1. Zweck

Sirva, Inc. („Sirva“) und seine verbundenen Unternehmen verpflichten sich zur Einhaltung höchster Integritätsstandards, indem sie eine Kultur des ehrlichen und ethischen Verhaltens, der Unternehmenscompliance und der guten Unternehmensführung schaffen. Die Ethik- und Compliance-Meldung ergänzt den Verhaltenskodex und die Ethikrichtlinien von Sirva und gilt für alle Führungskräfte, Direktoren, Mitarbeiter und Auftragnehmer, die im Namen von Sirva oder seinen verbundenen Unternehmen handeln. Dieses Portal erleichtert die Entgegennahme, Speicherung, Untersuchung und Bearbeitung von Meldungen über tatsächliches oder vermutetes unethisches, illegales, betrügerisches oder unerwünschtes Verhalten von Sirva oder seinen Direktoren, Führungskräften, Mitarbeitern oder Vertretern. Es dient auch als Mechanismus für die Anforderung von Informationen oder Unterstützung in Bezug auf Fragebögen zu Datenschutz und Sicherheit, Fragen zu Schulungen und Weiterbildungen sowie Fragebögen und Compliance für Lieferanten/Anbieter.

Grundsatzerklärung zur Compliance-Berichterstattung

Sirva fordert zur unverzüglichen Meldung aller vermuteten oder bekannten Verstöße gegen Gesetze oder Sirva-Richtlinien auf, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die folgenden:

• Vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex und die Ethikrichtlinien von Sirva
• Vermutete oder tatsächliche Verstöße gegen Richtlinien oder Verfahren von Sirva
• Fragwürdige Buchführung, Verstöße gegen interne Buchhaltungskontrollen oder sonstige Prüfungs- oder Finanzangelegenheiten oder die Meldung betrügerischer oder irreführender Finanzinformationen
• Vermutete oder tatsächliche Gesetzesverstöße oder betrügerische Aktivitäten

Jeder kann einen mutmaßlichen Verstoß gegen Compliance-Vorschriften melden, darunter Mitarbeiter, externe Vertreter, Auftragnehmer, Lieferanten und Kunden. Sirva nimmt alle gemeldeten Vorwürfe ernst und wird jeden Vorwurf zeitnah und vertraulich untersuchen.

Keine Vergeltungsmaßnahmen

Weder Sirva noch seine verbundenen Unternehmen werden Vergeltungsmaßnahmen gegen einen Mitarbeiter ergreifen, der einem Vorgesetzten oder Manager, einem leitenden Angestellten, einem Wirtschaftsprüfer oder einer anderen gemäß geltendem Recht anerkannten Autoritätsperson etwas meldet, was der meldende Mitarbeiter nach bestem Wissen und Gewissen für einen Verstoß gegen das Gesetz hält.  Sirva und seine verbundenen Unternehmen werden auch keine Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen ergreifen, die in gutem Glauben an einer daraus resultierenden Untersuchung oder einem Verfahren teilnehmen oder ihre Rechte gemäß geltenden Gesetzen oder Vorschriften ausüben, um eine Klage einzureichen oder rechtliche Schritte zum Schutz der Rechte des Meldenden einzuleiten.

Sirva und seine verbundenen Unternehmen können Disziplinarmaßnahmen (bis hin zur Kündigung) gegen jeden Mitarbeiter ergreifen, der nach Einschätzung der Geschäftsleitung Vergeltungsmaßnahmen ergriffen hat, die gegen die Unternehmensrichtlinien verstoßen.

Meldeverfahren

Mitarbeiter, die einen Verstoß gegen das Gesetz oder die Richtlinien von Sirva vermuten, können ihre Bedenken gegenüber mehreren Personen innerhalb der Sirva-Unternehmensgruppe äußern, darunter unter anderem:

• Der Vorgesetzte oder Manager des Mitarbeiters;
• Die nächste Managementebene;
• Personalwesen;
• Der Sirva Compliance Manager;
• Rechtsabteilung von Sirva;
• Die Führungskräfte und Direktoren von Sirva; oder
• Jede andere durch geltendes Recht anerkannte Autoritätsperson.

Das Compliance-Büro, bestehend aus dem Chief Compliance Officer von Sirva, der Rechtsabteilung von Sirva und dem Manager der Sirva Compliance Helpline, verwaltet das Programm von Sirva zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Mitarbeiter können sich über die Safecall-Meldungshotline von Sirva (siehe unten) an das Compliance-Büro wenden.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen oder Daten, die eine lebende Person identifizieren oder mit ihr in Verbindung stehen. Dazu gehören der Name sowie alle folgenden Arten von Daten. Wenn die unten aufgeführte Kombination von Daten einer unbefugten Person zugänglich gemacht wird, sollte dies Safecall gemeldet werden.  Eine unbefugte Person ist jemand, der keine autorisierte Person ist. Zu den autorisierten Personen gehören die betroffene Person und Sirva-Mitarbeiter (nur die Personalabteilung für personenbezogene Daten (PII) von Sirva-Mitarbeitern und personenbezogene Daten von Mitarbeitern von Behörden und anderen Kunden mit eingeschränkten Zugriffsrechten dürfen nur an Sirva-Mitarbeiter weitergegeben werden, die für diese Konten autorisiert sind).

In gutem Glauben handeln

Jeder, der eine schriftliche Beschwerde über einen Verstoß oder einen vermuteten Verstoß einreicht, muss in gutem Glauben handeln und hinreichende Gründe für die Annahme haben, dass die offengelegten Informationen auf einen Verstoß hindeuten. Alle Behauptungen, die sich als unbegründet erweisen und die nachweislich böswillig oder wissentlich falsch gemacht wurden, werden als schwerwiegendes Disziplinarvergehen angesehen.

SAFECALL – DIE HOTLINE VON SIRVA FÜR ETHIK UND COMPLIANCE

Die Hotline für Meldungen ist rund um die Uhr, sieben Tage die Woche gebührenfrei erreichbar.

Verstöße können Sie online unter www.safecall.co.uk/report oder gebührenfrei unter folgender Nummer melden:

Eine Liste weiterer gebührenfreier Rufnummern finden Sie unter: www.safecall.co.uk/freephone