillées sur le résultat puissent être communiquées, car ces processus sont généralement plus personnels pour les parties concernées.
LES AUTRES PARTIES INTERROGÉES AU COURS D'UNE ENQUÊTE POUR DÉNONCIATION SERONT-ELLES INFORMÉES DU RÉSULTAT DE L'AFFAIRE ?
Dans la mesure du possible et sur demande, un bref retour d'information sur l'issue d'une affaire sera fourni aux autres parties impliquées dans une enquête pour dénonciation. Le retour d'information ne sera fourni que sur demande, et non de manière systématique, et via les coordonnées fournies à l'IO à cette fin.
Veuillez noter queles commentaires fournis peuvent être limités par les obligations du Conseil relatives au partage d'informations confidentielles ou personnelles. Cela signifie que les commentaires fournis peuvent se limiter à confirmer que l'enquête est terminée, que les résultats ont été examinés par le GRBV et que les recommandations de l'IO seront désormais mises en œuvre par le Conseil. Nous reconnaissons que cela peut être frustrant pour les autres parties concernées, qui peuvent estimer qu'elles ont besoin ou souhaitent en savoir plus, ou qui peuvent penser qu'une brève mise à jour signifie qu'il n'y a pas eu d'enquête en bonne et due forme ou que le Conseil « dissimule » les préoccupations ou les résultats divulgués.
Nous espérons que les autres parties concernées seront rassurées par la supervision et l'implication de Safecall (en tant qu'organisme externe totalement indépendant) et par le contrôle exercé par les membres élus (au sein du GRBV), qui garantissent que les faits ont fait l'objet d'une enquête approfondie et que toutes les mesures recommandées seront prises.
Il convient de noter que lorsque les questions sont soulevées par le biais d'un canal plus approprié (par exemple, via l'une des politiques RH), il est plus probable que des informations plus détaillées sur le résultat puissent être communiquées, car ces processus sont généralement plus personnels pour les parties concernées.
CONFIDENTIALITÉ ET VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
Le Conseil et Safecall s'engagent à protéger et à respecter votre vie privée. Afin que le Conseil et Safecall puissent fournir le service de dénonciation, nous devons collecter et traiter des informations. Ces informations peuvent inclure vos données personnelles si vous n'êtes pas anonyme ou les données personnelles d'autres personnes si celles-ci sont contenues dans votre divulgation.
Pour plus d'informations sur la manière dont Safecall traite les données personnelles, consultezla déclaration de confidentialité de Safecallou rendez-vous sur leur site web à l'adresse www.safecall.co.uk.
Vous avez peut-être accepté que Safecall partage vos coordonnées avec le Conseil ou fourni à Safecall des informations personnelles qu'ils doivent partager avec le Conseil. Le Conseil traitera vos informations personnelles conformément àsa politique de confidentialitéapplicable à ces circonstances. Lapolitique de confidentialité du Conseilest également disponible sur le site web public du Conseil à l'adresse www.edinburgh.gov.uk.
Les informations relatives à vos droits concernant vos données personnelles sont également disponibles dans la déclaration de confidentialité correspondante. Nous pouvons vous fournir, sur demande, de plus amples détails sur la manière dont le Conseil collecte, stocke ou utilise vos informations personnelles. Les coordonnées dudélégué à la protection des données du Conseilsont disponiblesiciou sur le site web public du Conseilwww.edinburgh.gov.uk.