LIFE-AR encourage à faire part de ses préoccupations dès que possible
Signaler un problème à Safecall
Safecall est un service gratuit et confidentiel permettant de signaler tout sujet de préoccupation concernant LIFE-AR. Ces préoccupations peuvent porter sur tout aspect lié au travail, à la sécurité, à l'efficacité ou à l'intégrité de LIFE-AR.
Qui est Safecall ?
Safecall est une société totalement indépendante qui gère une ligne d'alerte confidentielle pour de nombreuses entreprises et associations caritatives internationales. Ce service est accessible à tous les participants, parties prenantes et prestataires de LIFE-AR 24 heures sur 24, 365 jours par an, et est assuré par des opérateurs professionnels basés au Royaume-Uni.
Qui peut signaler un problème ?
Toute personne liée à LIFE-AR, à quelque titre que ce soit. Nous encourageons toute personne ayant des inquiétudes concernant LIFE-AR à nous faire part de ses remarques.
Comment ça marche ?
Vous pouvez contacter le service « Safecall », gratuit et confidentiel, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, de deux manières différentes :
En appelant Safecall au 0800 915 1571, quelle que soit la langue.
Pour consulter la liste complète des numéros verts par pays, rendez-vous sur Lignes gratuites
En ligne, en cliquant sur le bouton « Signaler un problème » ci-dessus, dans la langue de votre choix.
Votre signalement ne sera pas tracé, et Safecall dispose d'opérateurs formés pour vous aider. Veuillez consulter la section « FAQ » ci-dessous pour obtenir des conseils sur la manière de soumettre votre signalement.
Vous pouvez choisir de rester anonyme. Un chargé de dossier indépendant prend en charge votre signalement et vous tient informé. Le secrétariat provisoire de LIFE-AR examine et enquête sur chaque signalement. Il ne connaîtra votre identité que si vous le souhaitez.
Pourquoi signaler ?
Nous souhaitons traiter tout problème dès que possible. Le fait de signaler un problème nous aide à agir rapidement lorsque cela s'avère nécessaire, afin de limiter les préjudices, de soutenir les personnes concernées, d'assumer nos responsabilités et de préserver la confiance des communautés et des pouvoirs publics que nous servons. Tous les signalements sont traités avec le plus grand sérieux et en toute confidentialité.
Vous pouvez également utiliser Safecall pour signaler toute préoccupation concernant les membres du conseil d’administration de LIFE-AR ou le directeur par intérim du secrétariat de LIFE-AR. Si une plainte concernant un membre du conseil d’administration ou le directeur du secrétariat est reçue, elle sera généralement transmise au président du conseil d’administration de LIFE-AR afin qu’il l’examine et mène une enquête, le cas échéant.
Autres moyens de signaler un ou plusieurs problèmes :
Les journalistes peuvent également recourir à d'autres mécanismes de signalement afin de faire respecter la responsabilité, d'assurer la transparence et de garantir que toutes les préoccupations soient consignées.
- Le point de contact de la Plateforme nationale compétent pour les questions relatives aux activités spécifiques de la Plateforme nationale
- Le président du conseil d'administration de LIFE-AR pour les questions concernant le directeur du secrétariat ou les membres du conseil d'administration.
- Le secrétariat de LIFE-AR dispose d'une adresse e-mail dédiée aux signalements :[email protected]. Votre signalement pourra être consulté par n'importe quel membre de l'équipe d'enquête de LIFE-AR, y compris le directeur de LIFE-AR.
Foire aux questions
MON PROBLÈME CONCERNE LE HARCÈLEMENT, LES INTIMIDATIONS OU UNE PLAINTE AU TRAVAIL, QUE DOIS-JE FAIRE ?
Une plainte est généralement une réclamation concernant quelque chose qui vous affecte en tant qu'individu ou en tant que groupe de collègues, par exemple si vous estimez être traité de manière injuste au travail.
Veuillez déposer vos réclamations conformément à la politique de votre organisation en matière de réclamations ou, le cas échéant, aux procédures et protocoles communautaires en vigueur dans votre juridiction.
COMMENT PUIS-JE EFFECTUER UNE DÉCLARATION AU SERVICE SAFECALL ?
SAFE Call (service de signalement indépendant)– Toute partie prenante peut signaler un problème sur cette page du portail en cliquant sur le bouton « Signaler un problème » situé en haut de la page. Safecall recevra le signalement et transmettra toutes les informations que vous fournirez, à l’exception de votre nom si vous le souhaitez, à l’équipe d’enquête LIFE-AR, qui veillera à ce que votre signalement fasse l’objet d’une enquête approfondie, confidentielle et indépendante. Si des informations supplémentaires sont nécessaires pour faire avancer l’enquête, une demande sera publiée sur le site web de Safecall, à laquelle le signalant pourra accéder à l’aide du nom d’utilisateur et du mot de passe fournis lors du signalement initial. Un signalant peut fournir des informations complémentaires ou demander un retour d’information sur le signalement via le site web de Safecall. Les signalants peuvent également soumettre des questions et des messages via le portail. Si un signalant a signalé un problème à LIFE-AR de manière anonyme, il se peut que nous ne puissions pas le contacter pour lui fournir ses identifiants de connexion.
Une déclaration peut également être effectuée par l'un des moyens suivants, à la place de Safecall :
- Point de contact national (PCN) – Nous espérons que, dans de nombreux cas, les journalistes se sentiront à même de faire part de leurs préoccupations directement à leur PCN LIFE-AR ou à un autre responsable au sein de LIFE-AR ou, le cas échéant, au service des ressources humaines de leur employeur. Ils pourront ainsi convenir d’une manière de résoudre ces préoccupations rapidement et efficacement.
- Envoi direct par e-mail – Les rapports peuvent être envoyés directement à lifear-[email protected]
Si vous faites partie du personnel intérimaire du Secrétariat employé par l'IIED, vous devez signaler vos préoccupations exclusivement par le biais des canaux de signalement internes de l'IIED. Ces signalements seront traités conformément aux politiques et procédures de l'IIED.
PUIS-JE SIGNALER UN PROBLÈME DE MANIÈRE ANONYME ?
Avec Safecall, vous avez le choix entre un signalement anonyme, semi-anonyme ou nominatif.
Si vous optez pour l'anonymat, vous ne révélerez ni votre identité à Safecall, ni à LIFE-AR. Un code unique vous sera attribué pour vous connecter au portail en ligne et envoyer un message à l'équipe d'enquête de LIFE-AR.
Vous pouvez également opter pour un anonymat partiel : cela signifie que vous communiquerez vos coordonnées à Safecall, ce qui vous permettra de recevoir des notifications par e-mail si l'équipe d'enquête vous a laissé des messages. Vous pourrez ainsi suivre l'évolution de votre dossier sans révéler votre identité à LIFE-AR.
Vous vous sentirez peut-être plus à l'aise de signaler un problème de manière anonyme. Sachez toutefois qu'un signalement anonyme peut nuire à notre capacité d'enquêter et de résoudre le problème avec succès. Si l'enquêteur peut vous contacter, cela l'aidera à bien comprendre la situation et à prendre les mesures appropriées.
OÙ EST ENREGISTRÉE MA DIVULGATION ET Vais-je recevoir des mises à jour ?
Toutefois, si vous choisissez de faire part de vos préoccupations, celles-ci seront enregistrées sur le portail de Safecall, où l'équipe d'enquête de LIFE-AR pourra y accéder. L'équipe d'enquête de LIFE-AR ne pourra pas consulter les informations que vous n'avez pas autorisé à partager avec LIFE-AR (par exemple, vos données personnelles si vous avez décidé de faire part de vos préoccupations de manière anonyme). Safecall veillera à ce que votre signalement soit traité de manière appropriée et à ce que toute enquête soit menée de manière approfondie et en toute indépendance.
Si vous avez fait part de vos préoccupations directement à Safecall (que ce soit via leur site web, par e-mail ou via la ligne d'assistance), ils vous auront fourni vos identifiants de connexion pour accéder à leur portail. L'accès au portail de Safecall vous permettra de poser des questions, de recevoir de brèves mises à jour sur votre dossier ou de répondre aux questions qui pourraient vous être posées dans le cadre d'une enquête. Il est extrêmement important que vous conserviez vos identifiants de connexion au portail de Safecall pendant toute la durée de la procédure et jusqu'à la clôture de votre dossier.
Si vous avez fait part de vos préoccupations en interne au sein de LIFE-AR (et non auprès de Safecall) et que vous avez choisi de rester totalement anonyme, veuillez noter que nous ne serons pas en mesure de vous contacter par la suite pour vous tenir informé(e) de l'évolution de votre dossier ou vous faire part de nos commentaires.
QUE SE PASSE-T-IL APRÈS LA DIVULGATION D'UNE INFORMATION ?
L'équipe d'enquête LIFE-AR reçoit une notification l'invitant à vérifier les informations publiées sur le portail Safecall. Elle examine ensuite ces informations ainsi que la stratégie d'enquête convenue. Les mesures généralement prises par la suite sont les suivantes :
- Résolution rapide facilitée par un dialogue – lorsque cela est approprié et que la personne ayant signalé le problème a indiqué qu'elle serait ouverte à cette approche, celle-ci peut être contactée afin d'examiner s'il est possible de résoudre les préoccupations soulevées par le biais d'un dialogue facilité entre les parties.
- Enquête interne – Menée par l'équipe d'enquête de LIFE-AR, bien que, dans certains cas, Safecall puisse recommander qu'un expert en la matière soit mieux à même de mener l'enquête, par exemple en matière de santé et de sécurité.
- Enquête externe enquête–Menée par un enquêteur enquêteur lorsqu’un signalement est jugé particulièrement complexe ou important. Il peut s’agir de Safecall, d’un cabinet d’avocats externe ou d’un renvoi vers un organisme externe.
Pour les signalements reçus, l'équipe d'enquête LIFE-AR désignera en son sein un responsable de dossier et un enquêteur qui seront affectés à l'affaire. Ces désignations seront déterminées en fonction de la nature de l'affaire, des compétences disponibles et des capacités de l'équipe.
Agent chargé du dossier (CO)
Le responsable du dossier assurera la liaison avec les témoins, l'enquêteur et Safecall jusqu'à la clôture du dossier. Il veillera à ce que les conclusions du rapport d'enquête et les éventuelles recommandations soient consignées et mises en œuvre. Il assurera également le suivi de la mise en œuvre des mesures prises par la direction ou des recommandations issues de l'enquête.
Agent d'enquête (IO)
Le chargé d'enquête mènera une enquête visant à établir les faits relatifs aux préoccupations soulevées. Cette enquête dépendra de la quantité d'informations fournies. Afin de garantir une enquête approfondie, il est important que les personnes qui signalent des faits fournissent autant de détails que possible : noms, dates, lieux, témoins identifiés, etc.
En cas d'enquête interne, le bureau d'enquête s'efforcera de mener à bien la phase d'enquête dans un délai de 3 à 6 mois à compter de la date à laquelle l'affaire lui a été confiée. En cas d'enquête externe, la phase d'enquête peut durer plus de 6 mois.
Les délais indiqués sont donnés à titre indicatif et ne sont pas garantis. Certaines affaires sont très complexes et peuvent nécessiter un temps d'enquête considérablement plus long, notamment lorsque, par exemple, des témoins ne sont pas disponibles pour cause de maladie ou d'autre absence. Dans la mesure du possible, vous serez tenu informé de l'avancement du dossier. Tout sera mis en œuvre pour que l'affaire soit réglée dans les meilleurs délais.
Les journalistes peuvent également être contactés (via les coordonnées fournies ou via le portail Safecall) afin de demander des précisions sur certaines des informations fournies, d’apporter des détails ou des éléments de contexte supplémentaires, ou encore de rencontrer l’enquêteur afin de faire une déposition.
QUE FAIRE SI JE SUIS CONVOQUÉ POUR UN ENTRETIEN DANS LE CADRE D'UNE ENQUÊTE SAFECALL ?
Il se peut qu'on vous demande de vous présenter à des entretiens afin de fournir des informations complémentaires. Dans ce cas, vous recevrez des explications sur la procédure, et vous pourrez également poser des questions à l'enquêteur si vous avez besoin de précisions sur le déroulement de la procédure.
Vous pouvez vous faire accompagner par un collègue lors de tout entretien, à condition que celui-ci ne soit pas impliqué dans l'affaire faisant l'objet du signalement ni dans des affaires connexes, ou que sa présence ne donne lieu à aucun conflit d'intérêts.
Au cours de une enquête, ceux enquêteur de la divulgation peuvent avoir besoin interroger des personnes identifiées comme témoins potentiels. Il peut s’agir notamment du lanceur d’alerte, de collègues de LIFE-AR, d’usagers des services, de sous-traitants ou de partenaires.
Toutes les personnes appelées à témoigner dans le cadre d'une enquête sont tenues de coopérer pleinement avec l'enquêteur, qu'il s'agisse du prestataire de services, de l'équipe d'enquête, d'un représentant de LIFE-AR, du service d'audit interne ou d'un organisme externe, tel qu'une autorité de régulation.
LES PERSONNES AYANT EFFECTUÉ UN APPEL AUPRÈS DE SAFECALL SERONT-ELLES INFORMÉES DE L'ISSUE DE LEUR DOSSIER ?
Dans la mesure du possible, l'agent chargé du dossier fournira un retour d'information sur l'issue du dossier. Ce retour d'information sera généralement fourni via le portail Safecall et sera probablement concis.
Veuillez noter que les retours d’information fournis par les chargés de dossier peuvent être limités par les obligations de LIFE-AR relatives au partage d’informations confidentielles ou personnelles. Cela signifie que ces retours peuvent se limiter à la confirmation que l’enquête est terminée, que ses conclusions ont été examinées et que les recommandations de l’enquêteur seront désormais mises en œuvre par LIFE-AR. Nous sommes conscients que cela peut être frustrant pour la personne ayant signalé le cas, qui peut estimer avoir besoin ou souhaiter en savoir davantage, ou qui peut penser qu’une brève mise à jour signifie qu’aucune enquête en bonne et due forme n’a été menée ou que LIFE-AR « étouffe » les préoccupations soulevées.
Nous espérons que les journalistes pourront être rassurés par le contrôle et l'implication de Safecall (en tant qu'organisme externe totalement indépendant) ainsi que par l'examen minutieux mené par les élus, et qu'ils auront ainsi la certitude que les faits ont fait l'objet d'une enquête en bonne et due forme et que toutes les mesures recommandées seront mises en œuvre.
Il convient de noter que lorsque les questions sont soulevées par une voie plus appropriée, il est plus probable que des informations plus détaillées sur le résultat puissent être communiquées, car ces procédures revêtent généralement un caractère plus personnel pour les parties concernées.
LES AUTRES PARTIES INTERROGÉES DANS LE CADRE D'UNE ENQUÊTE MENÉE PAR SAFECALL SERONT-ELLES INFORMÉES DE L'ISSUE DE L'AFFAIRE ?
Dans la mesure du possible et sur demande, un bref compte rendu des conclusions d’un dossier sera transmis aux autres parties impliquées dans l’enquête relative à un signalement. Ce compte rendu ne sera fourni que sur demande, et non de manière systématique, et ce par le biais des coordonnées communiquées à l’enquêteur à cette fin.
Veuillez noter que les informations communiquées peuvent être limitées en raison des obligations de LIFE-AR relatives au partage d’informations confidentielles ou personnelles. Cela signifie que les informations fournies peuvent se limiter à la confirmation que l’enquête est terminée, que ses conclusions ont été examinées et que les recommandations de l’enquêteur indépendant (IO) vont désormais être mises en œuvre par LIFE-AR. Nous sommes conscients que cela peut être frustrant pour les autres parties concernées, qui peuvent estimer qu’elles ont besoin ou souhaitent en savoir davantage, ou qui peuvent interpréter le fait de ne recevoir qu’une brève mise à jour comme le signe qu’aucune enquête en bonne et due forme n’a été menée ou que LIFE-AR « dissimule » les préoccupations ou les conclusions qui ont été portées à sa connaissance.
Nous espérons que les autres parties concernées pourront être rassurées par la supervision et l'implication de Safecall (en tant qu'organisme externe totalement indépendant) ainsi que par le contrôle exercé par les élus, et qu'elles auront ainsi la certitude que les faits ont fait l'objet d'une enquête en bonne et due forme et que toutes les mesures recommandées seront mises en œuvre.
Il convient de noter que lorsque les questions sont soulevées par le biais d'un canal plus approprié (par exemple, via l'une des politiques RH), il est plus probable que des informations plus détaillées sur le résultat puissent être communiquées, car ces processus sont généralement plus personnels pour les parties concernées.
CONFIDENTIALITÉ ET VOS INFORMATIONS PERSONNELLES
LIFE-AR et Safecall s'engagent à protéger et à respecter votre vie privée. Afin que LIFE-AR et Safecall puissent fournir un service de signalement sécurisé, nous devons collecter et traiter certaines informations. Ces informations peuvent inclure vos données personnelles si vous n'êtes pas anonyme, ou les données personnelles d'autres personnes lorsque celles-ci figurent dans votre signalement. https://www.life-ar.org/en/privacy-policy/
Pour plus d'informations sur la manière dont Safecall traite les données à caractère personnel, veuillez consulter la Politique de confidentialité de Safecall ou vous rendre sur son site web à l'adresse www.safecall.co.uk.
Il se peut que vous ayez accepté que Safecall transmette vos coordonnées à LIFE-AR ou que vous ayez fourni à Safecall des données à caractère personnel que celle-ci doit transmettre à LIFE-AR. LIFE-AR traitera vos données à caractère personnel conformément à sa politique de protection des données.